Las organizaciones jurídicas suelen preferir PDF/A debido a que ofrecen mejores normas de cumplimiento y ventajas con respecto a otros formatos de archivo. Estos archivos son más eficaces ya que conservan mejor el texto, los gráficos vectoriales y los metadatos relacionados. Por este motivo, los profesionales prefieren validar la conformidad de sus documentos con estas normas utilizando validadores de PDF/A.
Existen numerosos validadores de archivos PDF en línea y sin conexión que facilitan el intercambio de documentos. En este artículo, analizaremos dichas herramientas para ayudarte a elegir la que más te convenga.
En este artículo
Parte 1. ¿Qué es un validador de PDF/A?
Los validadores de PDF/A están diseñados específicamente para verificar si un archivo cumple el estándar PDF/A. Analizan diversos aspectos del documento PDF para asegurarse de que cumple los requisitos especificados por las normas, como la incrustación de fuentes, los metadatos, etc. Estas normas se utilizan para el archivado digital y ayudan con el proceso de mantener registros.
Existen varias versiones, entre ellas PDF/A-1a y PDF/A-2a, para garantizar el cumplimiento de diversos estándares. También son utilizadas para conservar documentos electrónicos a largo plazo. De este modo, se puedan consultar y utilizar durante años.
Estos validadores están disponibles tanto en línea como sin conexión para ayudar a los usuarios a verificar la conformidad de los documentos en cualquier momento. Los validadores de PDF en línea te permiten cargar tu archivo directamente mediante un navegador web. Por otro lado, los validadores que trabajan sin conexión ofrecen más funciones y pueden manejar archivos más grandes para uso profesional.
Parte 2. Una lista definitiva sobre validadores de PDF/A para profesionales
Después de hablar sobre la utilidad de estas herramientas de validación de PDF, veamos cuáles son las mejores que existen en el mercado. Como ya hemos mencionado, puedes recurrir a herramientas tanto en línea como sin conexión para realizar este proceso. Por lo tanto, ahora te mostraremos los mejores validadores de PDF/A de ambos tipos para ayudarte a comprobar la conformidad de los PDF.
1. PDFelement – El mejor validador de PDF/A sin conexión
PDFelement se destaca como la mejor herramienta para validar archivos PDF y garantizar que los documentos cumplen las normas establecidas. Con ella, puedes comprobar la conformidad de los archivos con varias versiones estándar, como PDF/A-1a y otras.
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Si descubres que tus documentos no cumplen los estándares PDF/A, puedes utilizar PDFelement para convertirlos este formato. Al realizar esta conversión, el programa ofrece compatibilidad con varias versiones estándar, como PDF/A-1a y PDF/A-1b.
No es necesario que los usuarios realicen tareas complejas para validar archivos con esta herramienta, ya que muestra automáticamente una barra de validación. Sigue estas instrucciones para comprobar la conformidad de tus documentos con este validador:
Instrucciones: Para comenzar con el proceso, descarga Wondershare PDFelement en tu computadora. A continuación, abre la herramienta y pulsa el botón "Abrir archivo" para importar el documento PDF/A. Una vez que hayas cargado tu archivo, una barra azul indicará automáticamente que se trata de un documento PDF/A.
2. PDF-Online.com
Los usuarios que no deseen descargar herramientas que funcionan sin conexión para validar documentos PDF pueden utilizar PDF-Online.com para facilitar el trabajo. Con esta herramienta, solo tienes que subir los archivos para obtener el resultado de la conformidad del documento con sus estándares. También obtendrás acceso a información adicional relacionada con la transparencia y los espacios de color de la fuente.
Además, este validador te informará sobre el estándar específico al que pertenece el archivo. Sigue estas sencillas instrucciones para realizar el proceso con esta herramienta en línea:
Instrucciones: Para comenzar, ve al sitio web de PDF-Online y accede a su herramienta de validación. Luego, haz clic en el botón "Seleccionar archivo para validar" y carga tu documento. Después de procesar el archivo, la herramienta brindará los resultados sobre la conformidad del documento con la norma específica.
3. Adobe Acrobat
Con Adobe Acrobat, los usuarios también pueden determinar el estándar utilizado para crear archivos PDF/A. También puedes consultar la información de conformidad para conocer el nombre de la ISO y el estado de validación. Además, con este programa podrás obtener información sobre los identificadores de PDF y otros datos relacionados con el cumplimiento de las normas.
Sin embargo, para acceder a todos estos datos, debes activar la ventana "Estándar" de la herramienta. Sigue estas sencillas instrucciones para validar que tu archivo cumple el estándar PDF/A:
Instrucciones: Para comenzar, importa tu documento en Adobe Acrobat para validar su información. A continuación, haz clic en la pestaña "Menú" y pasa el ratón sobre la opción "Ver" para acceder a otras funciones. Ahora, haz clic en "Mostrar/Ocultar" y accede al menú desplegable "Panel lateral" para activar la función "Estándar" de validación de documentos.
4. PDFen
Con este validador de PDF en línea, podrás comprobar si tu documento PDF pertenece al estándar PDF/A. PDFen incluso te permite validar la conformidad de los documentos con un tipo específico de PDF/A, como PDF/A-1a y PDF/A-1b. Además, esta herramienta te da la posibilidad de convertir correos electrónicos y archivos de Office a este estándar.
Si el documento no cumple con los estándares PDF/A, te brindará información sobre el por qué. Sigue los pasos indicados a continuación para utilizar esta herramienta:
Instrucciones: Para iniciar el proceso, accede a la página web del validador de PDF/A en el sitio web de PDFen. A continuación, haz clic en el botón "Cargar archivo" para subir tu archivo. Luego de procesarlo, obtendrás información sobre el estado de cumplimiento de tu PDF.
5. PDF Studio
PDF Studio es una avanzada herramienta para validar archivos PDF/A y garantizar que cumplen el estándar deseado. Utilizando la función "Verificación previa", puedes validar tus documentos para los distintos estándares PDF/A. Estos estándares incluyen PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-2u y muchos más.
Además de validar, con esta función los usuarios también pueden hacer que los documentos comunes se ajusten a las normas deseadas. Sigue estas instrucciones para asegurarte de que tu archivo PDF cumple con el estándar PDF/A específico.
Instrucciones: Cuando solo necesites comprobar el cumplimiento de las normas PDF/A, haz clic en "Abrir archivo" para acceder a él. Ahora, aparecerá una etiqueta automática que te indicará la conformidad del documento con el estándar PDF/A específico.
6. PDF2GO
Los profesionales pueden utilizar este validador de PDF en línea para comprobar la conformidad de sus documentos antes de compartirlos con su equipo. Para llevar a cabo el proceso, puedes subir archivos desde tu dispositivo, Google Drive o Dropbox. Además, los usuarios pueden elegir entre varios estándares PDF/A para realizar un control de conformidad más detallado.
Mientras realizas esta tarea, también es posible acceder a la información sobre cada estándar PDF/A específico. Por otro lado, los usuarios incluso pueden cargar archivos por lotes para validar varios documentos al mismo tiempo. Sigue estos sencillos pasos para facilitar el proceso de validación de PDF con PDF2GO:
Instrucciones: Para comenzar el proceso, accede a la función "Validar PDF/A" en el sitio web PDF2GO. A continuación, haz clic en "Elegir archivo" y carga el documento PDF que quieras validar. Luego, selecciona la opción que desees en el menú desplegable "Estándar PDF/A" y pulsa el botón "Iniciar" para comprobar si tu archivo cumple este estándar.
7. Foxit
Foxit es una excelente herramienta de validación de PDF que permite a los usuarios comprobar la conformidad de sus documentos. Con ella, puedes hacer mucho más que simplemente validar documentos. Incluso permite editar y convertir los archivos validados para darles un toque más personalizado.
Una vez importado el documento, recibirás un mensaje automático que te informará sobre estado de validación. Puedes optar por guardar el archivo o habilitar la edición para convertirlo en un documento común. A continuación te mostramos los pasos a seguir para validar archivos con Foxit de manera sencilla:
Instrucciones: En primer lugar, importa tu archivo PDF/A a la herramienta. Al añadir el archivo, recibirás un mensaje automático que te informará sobre el estado de conformidad de tu documento. En este mensaje emergente, puedes hacer clic en el botón "Deshabilitar edición" para mantener el formato y el cumplimiento de las normas de tu PDF/A.
Conclusión
A lo largo de este artículo, has obtenido información sobre los validadores de PDF/A que funcionan en línea o sin conexión. A pesar de todas las opciones disponibles, Wondershare PDFelement se destaca por ser la mejor. Gracias a su interfaz intuitiva y a sus opciones de conversión a PDF/A, esta herramienta puede hacer mucho más que simplemente validar archivos PDF.
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