¿Qué es PDF/A y cómo usarlo? Todo sobre PDF/A.

Si sueles trabajar con archivos PDF en el trabajo o en casa, puedes encontrarte con el problema de que algunos archivos PDF son inaccesibles en tu copia del software de documentos más reciente. En tal situación, debes optimizar tus archivos PDF a un formato estándar para que una amplia variedad de navegadores y aplicaciones más recientes puedan leerlos.

PDF/A es un formato alternativo que podría llegar a sustituir a PDF. Dado que incorpora las funciones de PDF, puedes considerarlo una actualización de PDF. Aquí aprenderás más sobre el PDF A, incluidas sus múltiples formas, en qué se diferencia del PDF y por qué deberías plantearte adoptarlo. Vayamos primero al "qué".

¿Qué es PDF/A?

El Formato de Documento Portátil Archivable (PDF/A) es una rama del formato PDF original destinada a almacenar archivos digitales de forma permanente. Los formatos de documentos electrónicos como PDF/A están destinados a sustituir por completo a sus homólogos en papel. PDF/A tiene la ventaja añadida de ser una norma ISO en comparación con un pdf normal.

En otras palabras, garantiza que la apariencia de los documentos digitales sea coherente en todas las plataformas, software y hardware utilizados en su creación, almacenamiento y replicación. Todas tus fotos, perfiles de color y fuentes permanecerán intactos. El contenido de una copia de uno de estos archivos será idéntico al del original.

No se pueden hacer modificaciones ni ajustes a posteriori. Este método es bastante confiable y garantiza que el material es único. PDF/A no admite el cifrado si hablamos de la forma de protección. Una de las principales formas en que una empresa puede proteger sus datos sensibles es mediante el cifrado.

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¿Cuáles son los distintos tipos de PDF/A?

La familia PDF/A consta de cuatro miembros:

PDF/A – 1

La norma PDF/A-1 fue la primera y todavía se utiliza ampliamente. Es la opción más limitada, ya que se basa en PDF 1.4 y no permite cosas como JPEG 2000, archivos adjuntos, capas o transparencias.

PDF/A – 2

Comparatively, PDF/A-2, based on PDF 1.7, is a "newer" standard than PDF/A-1. Se admiten archivos adjuntos (sólo archivos PDF/A), así como transparencias, capas, JPEG 2000 y compresión de imágenes JBIG2 por encima de la especificación anterior. Los niveles a, b y u de conformidad se definen para PDF/A-2.

PDF/A – 3

PDF/A-3 es una actualización de la versión anterior, publicada un año antes, y es indistinguible. Al igual que PDF/A-2, esta norma se basa en PDF 1 y tiene las mismas funciones. PDF/A-3 es el único cambio entre estas dos normas, ya que permite adjuntar cualquier tipo de archivo, no sólo archivos PDF/A.

PDF/A – 4

Este nuevo estándar, que saldrá en 2020, es radicalmente diferente de sus predecesores, ya que se basa en PDF 2.0. Por un lado, elimina los tres niveles de conformidad descritos anteriormente (a, b y u) y añade dos nuevos (e y f). Mientras que PDF/A-4f está diseñado para publicaciones técnicas, PDF/A-4e permite Rich Media, anotaciones en 3D y archivos incrustados.

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Usos de PDF/A

A continuación, se exponen algunos de los casos de uso de PDF/A:

Archivo permanente de documentos digitales

Aunque PDF/A puede utilizarse para archivar una amplia variedad de datos, brilla como archivo permanente de documentos de texto digitales como Microsoft Word. El PDF/A resultante de dicha conversión es fiel al original en cuanto a diseño y presentación.

Puedes buscar en el PDF/A exactamente igual que en el original, y una sola página del archivo de preservación representa cada página del documento original. No habría pérdida de color ni de calidad si el documento original se imprimiera en color. Debido a estos factores, PDF/A es un formato excelente para documentos cuya presentación visual es fundamental para su interpretación y comprensión.

Accesible y convertible

Los PDF estándar, el correo electrónico, las fotos digitales y las hojas de cálculo son sólo algunos de los diversos tipos de archivos digitales que pueden transformarse en PDF/A. También se pueden combinar varias fotos digitales en un único PDF/A.

PDF/A puede crearse a partir de cualquier archivo digital imprimible, aunque algunos documentos se benefician más que otros de estar en este formato. Para obtener resultados óptimos, utiliza el formato con archivos invariables. No es una buena opción para bases de datos u otros archivos que se actualizan constantemente.

Los PDF/A son escaneables

También es posible escanear documentos en papel en un PDF/A, pero se recomienda utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir las imágenes de las letras en texto digital. Sin embargo, el texto transformado siempre será un error tipográfico cuando se utilice el OCR.

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PDF frente a PDF/A: ¿Cuál es la diferencia?

Ahora, para diferenciar entre los dos tipos principales, revisa los siguientes puntos:

• PDF /A es un subtipo único del sistema de formato PDF que permite a los usuarios archivar ficheros y documentos, a diferencia del formato PDF estándar, que no ofrece esta funcionalidad.
• PDF/A no puede cifrarse, lo que lo convierte en un formato de documento poco seguro; los PDF estándar, en cambio, sí pueden cifrarse.
• En cambio, un PDF estándar no necesita incrustar componentes gráficos como audio, video o hipervínculos a otras fuentes, pero PDF/A sí.
• PDF no es un subconjunto de nadie, pero PDF /A sí lo es; PDF, por su parte, no tiene subconjunto.
• Cuando recuperamos un archivo almacenado en PDF/A después de un tiempo considerable, los datos del archivo no han cambiado, a diferencia de un PDF estándar, que no garantiza este aspecto.

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Ventajas de PDF/A

PDF/A tiene varias ventajas, como:

• Extensibilidad: según el estándar PDF/A, incluso los archivos PDF/A más antiguos deberían poder verse en el lector de PDF más actualizado. Dado que se garantiza que cada versión PDF/A es un subconjunto de la siguiente, puedes estar seguro de que tus documentos siempre serán compatibles con futuras versiones.

• Asegura Autenticidad– En la era digital, aún más que en la analógica, es crucial garantizar que las grabaciones permanezcan inalteradas y fieles a su forma y contenido originales.

• Abiertos - Los formatos de archivo abiertos son aquellos a los que cualquiera puede acceder a las especificaciones y, por tanto, pueden ser utilizados por cualquiera para construir un producto de software que pueda generar y leer el formato. Desde su debut en 2005, PDF/A ha servido como estándar de conservación, lo que lo convierte en una elección obvia.

• Admite una conversión del 100 % Cualquier procedimiento de conversión de datos, incluidas la microfilmación y la digitalización, debe tener como objetivo proporcionar un registro fiel al original en todos los aspectos. Gracias a su sólida arquitectura, PDF/A es idóneo para este fin: mantener las fuentes, los colores y el diseño del archivo original en el PDF/A que elabores es esencial para conservar el aspecto del archivo y facilitar las búsquedas.

• Accesible en todas partes - Debido a su uso generalizado, el PDF no se extinguirá pronto, lo que supone una gran ventaja para el formato. PDF/A es un subconjunto de PDF. Por lo tanto, cualquier programa que pueda leer PDF también puede leer PDF/A.

• No depende de la plataforma: uno de los puntos fuertes del formato de documento portátil (PDF) y de su sucesor, PDF/A, ha sido siempre su compatibilidad con una gran variedad de sistemas informáticos. Un PDF/A preparado en Windows puede abrirse y utilizarse sin problemas en un sistema Mac, y viceversa.

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Cómo crear PDF/A

Para la creación de PDF/A se necesita un producto con capacidad de salida PDF/A. Adobe Acrobat Professional, edición 8 y posteriores, es uno de los programas más utilizados. No olvides que tienes a tu disposición muchas opciones de software alternativas; muchas de ellas pueden ofrecer funciones que se adapten mejor a tus necesidades.

Además, en función de tus necesidades, es posible que ni siquiera necesites comprar un nuevo programa, ya que muchos programas comunes (por ejemplo, el paquete de Microsoft Office) contienen ahora funciones que permiten crear archivos PDF/A.

Sin embargo, si necesitas hacer varios PDF/Since simultáneamente, deberías invertir en una solución específica para la generación de PDF/A, ya que sólo estos productos cuentan con procesamiento por lotes, lo que te permite convertir varios archivos a la vez.

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Cómo elegir las herramientas PDF/A

Ahora bien, hay tres aspectos que debes de tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta PDF/A.

Nivel de conformidad

Tus archivos PDF/A serán compatibles con las características definidas por cada uno de los estándares PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, etc.). Aunque los niveles de cumplimiento de PDF/A (como a, b y u) rigen requisitos que influyen en el grado en que los ordenadores y las personas pueden comprender la información de un documento.

¿PDF/A - 2 o PDF/A - 3?

Puedes conservar las transparencias y utilizar JPEG 2000 si utilizas PDF/A-2, que implementa una versión más reciente del estándar PDF/A. Por ello, el tamaño de los archivos suele seguir disminuyendo. Además, habrá que hacer menos cambios en tus archivos. Si tienes intención de utilizar o ya estás procesando muchos archivos que incluyen archivos adjuntos que no son PDF/A, seleccionar PDF/A-3 también podría ser una decisión legítima para ti.

Elige el nivel b de conformidad

Al ingresar requisitos adicionales para las funcionalidades que aumentan la capacidad tanto de las máquinas como de las personas para obtener el contenido, y que garantizan que el texto puede buscarse y reproducirse de forma fiable, la selección de un nivel de conformidad más alto (es decir, "a" o "u") puede mejorar sin duda el valor de sus documentos. Esto se debe a que los requisitos para estas características se añaden cuando se selecciona un nivel de conformidad superior.

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Cómo convertir de PDF a PDF/A

PDFelement proporciona la interfaz más intuitiva para que los usuarios de Windows y Mac generen, editen, conviertan y firmen archivos PDF. Esta alternativa líder del mercado a Adobe Acrobat ofrece funciones PDF adecuadas para un entorno empresarial y una licencia perpetua por una fracción del coste de Adobe Acrobat.

PDFelement ofrece dos opciones diferentes para convertir archivos PDF al formato PDF/A. Puedes convertir un archivo PDF en un archivo PDF/A o guardar un archivo PDF como PDF/A después de hacer cambios en el documento. Ambas opciones están a tu disposición. Si quieres aprender a convertir archivos PDF a formato PDF/A, sigue las siguientes instrucciones:

Paso 1 Inicia PDFelement en tu PC. Encontrarás varias pestañas útiles en la ventana principal de la aplicación.

Paso 2 Después de seleccionar el archivo PDF que deseas convertir y hacer clic en el botón "Abrir", abre el archivo haciendo clic en el botón "Abrir archivos".

Paso 3 El siguiente paso es ir a la barra de menú y elegir la opción "Convertir", seguida del botón "A PDF/A".

Paso 4Tras seleccionar el menú desplegable "Guardar como tipo" y pulsar el botón "Guardar", tu archivo PDF se convertirá en formato PDF/A en unos instantes.

Conclusión

Así concluye nuestra parte de la conversación. Has cubierto completamente el tema de este artículo al hablar de todo lo que hay que saber sobre la tecnología PDF/A y las múltiples formas que puede adoptar. Hubo un tiempo en que parecía inútil, pero entonces el aspecto benéfico transformó toda la situación de color.

Hoy en día, los avances tecnológicos se producen con bastante rapidez. Es innegable que PDF/A es una tecnología de vanguardia, pero antes de que pueda considerarse un rival fuerte, necesitan varias actualizaciones y mejoras. Te sugerimos que utilices Wondershare PDFelement para que convertir y guardar de PDF a PDF/A te resulte más fácil.