¿Cómo Crear un Plan en 6 Pasos Sencillos?

Todos estamos familiarizados con la elaboración de planes. Nuestras experiencias pueden ser diferentes, pero el proceso es esencialmente el mismo. Sin embargo, cuando elaboras un plan, ¿estás seguro de que las cosas van a salir como has previsto o asumido? En absoluto. Como se dice, incluso "los planes mejor trazados de ratones y hombres a menudo se tuercen". Sin embargo, es igualmente cierto que tener un plan es infinitamente mejor que no tenerlo. Esto es especialmente cierto en las cosas más importantes de nuestras vidas, como nuestras carreras, relaciones, etc. De hecho, la planificación es tan esencial en todos los aspectos de la vida que a veces se necesita un plan B o un plan C para asegurarse de que las cosas salen como uno quiere.

Pero, ¿cómo se elabora un plan? ¿Cuáles son los elementos de un plan sólido que tiene más posibilidades de éxito? Este es un artículo en profundidad sobre el arte de la planificación y sobre cómo crear o elaborar planes a toda prueba.

Empecemos por lo básico.

¿Qué es un Plan?

El Diccionario Oxford Define un Plan de Diferentes Maneras:

Como sustantivo, un "plan" puede ser uno de los siguientes

“una propuesta detallada para crear o conseguir algo.”

“una intención o decisión sobre lo que se va a hacer”

“un mapa o diagrama detallado”

Como verbo, un "plan" se define así:

“decidir y organizar con anticipación”

“diseñar o crear un plan de (algo que se va a hacer o construir)”

Utilizando una combinación de estas definiciones, un plan puede reducirse a su esencia: una decisión, sugerencia o herramienta que permite pasar de un lugar o situación a otro más deseable.

En ese contexto, un plan suele referirse a una versión formal documentada de una serie de acciones, requisitos, instrucciones o marco de criterios que, en última instancia, conducen al resultado deseado.

¿Cuáles son los Tipos de Planificación (Tipos de Planes)?

En un sentido más amplio, la planificación puede clasificarse por su alcance o amplitud, por un marco temporal determinado, por su especificidad o por su frecuencia de uso, como se representa en el siguiente diagrama:

Fuente

Esta visión general nos indica que la elaboración de un plan se basa en el propósito de dicho plan o en la modalidad de su ejecución.

Por ejemplo, un plan de duración determinada puede estar destinado a lograr un objetivo a corto plazo, como encontrar una ruta en un mapa o ganar un partido de fútbol. Este mismo plan puede ser de un solo uso, pero también puede ser uno permanente que se aplique con frecuencia. Por otro lado, un plan a largo plazo funciona en un plazo más largo, como un plan de jubilación o un plan de crecimiento personal a cinco años.

Si profundizamos en los tipos de planes, podemos clasificarlos de la siguiente manera:

Ejemplos de Planes

Ejemplo 1

El plano de un edificio indica al equipo de construcción cómo el arquitecto ha imaginado ese espacio y qué quiere como resultado final. El plan o plano es la forma en que se produce esa comunicación. Además, puede haber calendarios que deben cumplirse, instrucciones de seguridad, listas de comprobación para tareas complejas, etc. Todo ello forma parte del "plan" del edificio.

Ejemplo: 2

Otro ejemplo sería un plan de juego o "jugada", que es una secuencia de acciones que se espera que un equipo lleve a cabo para obtener una ventaja sobre el oponente y ganar el juego. Este tipo de planificación se utiliza a menudo en los escenarios empresariales y corporativos, donde la creación de planes de acción o PdA (Planes de Acción) es integral para obtener una ventaja estratégica sobre la competencia. De hecho, nada suele ocurrir en el mundo de los negocios sin un plan adecuado, por muy informal o formal que sea.

Ejemplo: 3

La coreografía de un baile, en cierto sentido, es un plan, aunque el objetivo no sea derrotar a un oponente, sino atraer al público. En este caso, el plan depende en gran medida de elementos como la secuencia, el tiempo, la sincronización, etc., todos ellos esbozados en los distintos componentes coreográficos.

Ejemplo 4

Otro ejemplo sería un presupuesto en el que se describen los gastos previstos para la semana, el mes o el año. Estos gastos se comparan con los fondos disponibles, y cualquier exceso de gasto puede ser rápidamente rastreado y abordado sólo si existe un presupuesto.

Todos estos son planes porque actúan como un puente desde el Punto A al Punto B, donde el Punto A es su posición o situación actual y el Punto B es el resultado deseado.

¿Por Qué es Importante la Planificación?

Fuente

Si todavía no estás convencido de la importancia de la planificación, piensa en Elon Musk. Como director general de al menos tres empresas, es una de las personas más ocupadas del planeta. ¿Tienes un plan? Por supuesto. Aquí tienes un interesante video sobre cómo Musk planifica su tiempo.

Timeboxing: El Método de Gestión del Tiempo de Elon Musk

Los 6 Pasos para Crear un Plan

Una vez que hayas decidido comenzar tu viaje para hacer planes, es vital que sepas cómo llevar a cabo el proceso de hacer un plan de acción. Sin embargo, es igualmente vital comprender que el plan por sí solo no es suficiente para alcanzar tus objetivos. Una planificación eficaz implica también otros factores, que se describen en la siguiente sección.

Paso 1: Escribe tus objetivos

Lo primero que hay que hacer cuando se planifica algo es escribir los objetivos del plan. Esto te permitirá aclarar tus objetivos y cristalizarlos en palabras sobre el papel. Cuando empieces a escribir tus objetivos, es posible que te des cuenta de que algunos de ellos son alcanzables a corto plazo, mientras que otros podrían necesitar un plazo más largo para su realización. Es entonces cuando pasas al siguiente paso.

Paso 2: Establece plazos para tus objetivos

Una buena forma de establecer un calendario para un objetivo concreto es prever el resultado final y definir una fecha en la que se quiere alcanzar ese objetivo. A partir de ahí, establece hitos específicos de consecución para que el objetivo sea realista y puedas alcanzarlo con los recursos de que dispone. Por ejemplo: si quieres perder 5 kilos, fija una fecha para lograrlo. A partir de ahí, calcula cuánto tiempo te llevará llegar al hito del 75%, al hito del 50% y al hito del 25%. Esto también te permitirá saber si tu objetivo es realista o no. Fija fechas para cada hito, de modo que puedas hacer un seguimiento de tu progreso.

Paso 3: Define los parámetros del éxito

Después de establecer los objetivos y los plazos, el siguiente paso es averiguar qué debe ocurrir para saber que estás en el buen camino. Por ejemplo, si tu objetivo es ganar 10.000 dólares al mes con tu negocio en línea, ¿qué tiene que pasar para que lo consigas? ¿Necesitas más clientes? ¿Necesitas que los clientes gasten más por visita? ¿Necesitas hacer ventas cruzadas para aumentar el valor de vida (LTV) por cliente? Al igual que los hitos, estas métricas te mostrarán hasta dónde has llegado en tu viaje hacia el objetivo final.

Paso 4: Cuantifica el esfuerzo necesario para alcanzar los objetivos

Este paso te permite comprender mejor lo que tienes que hacer para alcanzar los objetivos que se han fijado para ti, tu empresa, tu departamento, tu equipo, etc. Si 2 de cada 10 clientes potenciales se convierten en clientes, ¿con cuántas personas tendrás que hablar para conseguir 100 clientes? El número 100 se basará en lo que hiciste en el paso 3 , porque ya sabrás los números para alcanzar tu objetivo final de 10.000 dólares al mes.

Por ejemplo, si actualmente estás ganando 2.000 dólares al mes y cada cliente gasta una media de 80 dólares al mes, necesitarás 100 clientes para ganar los 8.000 dólares adicionales al mes. Eso significa que necesitas hablar con 100 X 5 = 500 personas para adquirir 100 nuevos clientes (utilizando una tasa de conversión del 20% o 2 de cada 10).

Paso 5: Utiliza la lista de acciones para crear un calendario

Técnicamente hablando, este es un plan real. Sin embargo, todos estos pasos son fundamentales para una planificación eficaz. El calendario decide cómo asignar el tiempo, el dinero y otros recursos a la ejecución de las acciones que te ayudarán a alcanzar tus objetivos, y está estrechamente vinculado a los plazos que has establecido para cada hito.

Paso 6: Ejecutar según el calendario

El cumplimiento del calendario es fundamental porque te mantiene en el camino y hace que los resultados sean predecibles. Ese es el objetivo de crear un plan y ejecutarlo. Mientras sigas trabajando según el calendario establecido para ti o tu equipo, acabarás alcanzando tus objetivos. El calendario real puede diferir del plan original, pero siempre serás consciente de cualquier variación a lo largo de todo el proceso..

Para resumir, estos son los 6 pasos de una planificación eficaz:

Escribe tus objetivos → Establece plazos específicos → Define los criterios de éxito → Cuantifica el esfuerzo necesario → Establece un calendario → Cumple con el calendario

Utiliza las Herramientas Adecuadas para Elaborar Planes

Fuente

La planificación requiere el uso de herramientas específicas para diversas etapas. Por ejemplo, el primer acto de escribir el objetivo requiere un bolígrafo y un papel o un documento electrónico que se pueda guardar e imprimir. Del mismo modo, un conjunto de tareas necesitará una lista de tareas o un planificador. Aquí tienes algunos recursos y herramientas que te ayudarán a hacer planes de forma más eficaz y a garantizar que tengan muchas posibilidades de éxito.

Plantillas

Las plantillas son muy importantes para todas las etapas de la planificación, desde la definición de los objetivos hasta el seguimiento del progreso de las actividades o acciones individuales. Puedes encontrar una amplia gama de plantillas útiles en el Centro Comercial de Plantillas de Wondershare. Los usuarios de Wondershare PDFelement para Windows tienen acceso gratuito a gran cantidad de plantillas útiles como planificadores, listas de comprobación y mucho más.

Gestión de Documentos

Disponer de una ubicación central para compartir todos los documentos relacionados con el plan en formato PDF es una parte importante del proceso. Esto te permitirá acceder a estos archivos en cualquier dispositivo, compartirlos con otras personas, obtener comentarios u opiniones, e incluso conseguir que otros firmen los documentos de tu plan. La herramienta perfecta para esto es Wondershare PDFelement Cloud, una solución de almacenamiento en la nube especialmente diseñada con una función de firma electrónica. Esto es lo que puedes hacer con PDFelement Cloud:

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Uso compartido de archivos fácil y rápido

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Gestión de Proyectos y Tareas

Herramientas como Trello y Podio te permiten hacer planes formales en forma de proyectos, tareas y subtareas. Tener una representación visual de cómo se ha elaborado un plan es útil porque te da una mayor visibilidad de cómo estás progresando en el camino hacia tus objetivos finales. Estas son algunas de las mejores herramientas que puedes tener en cuenta:

Comunicación

Aunque las aplicaciones de chat y mensajería pueden permitirte comunicarte de forma eficaz con los demás, es posible que necesites herramientas especializadas para coordinar acciones con otros miembros del equipo asignados a tu proyecto. Éstas ayudan a compartir los planes con todos los involucrados y a mantenerlos en el camino:

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Haz de la planificación una prioridad para mejorar todos los aspectos de tu vida: personal, profesional, social, etc.

La base del éxito en cualquier campo es el arte de crear planes y ejecutarlos según un calendario predefinido. Sin planificación, lo único que tienes es el caos, y lo único de lo que puedes depender es de la suerte. Probablemente hayas oído hablar de las 7P: La planificación y la preparación adecuadas evitan un rendimiento deficiente. Es un dicho que se utiliza a menudo en el ejército, y pone de manifiesto la importancia de la planificación. Seguir este consejo no sólo te ayuda a crecer en la carrera que has elegido, sino también como persona y como parte de la sociedad en su conjunto.

Todo el mundo tiene sueños y deseos para el futuro, pero a menos que se elabore un plan claro para alcanzar los objetivos que los lleven al destino final, será como un barco sin timón en una tormenta, moviéndose hacia donde los lleve la corriente y el viento. No dejes que tu vida sea así. Ten un sueño, haz un plan y ve tras él con todo lo que tienes. Esta es la única manera probada de tener éxito en cualquier cosa, y cualquiera que te diga lo contrario está muy equivocado.

Así que, buena suerte con tus planes de futuro y que cada uno de ellos llegue a buen puerto para que puedas vivir tus sueños en la realidad, no sólo en tu imaginación.

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