Cómo compartir archivos en la nube para mejorar la colaboración

Una parte importante del proceso de trabajo de un negocio es poder compartir archivos internamente dentro de tu organización o con tus vendedores, proveedores, contratistas y clientes. Sin embargo, en lugar de utilizar los métodos tradicionales e inseguros para compartir como el correo electrónico o chat, la mejor opción sería compartir archivos en la nube utilizando un servicio de almacenamiento en la nube apropiado que sea seguro y ofrezca todas las funciones colaborativas que necesitarás para que sea más eficiente.

Te presentamos Wondershare Document Cloud

Si estás en búsqueda de un almacenamiento en la nube seguro y una solución potente para compartir archivos, entonces Wondershare Document Cloud es el indicado. Además de una encriptación segura para proteger tus documentos confidenciales, este servicio también tiene integrado un módulo de firma electrónica que puedes utilizar para crear y solicitar la misma, así como enviar archivos PDF a otros para que firmen de forma colectiva o individual. Además, la función de compartir archivos de forma gratis te permite establecer niveles de permisos y acceder a fechas límites para los archivos compartidos. Los pasos para cargar un archivo a Wondershare Document Cloud y compartirlo mediante un link o por correo electrónico son los siguientes:

1. Luego de iniciar sesión en tu cuenta de Document Cloud con tu identificación de Wondershare (puedes crear una cuenta gratis en segundos), haz clic en el botón de ''Subir archivos'' que se encuentra en la página de Inicio e importar tu PDF a la nube.

2. Una vez se haya importado, el archivo aparecerá en la lista de Actividad reciente del documento que se encuentra en la página de Inicio así como en la página de documento. Haz clic en el ícono ''...'' para extender el menú de ''Acciones'' del archivo correspondiente y elegir una opción para compartir.

3. Ahora, verás que aparece una página de "Ajustes para compartir" con las opciones de link que se encuentra en el panel izquierdo.

a. En la pestaña del link, puedes configurar el nivel de permiso para ''Solo poder visualizar'' o ''Poder visualizar y comentar''. También puedes configurar una fecha límite antes de hacer clic al botón de ''Crear link'' que se encuentra en la parte inferior.

b. En la pestaña de ''Correo electrónico'', ingresa la dirección de correo de los receptores y los niveles de permisos para ellos. También puedes añadirle un mensaje por correo y establecer una fecha límite de expiración. Haz clic a ''Enviar'' para enviarlo al correo electrónico local de tu cliente.

¡Y eso es todo! Son solo tres pasos.

Wondershare Document Cloud

Almacenamiento en la nube premium de 100 GB

Firma electrónica de alta calidad

Anotación colaborativa en línea

Uso compartido de archivos fácil y rápido

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Comparte documentos para recopilar reseñas y comentarios en vivo

El receptor del link o correo ahora puede acceder al archivo utilizando su dirección segura de correo de Wondershare. Luego de iniciar sesión, ellos tendrán acceso al documento según el nivel de permiso establecido por el emisor, en este caso, tú. Esto es lo que deberán hacer si han visualizado y comentado el acceso al archivo compartido.

1. Haz clic en el link compartido. Esto hará que su navegador abra Wondershare Document Cloud, en donde podrán visualizar y comentar como invitados sin necesidad de registrarse. Si el link compartido está protegido con una contraseña, el receptor deberá ingresar con un código de verificación al inicio.

2. Ellos ahora pueden visualizar y comentar el documento utilizando las herramientas de comentario y anotación que se encuentran en la parte superior.

3. Cualquier comentario o anotación que los visualizadores publiquen será visible tanto para emisor cómo para los colaboradores, quienes pueden responder a los mismos. Los visualizadores también pueden ver una lista de comentarios en la pestaña "Comentarios" que se encuentra en el panel del lado derecho.

Este ambiente de colaboración en tiempo real permite a los visualizadores autorizados del documento poder ingresar a la misma página. Los comentarios se suben instantáneamente a los servidores de la nube de Wondershare, así que se pueden visualizar por cualquier persona que tenga acceso. Por otro lado, cuando la fecha límite del link de un vídeo compartido expira, los visualizadores perderán acceso. Está es una gran función si deseas que alguien tenga un acceso con tiempo límite en un documento en particular. También garantiza que los links abiertos no se encuentran en alguna parte de internet poniendo en riesgo la seguridad y confidencialidad de tus archivos PDF oficiales.

¿Esta función cómo puede ayudar en tu negocio?

Un componente importante de los procesos en negocios es el poder compartir archivos. Antes de que un archivo se pueda aprobar, necesita formar parte de una cadena de comandos y diversas interacciones. La función de comentarios permite un alto nivel de colaboración para que dichas interacciones se realicen de forma rápida y eficiente, sin tener que esperar a que se respondan o envíen correos o se pierda el curso de la conversación. Debido a que solo hay una copia del documento y todos visualizan la misma versión, existe mucha confusión en todo el proceso. Es por este motivo que Wondershare Document Cloud puede marcar una enorme diferencia en relación con tu productividad.

Puedes probarlo hoy de forma gratuita con 1GB de almacenamiento en la nube gratuito y la capacidad de compartir archivos de forma gratuita a una cierta cantidad de personas. Además, obtienes un límite gratuito de envíos de PDF para obtener su firma, así como te brinda todo lo que necesitas para probar de forma apropiada el producto antes de adquirirlo para tu organización. Utiliza la nube y se más flexible que tus competidores.