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Los expedientes escolares son documentos muy importantes y los más decisivos que pueden existir para toda la comunidad educativa, ya que, pueden contener la información de todos las personas que se encuentran en la escuela, así como, los datos relativos a la propiedad y a la empresa que presta el servicio académico.
Representan una herramienta muy detallada y almacenan datos de gran importancia, que pueden significar mucho a la hora de ser consultados, porque, a través de ellos, es posible resolver dudas, corroborar datos, compartir información importante o, consultar el contenido de interés para cualquier persona. Además, los registros escolares son plurianuales, por lo que, puede haber expedientes con muchos años de antigüedad.
Los expedientes escolares pueden contener números de teléfono, información de cada alumno, de los padres y de los profesores, planes académicos, boletas de calificaciones, croquis de las propiedades, planes de evacuación, planes de seguridad, historial de compras, lista de materiales, documentos legales, entre muchos otros elementos; por lo tanto, no hace falta decir que, es fundamental guardarlos en un lugar seguro, o protegidos si están en un medio digital.
Si bien, todos los elementos que conforman los expedientes escolares son importantes, los expedientes de los alumnos son los más predominantes y contienen información personal y académica de cada uno de los estudiantes que forman parte de la institución educativa. Por ello, es fundamental mantenerlos sin errores, muy bien organizados y muy seguros, ya que, cualquier fuga de información puede acarrear graves problemas. Si estás pensando en cómo mejorar la gestión y la seguridad de estos importantes documentos, a continuación, sabrás cómo hacerlo.
¿Cómo Mejorar La Gestión de Los Expedientes de los Alumnos?
Para mejorar la gestión de los expedientes de los alumnos de la escuela o institución en la que te encuentras, el primer paso que debes hacer es, descargar PDFelement, que es un programa profesional que trabaja con documentos PDF. La gran ventaja que tiene respecto a otros es que, cuenta con un gran número de herramientas que te ayudarán a personalizar el contenido como quieras, además, podrás gestionar tus documentos de forma mucho más sencilla.
Por si fuera poco, PDFelement está desarrollado por Wondershare, lo que significa que, tiene total compatibilidad con Wondershare Document Cloud, por lo que, podrás acceder a los datos de los expedientes escolares con un solo clic.
Ahora que, conoces a grandes rasgos la fabulosa aplicación de PDFelement, te compartiré varios procedimientos que te ayudarán a mejorar la gestión de los expedientes de los alumnos desde diferentes ámbitos, para que la información esté muy bien organizada y segura.
1. Convertir a PDF/A
Al principio, mencioné que los expedientes escolares pueden contener información de muchos años atrás, incluyendo los expedientes de los alumnos. Igualmente, hay que pensar que, muchos expedientes se almacenarán en el presente y en el futuro, por lo que, es importante tener los documentos en un formato que garantice su compatibilidad con cualquier aplicación PDF del futuro.
Gracias al formato PDF/A no hay que preocuparse, ya que, guarda los aspectos básicos de un documento PDF, pero con archivos específicos que sólo tienen los elementos básicos de un PDF, dejando de lado los de las aplicaciones. En pocas palabras, es un formato donde se guarda lo "esencial" y esto te ayudará, aunque pasen los años, a poder abrirlos. Si tienes expedientes de alumnos en PDF, convertirlos a PDF/A es una buena idea. Puedes utilizar PDFelement para convertir documentos PDF a PDF/A, a continuación, te mostraré dos formas de hacerlo. La primera es la siguiente:
Paso 1. Abrir tu archivo PDF
Abre PDFelement y haz clic en el icono "Abrir archivo". A continuación, busca el archivo PDF de los registros de los estudiantes y ábrelo.
Paso 2. Convertir a formato PDF/A
En la barra de menú de la parte superior de la pantalla, selecciona "Convertir". Aparecerá una nueva ventana y haz clic en la barra junto a "Guardar como tipo". Ahora, elige "PDF/A" en la lista desplegable y finalmente, pulsa "Guardar". La conversión terminará en pocos segundos.
Existe otra alternativa para convertir tu documento PDF a PDF/A. A continuación, te mostraré cómo conseguirlo:
Paso 1. Abrir tu archivo PDF
Abre PDFelement y haz clic en el icono "Abrir archivo". A continuación, busca el archivo PDF de los registros de los estudiantes y ábrelo.
Paso 2. Editar el archivo PDF (opcional)
Recuerda que, PDFelement no sólo te ayudará a convertir tus documentos, sino que, también, es un potente programa que te ayudará a editarlos de forma personalizada utilizando un gran número de herramientas funcionales. Haz clic en "Editar" en la parte superior de la pantalla y podrás realizar todo lo que puedes hacer para dar una mejor distribución e imagen al contenido.
Paso 3. Guardar el PDF como formato PDF/A
Haz clic en el menú "Archivo" y luego, selecciona "Guardar como". Aparecerá una ventana emergente, haz clic en la barra junto a "Guardar como tipo" y en la lista desplegable selecciona "PDF/A". Ahora, sólo tienes que hacer clic en el botón "Guardar" y tu documento PDF/A estará listo en un momento.
2. Reducir el Tamaño del Documento
Tus expedientes de alumnos pueden tener un gran tamaño, especialmente, si son archivos escaneados, lo que, seguramente, hará que tarden en abrirse y ralentizarán tu proceso de consulta o edición. No te preocupes, PDFelement te ayudará a reducir el tamaño de los archivos rápidamente y en unos sencillos pasos. Sólo tienes que hacer lo siguiente:
Paso 1. Abrir un archivo PDF
Abre PDFelement y haz clic en el icono "Abrir archivos". A continuación, abre el archivo PDF de los expedientes de los estudiantes.
Paso 2. Comprimir el archivo PDF
Haz clic en la pestaña "Herramienta" en la parte superior de tu pantalla y luego, selecciona "Optimizar PDF". Aparecerá una nueva ventana, elige la calidad que desees, luego, haz clic en el botón "Aplicar" para iniciar la tarea. Después de unos segundos, obtendrás tu nuevo archivo reducido.
Paso 3. (opcional): Eliminar objetos no deseados
Si hay algo extra que no quieres en tu documento PDF, PDFelement te ayudará a eliminarlo. Sólo tienes que hacer clic en la pestaña "Editar" y seleccionar los elementos que deseas eliminar.
Hay otra alternativa para comprimir tu documento sólo cortando secciones a través de la herramienta "Recortar". Sólo tienes que hacer clic en la pestaña "Página" y luego, elegir "Cuadro de página". Podrás ver una ventana emergente donde determinarás los márgenes para recortar los objetos y cambiar el tamaño de la página. Esta acción disminuirá el tamaño de tu archivo.
Paso 4 (opcional): Comprimir el archivo PDF recortándolo
Existe otra alternativa para comprimir tu documento sólo recortando secciones a través de la herramienta "Recortar". Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en la pestaña "Página" y, luego, elegir "Recorte de página". Podrás ver una ventana emergente donde determinarás los márgenes para recortar los objetos y cambiar el tamaño de la página. Esta acción disminuirá el tamaño de tu archivo.
3. Escanear Registros Escolares
Si todavía no tienes los expedientes escolares en formato PDF, ¿Qué esperas? Podrás tenerlos a mano, organizados y sin almacenar grandes cantidades de papel. Para hacer un escaneo, PDFelement te ayudará a hacerlo fácilmente, sólo tienes que seguir estos pasos:
Paso 1. Iniciar el escáner PDFelement
Abre PDFelement y selecciona el botón de menú "Inicio". En la barra de menú "Inicio", haz clic en el botón "Desde el escáner" y luego, pulsa la función "Escanear a PDF". Es importante mencionar que, tienes que asegurarte de que tu escáner está encendido y actualizado.
Paso 2. Personalizar las propiedades de escaneo
Aparecerá una nueva ventana. Selecciona el escáner que utilizarás para realizar la tarea en la lista desplegable "Escáner". A continuación, elige continuar con el cuadro de diálogo o escanear tus documentos utilizando la herramienta del escáner marcando la opción que aparece debajo del menú desplegable.
Paso 3. Escanear archivo a PDF
Después de personalizar tus preferencias, haz clic en el botón "Escanear" y el proceso de escaneo se iniciará automáticamente. Cuando termine, obtendrás un documento PDF totalmente editable.
4. Garantizar el Cumplimiento y la Seguridad
Recuerda que, los expedientes escolares contienen información muy importante, la mayoría de ellos con datos confidenciales que deben tener acceso restringido. Con PDFelement podrás añadir seguridad a tus documentos encriptándolos con protección por contraseña. A continuación, te mostraré cómo hacerlo:
Step 1 Abrir un archivo PDF
Abre PDFelement y selecciona el archivo PDF que deseas proteger con contraseña.
Paso 2. Obtén las opciones de encriptación
Después de abrir tu documento PDF, haz clic en la pestaña "Proteger" y luego, ve al botón "Establecer contraseña" que aparecerá en la parte superior izquierda de tu pantalla.
Paso 3. Aplica la encriptación con contraseña
Aparecerá una nueva ventana, marca la casilla "Abrir contraseña" y escribe la contraseña que desees, luego, vuelve a escribirla para confirmarla y marca la casilla "Permitir contraseña" para personalizar los permisos que deseas aplicar a tu archivo.
5. Añadir, Eliminar y Editar Metadatos
Si necesitas añadir, eliminar o editar datos de tus expedientes escolares, te encantará PDFelement gracias a todas las herramientas que tiene a su disposición. Cada una de ellas te dará la oportunidad de personalizar tu expediente como quieras y siempre de forma fácil y práctica. A continuación, te explicaré qué puedes hacer para editar la información de tus documentos PDF:
Si quieres editar los datos de tus expedientes escolares en PDF, puedes hacerlo a través de las herramientas que se encuentran en el menú "Editar". PDFelement te permitirá editar textos, añadir imágenes, compartir enlaces, colocar fondos, escribir encabezados y pies de página, entre otras muchas alternativas.
También, hay funciones a través de las cuales puedes añadir comentarios, sellos, marcadores y firmas electrónicas para que, tus documentos no dejen de ser válidos.
6. Acceso Rápido desde Cualquier Lugar a Través de la Nube
Otra de las grandes ventajas que ofrece PDFelement es que, puedes compartir tus documentos PDF fácilmente y subirlos a la nube. Entre las opciones que existen sobre servicios de almacenamiento, Wondershare Document Cloud es la mejor opción para PDFelement, ya que, la compatibilidad es total. Podrás editar y personalizar tus archivos en línea con todas las herramientas a tu disposición, además de no tener problemas por falta de compatibilidad o errores de lectura. Para compartir tus documentos a Wondershare Cloud sólo tienes que seguir lo que te mostraré a continuación:
Abre tu documento y haz clic en "Archivo" en la parte superior izquierda de tu pantalla. En la lista desplegable, pulsa "Compartir" y luego, "Wondershare Cloud". Esto será suficiente para que tu archivo esté en la nube y puedas abrirlo desde cualquier lugar con unos simples clics.
Palabras Finales
Los expedientes escolares y estudiantiles contienen documentos importantes que deben estar organizados, protegidos y con la mayor seguridad posible. El hecho de que, estén alojados digitalmente tiene una gran ventaja, pero no es suficiente. Si utilizas un programa como PDFelement, puedes estar seguro de que tus archivos serán compartidos a un increíble servicio de almacenamiento como Wondershare Cloud y, además, tendrás muchas herramientas para editar, hacer correcciones o lo que consideres necesario para personalizar los documentos.
