¿Qué hacer cuando un formulario XFA no se puede editar?

XFA significa "XML Forms Architecture" (Arquitectura de Formularios XML). Fue creado por Adobe Systems para elaborar formularios interactivos en documentos PDF. XFA permite la creación de formularios complejos con contenido dinámico. Puedes utilizarlos para hacer cálculos, validaciones y elementos interactivos como botones y menús desplegables. Sin embargo, estos archivos son propensos a tener problemas de compatibilidad.

En algunos casos, un formulario XFA no puede ser editado por ningún editor. ¿Qué deberías hacer cuando tienes un formulario XFA que no se puede editar? Eso es lo que aprenderás en este artículo.

Parte 1. ¿Por qué no se puede editar este formulario XFA?

Los formularios XFA son documentos con elementos interactivos. Por otro lado, los formularios PDF tradicionales se basan en la tecnología AcroForms y almacenan los datos de forma estática. La mayoría de los editores de PDF están diseñados para soportar los PDFs tradicionales. Por eso, podrían no ser capaces de editar formularios XFA.

Sistemas Adobe, como Acrobat Pro DC, pueden abrir y editar formularios XFA, pero no siempre. Si se añaden restricciones al formulario, incluso Adobe Acrobat no puede editarlos. La mejor manera de editarlos es utilizando Adobe LifeCycle Designer. Con esto, puedes conservar todos los elementos interactivos del formulario. Sin embargo, es otra aplicación que necesitas instalar y aprender a usar. No se recomienda, si solo necesitas editar unos pocos formularios XFA al año.

Parte 2. Este formulario XFA no se puede editar: ¿Qué hago?

Hay dos maneras de arreglar un formulario XFA que no puede ser editado. Una es usando la función de Imprimir de una herramienta PDF. Otra es convertir el formulario a Word y luego de vuelta a PDF.

En esta guía, utilizaremos Wondershare PDFelement. Este sofisticado editor de PDFs tiene funciones de Imprimir y Convertir. Es una elección fantástica ya que Wondershare PDFelement es económico y fácil de usar. Pero no lo subestimes, ya que tiene el mismo poder que un editor de PDFs más caro. Además, no es parte de los Sistemas Adobe, así que podemos probar los problemas de compatibilidad.

Método 1. Problema de "No se puede editar el formulario XFA" resuelto usando la función de impresión

Ten en cuenta que este método aplana los PDFs. Esto significa que los campos del formulario ya no serán interactivos, y también se eliminarán las capas y Javascript Afortunadamente, puedes usar Wondershare PDFelement para añadir de nuevo los elementos interactivos después de haber resuelto el problema.

1. Abre el formulario XFA utilizando Wondershare PDFelement.
2. Haz clic en el icono de Imprimir en la parte superior izquierda de la pantalla o haz clic en Archivo > Imprimir.

3. Selecciona Wondershare PDFelement como impresora.

4. Haz clic en Imprimir y guarda el nuevo archivo.

Método 2. Solucionar el problema de "No se puede editar el formulario XFA" convirtiéndolo a Word

Este es, sin duda, más complejo que el anterior. Pero si el método anterior no funcionó, vale la pena intentarlo. Para este método, también necesitarás Microsoft Word.

1. Abre el formulario XFA con Wondershare PDFelement.
2. Haz clic en Comentar.

3. Selecciona la herramienta de Firma. Elige tu firma y añádela al formulario XFA.

4. Haz clic en Archivo > Guardar como. Guarda el PDF como un PDF diferente.

5. Regresa a la pantalla principal de PDFelement. Haz clic en Convertir PDFs.

6. Selecciona Word(*.docx) como el formato de archivo de salida. Haz clic en OK.

7. Abre el archivo Word usando Microsoft Word. Haz clic en Archivo > Guardar como.

8. Elije PDF como tipo de archivo
9. Haz clic en Guardar. El formulario XFA ahora es completamente editable.

Parte 3. Evita el problema de formulario XFA no editable convirtiéndolo a PDF

Algunas empresas todavía utilizan formularios XFA. Pero nadie recomienda hacerlo.

En primer lugar, como hemos discutido, los formularios XFA a menudo no son editables. Están sujetos a controles de gestión de derechos de documentos (DRM), lo que limita las acciones que puedes realizar en el documento. Dependiendo de los permisos establecidos por el propietario, es posible que no puedas editar, imprimir o copiar el documento. Sí, puedes solucionar eso con los métodos proporcionados anteriormente. Aun así, perderías tiempo arreglando ese problema.

En segundo lugar, los formatos ISO para documentos PDF como PDF/A, PDF/E, PDF/X y otros no permiten el uso de XFA. Por último, los dispositivos móviles no admiten formularios XFA. Por lo tanto, la única forma de editar formularios XFA sobre la marcha es usando una laptop. Pero a diferencia de los smartphones, no puedes usar tu laptop en cualquier lugar.

Con eso en mente, deberías convertirlos a PDF. Con este cambio, puedes eliminar todos los problemas de compatibilidad. Las herramientas PDF son más comunes que las herramientas que pueden editar formularios XFA Aunque algunas herramientas PDF también pueden editar formularios XFA, no todas pueden hacerlo.

Además, el PDF es el formato preferido para documentos legales y formularios. Convertir de XFA a PDF asegura que el documento cumpla con los requisitos legales y los estándares para el intercambio y archivo de documentos.

Lo mejor es que los PDFs también admiten campos de formulario interactivos. Así que, no importa si los archivos se aplanan después de la conversión. Puedes simplemente agregarlos de nuevo usando herramientas como Wondershare PDFelement.

Parte 4. Cómo editar un formulario XFA utilizando Wondershare PDFelement

Wondershare PDFelement es una herramienta PDF que admite campos de formulario interactivos. También admite XFA. Por lo tanto, puedes usar Wondershare PDFelement para editar formularios XFA. Con su función Reconocer Campos de Formulario, puedes identificar rápidamente los campos de formulario que han dejado de ser interactivos. Puedes agregar el elemento de formulario adecuado sobre él para que aún puedas llenar el formulario.

Para editar formularios XFA usando Wondershare PDFelement, sigue los siguientes pasos:

1. Inicia Wondershare PDFelement.
2. Arrastra y suelta el formulario XFA en la interfaz de PDFelement para abrirlo. Alternativamente, haz clic en Abrir PDF > selecciona el formulario XFA.

3. Ve a la pestaña Formulario. Esto te mostrará todos los campos de formulario interactivos.

4. Si hay alguno, añade los campos de formulario interactivos.
5. Haz clic en Inicio o Editar. Ahora puedes hacer clic en los campos de formulario interactivos para rellenarlos.

Parte 4.1. Campos de formulario interactivos compatibles con Wondershare PDFelement

Aquí están los elementos de formulario que puedes agregar usando Wondershare PDFelement:

Campo de Texto - Lo usas cuando no hay una respuesta específica para una pregunta. Permites que quien llena el formulario ingrese lo que mejor le parezca. Para ilustrarlo, usas un campo de texto para dejar que quien llena el formulario ingrese su nombre.

Casilla de Verificación - Si tienes una lista y quien llena el formulario puede seleccionar varias de ellas, las casillas de verificación son los elementos de formulario perfectos a añadir. También puedes usar casillas de verificación para preguntas de sí y no. Marcado significa sí, mientras que desmarcado significa no.

Botón de Opción - Lo usas cuando hay al menos dos opciones y quien llena el formulario solo puede seleccionar una de ellas.

Desplegable - Los desplegables funcionan de manera similar a los botones de opción, pero ahorran más espacio. Típicamente, los desplegables se usan cuando hay al menos tres opciones. Si solo hay dos, los botones de opción son mejores ya que muestran inmediatamente a quien llena el formulario cuáles son las opciones.

Campo de Firma - Los campos de firma son campos de formulario especiales que solo aceptan firmas digitales.

Campo de Fecha - Lo usas cuando quieres que quien llena el formulario ingrese una fecha Por ejemplo, su fecha de nacimiento o la fecha en que está llenando el formulario.

Conclusión

¿Tu formulario XFA no se puede editar? Con las soluciones proporcionadas anteriormente, esto ya no será un dolor de cabeza. Ahora puedes resolverlos fácilmente. Pero esto podría ser una señal para que dejes de usar XFA. En su lugar, usa PDF, que también admite elementos de formulario interactivos. La ventaja de hacer este cambio es que el PDF es ciertamente mejor en términos de compatibilidad. Cualquier dispositivo, incluidos los teléfonos móviles, puede abrir y editar PDFs.

En ese sentido, Wondershare PDFelement es tu mejor opción para un editor de PDF. Esta herramienta está disponible en macOS, iOS, Windows y Android. También puedes usar Wondershare PDFelement para crear, editar o llenar formularios. En verdad, es una elección fácil de hacer.