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Es posible que en algún momento hayas utilizado una simple herramienta de combinación de PDF en línea o algún servicio de conversión de PDF en línea. O puede que tengas algo de experiencia con un editor o creador de PDF. De hecho, puede que incluso seas un profesional en tareas avanzadas de PDF como el OCR y la extracción de datos. Sea cual sea tu nivel de experiencia, el uso de un PDF para tu negocio te ayuda de muchas diferentes maneras. Tanto si se trata de la digitalización directa de los flujos de trabajo en papel mediante un creador de PDF como del procesamiento avanzado por lotes de tareas en PDF, el uso de los PDF para cualquier empresa aporta una gran cantidad de ventajas. Veamos algunas de las ventajas del uso de PDF en las empresas.

Parte 1. 7 beneficios Significativos del uso de PDF

#1: Formato de Documento Fijo

El formato PDF es universalmente atractivo porque es completamente independiente del dispositivo y del sistema operativo. No importa qué dispositivo o navegador utilices, un archivo PDF tendrá un aspecto idéntico. No puede decirse lo mismo de la mayoría de los demás formatos, como Text, Word, HTML, etc. Esa es la principal razón por la que es tan útil para las empresas. La coherencia que aporta se traduce en una distribución precisa de la información, independientemente de la plataforma.

#2: El PDF Es Omnipresente

Aunque los primeros años del PDF tuvieron una tendencia de uso muy limitada, el formato fue ganando popularidad rápidamente hasta convertirse en el estándar mundial de los documentos empresariales. Ahora que han pasado casi tres décadas desde la aparición del primer formato, existen numerosas herramientas descargables y en línea para manejar los flujos de trabajo en PDF. Esto es una prueba sólida de que el PDF está aquí para quedarse.

#3: La Seguridad Está Garantizada

La seguridad de los PDF se ha convertido en una parte importante del flujo de trabajo empresarial moderno y ha evolucionado con el tiempo. Hoy en día, las funciones de seguridad de nivel empresarial, como el cifrado de contraseñas y la redacción, son funciones predeterminadas en aplicaciones PDF de primera calidad como Wondershare PDFelement y Adobe Acrobat DC. Estas herramientas ofrecen una protección de datos superior y preservan la confidencialidad de los documentos que se comparten externamente fuera de la empresa.

#4: Pequeña Huella (Almacenamiento de Archivos)

Los archivos PDF suelen ocupar poco espacio en comparación con un documento similar en Word y otros formatos. A menos que tu archivo esté repleto de imágenes de alta resolución, sólo tendrás un tamaño de unos pocos MB. Por supuesto, los archivos de mayor tamaño se utilizan a menudo para los requisitos de la empresa, como los expedientes reglamentarios, los manuales de formación, etc. Sin embargo, el PDF es el que menos espacio ocupa en términos de tamaño de archivo. Esto permite a las organizaciones ahorrar en almacenamiento local o en la nube y en gastos de archivo que pueden salirse fácilmente de control.

#5: Compatible con Cualquier Sistema Operativo

Tanto si un usuario utiliza Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS o cualquier otro sistema operativo, los archivos PDF son compatibles. Todo lo que necesitas es un navegador que pueda mostrar archivos PDF o una aplicación de programa diseñada para manejar archivos PDF. No importa cuáles sean los requisitos de tu empresa, hay una solución PDF que se adapta a ellos.

#6: Admite Elementos no Textuales

Lo mejor de los PDF es que admiten todo tipo de contenidos, incluso los multimedia incorporados. La combinación de capacidades multimedia y de múltiples elementos junto con un tamaño de archivo pequeño lo hace superior a formatos como TXT o incluso RTF. Esto permite a las empresas utilizar los PDF para texto, imágenes, gráficos, tablas, contenido incrustado, archivos adjuntos, marcas de agua, redacción y otros tipos de elementos no textuales. Esta es otra razón por la que es muy adecuado para el uso empresarial.

#7: Es el Futuro de los Flujos de Trabajo de Gestión de Documentos

El PDF es muy versátil, por lo que está preparado para el futuro. La mayoría de las empresas ya han digitalizado sus documentos y los han archivado como archivos PDF, y el futuro pertenece al PDF. Como solución flexible y potente para la información electrónica, es superior a casi cualquier otro formato de archivo, la mayoría de los cuales sólo son adecuados en determinadas situaciones. En claro contraste, el PDF puede utilizarse en cualquier lugar, y todo lo que necesitas es una simple herramienta para poder editar y realizar otras acciones.

Parte 2. ¿Qué Programa Puedo Usar para Crear un PDF?

Componer un archivo PDF desde cero o crear un PDF convirtiendo un archivo de un formato diferente sólo puede hacerse con un servicio en línea especializado o un programa diseñado para manejar tales tareas. Un gran ejemplo de este tipo de aplicaciones es Wondershare PDFelement.

¿Qué Otras Funciones Ofrece PDFelement?

Convertir PDF a Otros Formatos

PDFelement puede convertir con precisión y rapidez archivos PDF a más de una docena de formatos diferentes, como DOCX, XLSX HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG y otros. El contenido se conservará exactamente en el mismo formato que tenía el archivo PDF de origen, pero ahora podrás editarlo en tu propia aplicación nativa

Proteger el PDF

Puedes proteger los documentos añadiendo contraseñas de apertura o de permisos. También puedes enmascarar el contenido existente utilizando la herramienta de redacción, que es una acción permanente que protege la información importante de caer en manos equivocadas.

Anotaciones

La colaboración es un juego de niños gracias a las sencillas y sólidas herramientas de anotación para revisar y comentar los archivos PDF compartidos. Las nuevas versiones PDFelement lo llevan aún más lejos con listas de anotaciones y otras características avanzadas.

Gestión de formularios

Puedes rellenar fácilmente un formulario, crear uno o convertirlo desde otro formato no rellenable para crear documentos PDF rellenables. Herramientas intuitivas como el reconocimiento y el resaltado de campos de formularios te ayudarán en el camino. Además, puedes aplicar una firma electrónica legalmente válida o una firma digital manuscrita a los documentos PDF.

OCR

PDFelement puede convertir texto basado en imágenes en texto editable o con capacidad de búsqueda en 20 idiomas diferentes. La conversión es más rápida y precisa que la de la mayoría de los módulos de OCR para PDF.

Proceso por lotes

En lugar de procesar archivos de uno en uno, puedes convertir, añadir marcas de agua, extraer datos, etc. de un gran lote de archivos poniéndolos en cola en PDFelement y dejando que el programa haga el resto.

Optimización de archivos

El tamaño de los archivos puede reducirse hasta en un 80% o más, dependiendo del tipo de contenido que contengan. Esto se consigue mediante un complejo proceso de backend, pero el usuario sólo tiene que seleccionar la calidad de salida y pulsar el botón Optimizar, lo que hace que cualquiera pueda hacerlo fácilmente.

Gestión de archivos y páginas

Divide o combina fácilmente los PDF, organiza las páginas, elimina y añade contenido, cambia la numeración de los PDF y haz más cosas para que queden como quieras.

Usando de PDFelement:

Paso 1: Después de instalar el producto y ponerlo en marcha, verás una página principal en la que se presentan varias acciones de forma clara y concisa. Elige la acción que desees realizar y utiliza el menú Archivo para abrir un archivo PDF. También puedes arrastrar y soltar un PDF en la interfaz y el archivo se abrirá automáticamente. También puedes abrir directamente un archivo utilizando el icono de la página de bienvenida para abrir los archivos.

Paso 2: Una vez abierto el archivo, puedes ejecutar varias tareas utilizando la pestaña de herramientas de la parte superior. Esto incluye la edición, la conversión, la creación de formularios, la firma electrónica, la seguridad, etc.

Paso 3: Una vez seleccionado un modo concreto, verás todas las herramientas correspondientes a esa combinación, y aparecerá en una posición conveniente justo encima del documento. Al hacer clic en cualquiera de esas opciones, aparecerán más herramientas justo encima de la selección. Aquí, puedes hacer ediciones de menor nivel, como el tamaño de la fuente, etc.

Paso 4: Una vez que hayas terminado de editar un archivo, utiliza la opción del menú Archivo para guardarlo en tu escritorio. En el nuevo PDFelement Pro DC para Windows, puedes incluso guardar un documento directamente en Wondershare PDFelement Cloud, que es una plataforma independiente de almacenamiento en la nube y firma electrónica de Wondershare que se ha integrado con PDFelement.

Palabras Finales

PDFelement es el mejor gestor de documentos PDF. En otras palabras, la flexibilidad y versatilidad que los documentos PDF aportan al mundo de los negocios es exactamente lo que PDFelement aporta a los propios documentos PDF. Con PDFelement, tienes la libertad de crear, convertir y manipular archivos PDF exactamente de la forma que desees, lo que lo convierte en una parte indispensable de un arsenal de programas empresariales. También es útil para las instituciones educativas, los profesores, los estudiantes, los profesionales, los equipos creativos y cualquier otra persona que busque la mejor forma de almacenar y distribuir de forma segura la información crítica para la empresa y la misión, ya sea texto, imágenes, archivos adjuntos, enlaces o cualquier otra cosa.