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Inicio¿Te has dado cuenta de que la mayoría de los documentos que se comparten en Internet tienen un formato PDF? Esto tiene una razón que va mucho más allá de una simple preferencia de formato. En este artículo voy a explicar por qué el formato PDF, por convención, es el formato favorito para la gestión de archivos.
Parte 1. Características del Documento PDF
En el momento en que se comenzó a popularizar el uso de Internet como medio de transferencia de datos, las personas que compartían archivos de texto se dieron cuenta de que sus archivos de texto no eran iguales a la versión original en otras computadoras. Este problema era grave porque suponía un enorme obstáculo de interoperabilidad y compatibilidad que dificultaba todo tipo de tareas cotidianas. Por ello, el formato PDF comenzó a popularizarse porque con él se conseguía hacer un archivo de texto que podía verse de la misma manera desde cualquier computadora sin importar su sistema operativo, incluso si tenía imágenes.
1. Plataforma Cruzada
La principal ventaja de los documentos PDF es la interoperabilidad entre diferentes dispositivos y sistemas operativos. Además, un documento PDF, actualmente, también se puede abrir con total compatibilidad desde cualquier plataforma móvil, por lo que, se puede decir que es una gran ventaja. Enviar o recibir un documento PDF es una garantía de que el documento no ha perdido atributos de formato o calidad y, por tanto, puedes estar seguro de que, lo mires por donde lo mires, es exactamente igual que el original.
2. Alta Compresión
Muchas veces, los documentos PDF se utilizan para almacenar documentos oficiales, catálogos, diagramas, manuales o presentaciones porque pueden utilizar imágenes de alta calidad sin preocuparse porque el tamaño del documento sea excesivamente pesado, ya que estos archivos tienen una gran capacidad de compresión.
3. Página Independiente
Los documentos PDF ofrecen herramientas de control independientes para cada una de las páginas del documento. Esto es bastante útil, especialmente cuando se trabaja con documentos extensos. De este modo, se puede sustraer y editar cualquiera de sus partes sin modificar el resto de forma alguna. Por ejemplo: cuando el documento PDF es un manual o un catálogo, es habitual que estos documentos pasen por varias fases de evaluación. Las imágenes, las instrucciones de uso o los costos pueden variar de un momento a otro y, gracias a las características de un documento PDF, puedes eliminar la página que necesitas modificar y sustituirla posteriormente por una nueva.
4. Inteligente
Una de las ventajas de que un documento PDF sea capaz de gestionar individualmente cada una de las páginas es que, este formato puede diferenciar la estructura de un documento. Esto puede parecer innecesario ya que es algo que el autor del documento puede hacer fácilmente. Sin embargo, es una gran ventaja porque facilita enormemente la interacción del usuario, facilitando su organización, lectura y modificación.
5. Integrador
Gracias a la capacidad de gestión independiente de los documentos PDF, es posible integrar otros documentos en la organización. Esta característica favorece la colaboración de varios autores y es una de las principales razones por las que el formato PDF es un estándar en los entornos de trabajo.
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Parte 2. Amplia Aplicación del Documento PDF
Los documentos PDF presentan grandes ventajas para gestionar textos y archivos multimedia. La mayoría de estas ventajas se centran en facilitar y mejorar la creación y gestión de documentos, especialmente, en el ámbito profesional.
1. Impresión y Publicación
En la industria de la impresión y la publicidad, los colores son de vital importancia. Para entender por qué en estas industrias el formato PDF es tan importante, es necesario comprender que, en ambos casos, las imágenes tienen como finalidad ser impresas. La administración del color en una computadora no funciona como en una impresora. Mientras que los colores en la computadora se basan en la escala RGB (Rojo, Verde y Azul), una impresora utiliza una escala CMYK (Cian, Magenta, Amarillo y Negro). El PDF tiene características de visualización que pretenden mostrar los colores en pantalla lo más parecido a como se verían en una impresión en papel. Obteniendo así, resultados mucho más precisos.
2. Oficinas gubernamentales, empresas y servicios
El PDF es el formato preferido para cualquier documento que pueda tener un valor "legal". Esto sucede gracias a que el formato PDF es el más preciso y compatible de todos, lo que significa que, independientemente de dónde se mire, éste será exactamente igual al original. Por ello, cada vez es más seguro y habitual trabajar con documentos digitales de este tipo.
3. Aprendizaje en red e intercambio de recursos
Desde hace más de diez años, la educación en Internet se toma cada vez más en serio. El número de personas que realizan cursos, certificaciones y formación a través de Internet ha crecido exponencialmente y esto se debe, en gran medida, a la constante evolución de las herramientas digitales, ya que gracias a ellas es posible compartir imágenes, videos y documentos en pocos segundos y sin necesidad de ninguna interacción humana. Tanto para los creadores de contenidos como para los consumidores, los documentos PDF son una excelente herramienta
Parte 3. Prueba el Creador Profesional de PDF-PDFelement
Ahora que tienes en mente la importancia de los documentos pdf puede que te preguntes ¿cómo crear un PDF? Existen muchas herramientas que te permiten crear un documento PDF, pero debes tener en cuenta que no es lo mismo convertir un archivo de texto a PDF que crear un PDF. Ten en cuenta que convertir un documento de texto a PDF no necesariamente te ofrecerá el resultado que deseas, ya que la mayoría de las configuraciones que se implementan son adaptaciones. Para crear un PDF profesional, es importante utilizar un programa especializado. Existen varias opciones para ello. PDFelement es una de las más populares y eficaces.
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1. Editar PDF
Editar documentos PDF es una tarea parcialmente compleja, algunas personas primero convierten el archivo PDF a algún formato de imagen para luego editarlo con herramientas de diseño digital. Por otro lado, PDFelement ofrece herramientas de edición que te asisten en todo momento de forma intuitiva, sea cual sea el texto que quieras marcar, editar el contenido, sustituir o mover imágenes, videos, hipervínculos, anotaciones, etc.
2. PDF Seguro
También permite gestionar las características de seguridad del documento. Por ejemplo: Puedes establecer contraseñas para que ninguna persona no autorizada pueda abrir el documento o incluso puedes censurar partes concretas. Lo que puede ser muy útil cuando se trabaja en equipo con datos personales o sensibles.
3. Gestión de Formularios en PDF
Una de las mayores ventajas de PDFelement es la facilidad que ofrece a sus usuarios para rellenar formularios. Ya sea para rellenar un formulario con texto digital o para introducir una firma a mano. PDFelement cuenta con funciones que facilitan estas tareas y ofrecen resultados profesionales en cuestión de segundos.
4. Convertir PDF a Otros Formatos
Si eres un usuario experimentado, probablemente estés interesado en la posibilidad de convertir un PDF a otros formatos porque, posiblemente, quieras combinar tus habilidades en un programa concreto con las ventajas que ofrece PDFelement. Afortunadamente, este programa es capaz de realizar conversiones con decenas de formatos, lo que lo convierte en una herramienta "todo en uno".
Parte 4. El Futuro de los Documentos PDF
Es un hecho. La tecnología llegó para quedarse. Los documentos dejaron de ser de tinta y papel para convertirse en documentos digitales. Los documentos PDF son un estándar por la enorme capacidad de interoperabilidad y compatibilidad que ofrecen. Es muy posible que este formato siga evolucionando con el tiempo y que sea cada vez más común trabajar con él. Es por eso que herramientas como PDFelement se convierten en grandes aliadas ya que permite a cualquier usuario trabajar con ellos y obtener resultados de excelente calidad.
Palabras Finales:
Día a día, el trabajo, la educación e incluso las obligaciones y servicios públicos están optando por los medios digitales para difundir información. Por ello, cada vez es más habitual trabajar con archivos digitales de todo tipo, principalmente PDF y, aunque trabajar con este tipo de documentos no es tan sencillo, las ventajas que ofrecen son bastante interesantes. Afortunadamente, existen herramientas como PDFelement que pueden ayudarte a gestionar fácilmente tus archivos digitales con sólo un par de clics.
