El formulario W-9 es un formulario vinculado a los impuestos que contratistas y trabajadores autónomos tienen que presentar a las empresas. Se requieren sus firmas para que el documento sea oficial. Típicamente, estos son documentos que puedes firmar utilizando un lapicero. Pero, ¿qué pasa si rellenaste un formulario W-9 de manera digital? ¿Se pueden firmar formularios W-9 de manera electrónica?
La respuesta es sí; lo puedes firmas de manera electrónica. Para ello, debes utilizar una herramienta de firma electrónica como Wondershare PDFelement.
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En este artículo
Parte 1. ¿Cuál es la diferencia entre un formulario W-9 firmado y uno no firmado?
Un formulario W-9 es un documento que se utiliza en Estados Unidos para facilitar la información necesaria para un empleo u otros fines que generen ingresos. Supongamos que eres un trabajador autónomo y has llegado a un acuerdo con una empresa. Tienes que enviarles un formulario W-9 para confirmar tu nombre, dirección y número de identificación fiscal (NIF).
¿Estás obligado a firmarlos? En casos como este, donde recibes pagos que debes declarar al Servicio de Impuestos Internos (IRS), sí. La firma significa que la información que has ingresado es correcta. Además, la firma confirma que tú eres quien a rellenado y presentado el formulario y que no es falsificado. Sin tu firma, la empresa no sabrá si pueden confiar o no en la información que has presentado.
Solo para clarificar, no todos deben presentar un formulario W-9. Si recibes más de $600 en un año por parte de una empresa o de forma particular, tienes que presentar el formulario 1099. Para ello, necesitan toda tu información, por lo que te pedirán que presentes un formulario W-9.
Parte 2. ¿Es necesario firmar un formulario W-9 todos los años?
Afortunadamente, no necesitas presentar un formulario W-9 todos los años. Pero existe una condición. La información en el formulario que has presentado no debe cambiarse. Lo que significa que debes tener el mismo nombre legal, dirección y NIF.
Pero ten en cuenta que algunas empresas podrían pedirte que presentes uno cada año. De este modo, ellos pueden asegurar que sus registros se mantienen actualizados.
Claro que si ahora trabajas con una persona o empresa nueva, tendrías que enviarles un formulario nuevo.
Parte 3. ¿Cómo firmar un W9 de manera electrónica?
Para firmar un formulario W-9 de manera electrónica, necesitas una herramienta que pueda abrir el formulario y ofrezca la función de firma electrónica. Wondershare PDFelement es una de las mejores herramientas que puedes utilizar. Aunque es una herramienta PDF, Wondershare PDFelement puede abrir cualquier documento. Además, te ofrece dos formas de firmar tus documentos. Puedes utilizar firmas electrónicas o firmas digitales basadas en certificados.
Parte 3.1. Crear un formulario W-9 firmado utilizando la opción de firma
En la pestaña Comentarios de Wondershare PDFelement, puedes encontrar la función Firma. Es tan sencillo como firmar un documento impreso, pero por vía electrónica. Para firmar formularios W-9 utilizando esta función, sigue estos pasos:
- Abre el formulario W-9 con Wondershare PDFelement.
- Haz clic en Comentar > Firma.
- Selecciona Crear nuevo.
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- Crea tu firma. Puedes elegir entre tres métodos distintos:
- Subir - Esto te permite crear la firma digital perfecta. Busca un papel y fírmalo. Sácale una foto y súbela a PDFelement. Wondershare PDFelement borrará el fondo. Para que el proceso no tenga contratiempos, utiliza papel blanco normal.
- Dibujar - Elige este método si puedes dibujar tu firma perfectamente utilizando un mouse o un lapicero digital.
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- Tipo - Este es el método menos recomendado. Debes escribir tu firma y seleccionar un estilo de letra y un color.
- Haz clic en OK.
- Haz clic en el lugar del PDF donde deseas que aparezca la firma.
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- Guarda el documento.
Parte 3.1. Crea un formulario W-9 firmado utilizando la función Firmar documento:
Supongamos que la empresa te exige que utilices firmas digitales certificadas al firmar electrónicamente los formularios W-9. Esto se hace para añadir una capa adicional de seguridad y garantizar la autenticidad del documento firmado. En este caso, debes utilizar la función Firmar documento de Wondershare PDFelement. Aquí te decimos cómo:
- Abre el formulario W-9 con Wondershare PDFelement.
- Selecciona Proteger > Firmar el documento.
- Haz clic en el lugar del PDF donde deseas que aparezca la firma digital certificada.
- Aparecerá una ventana emergente. Haz clic en Nueva identificación.
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- Elige Quiero crear una nueva identificación digital > Siguiente > Siguiente.
- Introduce tu nombre y dirección de correo electrónico > haz clic en Siguiente.
- Establece la contraseña segura y haz clic en Finalizar.
- Vuelve a la pantalla Firmar documento con la nueva identificación seleccionada automáticamente. Ingresa la contraseña.
- Selecciona Firmar. La firma digital certificada aparecerá en el PDF.
- Guarda el documento firmado.
Parte 4. Recordatorios importantes para firmar formularios W-9
Estas son algunas notas importantes que debes tener en cuenta al firmar los formularios W-9:
Sé preciso
Revisa siempre el formulario W-9 antes de firmarlo. Asegúrate de que tu nombre esté escrito correctamente y de que ha introducido la dirección y el número de identificación fiscal correctos. Tu firma significará que has confirmado que toda la información es correcta. Si se ha detectado un error, puedes estar sujeto a una retención del impuesto sobre la renta. No solo eso, sino que también puedes enfrentarte a problemas legales.
Mantén la seguridad
Los formularios W-9 son documentos importantes que contienen información confidencial. Muestran tu nombre completo, dirección y NIF. Dicho esto, debes asegurarte de que utilizas herramientas seguras al firmar y enviar tus formularios W-9. En la medida de lo posible, evita utilizar herramientas en línea para proteger tus datos. Si no puedes evitarlo, comprueba la reputación del servicio antes de utilizar sus herramientas.
No necesitas presentar un formulario W-9 todos los años
De nuevo, dependiendo de la empresa de la que recibas un pago de 600 $ al año, puede que no necesites presentar un formulario W-9 anualmente. Pero si alguno de los datos importantes ha cambiado, siempre hay que presentar uno nuevo.
Parte 5. Lista de personas que tienen más probabilidades de tener que firmar formularios W-9
Antes de firmar un formulario W-9, es importante preguntarse: "¿Es realmente necesario?" ¿La ley te obliga a presentar un formulario W-9 al solicitante?
Para esclarecer este tema, veamos los distintos grupos de personas que pueden necesitar presentar el formulario W-9 a los solicitantes. He aquí algunos grupos comunes:
Contratistas independientes
Si prestas servicios como contratista independiente o autónomo a empresas, es posible que tengas que presentar un formulario W-9 a las empresas que te contraten. La empresa utiliza la información del formulario W-9 para declarar a IRS los pagos realizados al contratista independiente.
Propietarios únicos
Los empresarios individuales que gestionan sus propios negocios pueden tener que presentar un formulario W-9 a los clientes que les pagan por bienes o servicios. Esto permite al pagador obtener la información de identificación fiscal del empresario individual a efectos de notificación.
Vendedores y proveedores
Si tu trabajo implica el suministro de bienes o servicios a otras empresas, es posible que tengas que presentar un formulario W-9. ¿A quién? A tus clientes o consumidores. Esto le permite al cliente obtener tus datos de identificación fiscal para declarar los pagos efectuados.
Arrendadores
¿Tienes un inmueble que alquilas a una empresa? Si la empresa te paga 600 $ o más en alquiler durante el ejercicio fiscal, necesitarán tu NIF. Por lo tanto, tienes que enviarles un formulario W-9.
Conclusión
¿Se puede firmar un formulario w-9 de manera electrónica? Sí. Pero ten cuidado con la herramienta de firma electrónica que utilices. Tu formulario W-9 contiene información confidencial y debes protegerla.
Puedes utilizar herramientas como Wondershare PDFelement. Permite poner firmas electrónicas o firmas digitales certificadas en los documentos. También puedes utilizar Wondershare PDFelement para enviar directamente el formulario W-9 a la entidad o persona que lo necesite.
