¿Hay que firmar las facturas? ¿Cómo firmar las facturas digitalmente?

¿Cuál es la diferencia entre una factura firmada digitalmente y una sin firmar? Es fácil. Está mejor protegida. Una factura digital firmada se autentica y verifica electrónicamente mediante técnicas criptográficas. Garantiza su autenticidad, integridad y no rechazo. Por lo tanto, es imprescindible que las empresas que utilizan facturas sepan cómo firmar facturas digitales. Aquí te mostramos cómo hacer eso y más.

Antes de continuar, seleccionemos una herramienta de firma electrónica. Recomendamos Wondershare PDFelement porque ofrece dos maneras de firmar documentos. También puedes utilizarlo para firmar documentos sin esfuerzo.

Parte 1. ¿Hay que firmar las facturas?

En primer lugar, ¿qué es una factura? Es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador. Una factura contiene información sobre el vendedor, los servicios o productos vendidos, la cantidad, el precio y el total. Sirve como solicitud formal de pago por parte del comprador y como registro de la transacción para ambas partes.

Si eres un vendedor, ¿es necesario firmar las facturas que le envías a tus clientes? No precisamente. Algunos clientes pagarían aunque la factura que les envíes no esté firmada. Pero no todos los clientes son así.

Tu firma en una factura confirma que el contenido es real. Algunos clientes pueden querer sentir esa seguridad. Dicho esto, sigue siendo mejor firmar las facturas aunque a algunas personas no les importe que no estén firmadas.

Parte 2. ¿Por qué hay que firmar una factura?

En general, la parte responsable de suministrar los bienes o servicios que figuran en la factura es quien debe firmarla. En otras palabras, debe ser el propietario de la empresa o un representante válido de la misma.

Al firmar la factura, reconoces la transacción y verificas la exactitud de la información facilitada. Además, la firma de la factura confirma tu aceptación de las condiciones expuestas. La firma sirve como forma de autenticación, asegurando al comprador que la factura es legítima. Son fiables a efectos de procesamiento de pagos y mantenimiento de registros.

Aquí tienes una lista de razones por las que deberías firmar facturas:

Autenticación: Este es el factor más importante. Tu firma en una factura confirma que tú o tu empresa han suministrado los bienes o servicios indicados en el documento. Añade más autenticidad a la transacción, asegurando al destinatario que la factura es legítima.

Cumplimiento legal: En muchos lugares, una factura firmada tiene peso legal como prueba de transacción. Proporciona documentación que los clientes pueden utilizar en litigios, auditorías o procedimientos judiciales. La firma ayuda a establecer los derechos y obligaciones de ambas partes implicadas.

Mantenimiento de registros: Las facturas firmadas sirven como registros importantes para ambas partes implicadas en la transacción. Proporcionan un historial claro y documentado de los bienes o servicios intercambiados. Además, las facturas contienen los términos acordados y las transacciones financieras asociadas a la relación comercial. Las facturas sin firmar también lo hacen, confirmado. Pero se puede sustituir el documento por otro fabricado. Eso no ocurrirá si las facturas están firmadas.

Seguimiento de los pagos: Las facturas proporcionan un punto de referencia para el seguimiento de los pagos. Incluso si solo hay un elemento en la factura, tener un registro documentado de la transacción puede ayudar a garantizar que los pagos se realizan a tiempo y con precisión. Con una firma en este, puedes estar seguro de que la información que contiene es exacta.

Parte 3. ¿Qué herramientas puedes utilizar para firmar facturas digitalmente?

Puedes elegir entre muchos programas de software de firma electrónica. Algunos de ellos son herramientas en línea, mientras que otros están integrados en otros programas, como las soluciones PDF. Si el programa admite firmas digitales certificadas, mejor, ya que son muy seguras.

Dicho todo esto, Wondershare PDFelement es una de las opciones más sólidas. Esta solución PDF ofrece dos formas de firmar documentos. Puedes utilizar firmas electrónicas ordinarias o firmas digitales certificadas. Pero eso no es todo. Wondershare PDFelement también puede rellenar formularios. Seguro que a tu empresa le resulta útil.

Además, Wondershare PDFelement tiene una Tienda de plantillas. Puedes encontrar plantillas editables para contratos, formularios comerciales, facturas y mucho más. También puedes utilizar Wondershare PDFelement para enviar directamente documentos a tus clientes mediante la función Compartir.

Parte 4. Cómo firmar facturas digitalmente con Wondershare PDFelement

Puedes firmar facturas digitales utilizando las funciones Firma o Certificado de firma digital de Wondershare PDFelement. Como ya se ha dicho, esta última es más segura. Así que debes utilizarlo para documentos de gran importancia.

Aquí tienes guías sobre cómo utilizar ambas funciones:

Parte 4.1. Crea una factura firmada digitalmente con la función de firma

1. Abre la factura digital con Wondershare PDFelement.
2. Ve a la pestaña de Comentar.

3. Haz clic en Firma > Crear.

4. Crea tu firma. Wondershare PDFelement ofrece tres formas de hacerlo:

1. Subir- Sube una imagen de tu firma. En la medida de lo posible, la imagen debe tener un fondo blanco.
2. Dibujar- Dibuja tu firma a mano alzada utilizando el mouse o el lápiz digital.
3. Tipear - Escribe tu firma y, a continuación, estilízala seleccionando un color y un estilo de fuente.

5. Haz clic en OK.
6. Haz clic en el campo de firma de la factura para firmarla digitalmente.

Parte 4.2. Crea una factura firmada con firmas digitales certificadas

1. Abre tu factura digital con Wondershare PDFelement.
2. Ve a la pestaña Proteger .

3. Selecciona Firmar el documento.
4. Haz clic en el lugar del PDF donde deseas que aparezca la firma.

5. En la ventana emergente, haz clic en Nueva identificación.

6. Elige Quiero crear una nueva identificación digital > Siguiente > Siguiente.

7. Introduce la información que desees que tenga la firma digital del certificado. Cuando hayas terminado, haz clic en Siguiente.

8. Selecciona una carpeta de destino para el certificado y establece una contraseña. Haz clic en Finalizar.

9. Vuelve a introducir la contraseña para utilizar la firma.

10. Selecciona Firmar.

11. Guarda la factura firmada.

Parte 5. ¿Cuándo está bien no firmar las facturas?

Como ya se dijo, no estás obligado a firmar las facturas. Pero, ¿cuándo está realmente bien firmarlos o no? A continuación presentamos algunos ejemplos.

Repetición de pedidos

Supongamos que tienes un cliente fiel. Te han encargado servicios o productos muchas veces. Por lo tanto, no es la primera vez que tienes que enviarles una factura. Ya has creado confianza y una relación sólida con este cliente. Así que puedes saltarte la parte de la firma. El cliente seguirá pagándote aunque la factura no esté firmada.

Minitransacciones

Los clientes puede que compren un solo artículo de tu empresa. Aunque así sea, sigue siendo una buena práctica para crear facturas. Pero no es necesario esforzarte y dedicar tiempo a que lo firmes.

Uso interno

En algunos casos, las facturas pueden generarse y procesarse únicamente con fines de registro interno. No son para transacciones externas con terceros. En estos casos, las firmas pueden no ser necesarias.

Condiciones preestablecidas

Supongamos que tú y el cliente han acordado previamente las condiciones de facturación. Por ejemplo, mencionas en un contrato que ambos han firmado. Al ser así, no tienes que firmar las facturas de los productos o servicios vendidos a lo largo de tu acuerdo o asociación.

Conclusión

Aunque no siempre son obligatorias, las facturas firmadas son importantes para las empresas que venden bienes y servicios. Pero ahora que el mundo es mucho más digital, ¿cómo se crea una factura firmada digitalmente? Puedes utilizar cualquier plataforma de firma electrónica.

Sugerimos utilizar Wondershare PDFelement para esta tarea. Ofrece dos formas distintas de firmar documentos. Uno de los métodos utiliza firmas digitales certificadas, lo que añade más seguridad. Además, Wondershare PDFelement ofrece plantillas para crear facturas. Así que esta opción tiene mucho sentido. Es muy fácil de usar y también accesible.