Aprende qué es una firma electrónica, qué tipos de firmas existen, cuáles son los aspectos legales que las rigen y cómo firmar PDF electrónicamente.
La inmediatez y la seguridad de las transacciones electrónicas ha revolucionado las formas de relacionarse con los clientes o la administración. Junto a ello, la firma electrónica se ha convertido en la manera más eficiente de ahorrar tiempo a la hora de legalizar cualquier tipo de documento legal. Una forma sencilla de formalizar cualquier tipo de transacción desde el lugar en el que te encuentres. ¿Conoces todas las formas para firmar digitalmente? ¿Sabes cómo firmar electrónicamente un PDF? Aquí te enseñamos todo lo que debes saber sobre firmar PDF con firma electrónica.
En este artículo
¿Qué es una firma electrónica?
Definición y características principales de una firma electrónica
Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento electrónico que ha sido validado por alguna autoridad de verificación y certificación. La firma electrónica permite identificar al firmante de manera segura, certificar que el documento firmado no ha sido alterado y evitar su repudio, es decir que el firmante se niegue a reconocer haber firmado el documento.
Dos de sus características más importantes son la privacidad y la usabilidad o accesibilidad. Deben de elegirse proveedores de datos fiables y deben de utilizarse plataformas sencillas e intuitivas para posibilitar que todo tipo de gente pueda utilizarla.
La firma electrónica tiene la misma validez que una firma manuscrita siempre que cumpla con aquellos requisitos establecidos por el país donde se use. Es decir que haya sido acreditado por un proveedor de servicios original y que cuente con unos certificados digitales válidos.
Tipos de firma electrónica según el Reglamento eIDAS
Está regulado a nivel nacional u europeo de manera precisa dado que aquellas firmas electrónicas verificadas tienen la misma validez jurídica que una manuscrita.
El Reglamento eIDAS de la Unión Europea, plenamente válido en España, es el que recoge las cuestiones básicas en la materia y establece los requisitos que deben regir su utilización.
El reglamento recoge los 3 tipos principales de firma electrónica: La firma electrónica simple que identifica la identidad de la persona que firma y es por lo tanto la más segura; la firma electrónica cualificada que además de permitir detectar la identidad del que firma también rastrea cualquier cambio realizado en el documento con posterioridad a la firma. La firma electrónica avanzada que además de reconocer al firmante, también impide cualquier modificación del documento una vez firmado. Además establece como requisitos para la aceptación de los diferentes tipos de firma electrónica, el permitir que se identifique al firmante, estar vinculada con los datos firmados y haberse creado por el firmante con datos específicos que dan seguridad y confianza, garantizando su control exclusivo.
Regulaciones y normativas internacionales de las firmas electrónicas
En España, la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica es la ley pionera en la materia junto con otra larga lista de leyes que matizan y completan el ámbito legal de la firma electrónica. Entre ellas: La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que establece el uso de la firma electrónica en los trámites con la administración; La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de Diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que incluye preceptos como la obligatoriedad de mantener la confidencialidad de los datos; o la Ley 6/2020 de 11 de noviembre que armoniza la legislación española con la europea, eliminando irregularidades y equiparando diferentes aspectos, como las sanciones por incumplimiento..
En otros países también se han desarrollado legislaciones específicas: Por ejemplo, en México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) es la clave en la materia; y en Argentina habría que citar la Ley 25.506.
Ventajas de las firmas electrónicas
Las ventajas de utilizar una firma electrónica para legalizar todo tipo de documentos oficiales son múltiples:
El principal beneficio es la seguridad. La avanzada tecnología de cifrado que está en la base de los modernos sistemas de firma digital, hace casi imposible que la firma pueda ser falsificada. Así mismo, dejan constancia de cualquier modificación que se haya realizado en el documento después de la firma.
Se trata de un método rápido dado que podemos firmar documentos PDF o firmar electrónicamente PDF en cualquier lugar siempre que dispongamos de conexión a internet. Al no necesitar acudir presencialmente a ningún lugar, se ahorra tiempo y se aceleran los procesos tradicionales que de otra forma podrían durar días. Sobre todo, en el caso de que existan diversos firmantes localizados en lugares diferentes.
Se trata de un método altamente sostenible y que contribuye a reducir la huella ecológica de nuestras acciones. Reduce al evitar escanear e imprimir los documentos el consumo de papel y tinta, pero también el de envío de documentos.
Por último, es un sistema que mejora la eficiencia operativa de todos los procesos administrativos y empresariales. Facilita la gestión y seguimiento de toda la documentación, agiliza los acuerdos y minimiza los errores. Permite una mejor organización y una mayor accesibilidad a la información que está guardada en formato digital.
Tipos de firmas electrónicas para firmar PDF
Las firmas electrónicas han transformado la forma en que gestionamos documentos y transacciones digitales, ofreciendo soluciones que varían en términos de seguridad y conveniencia. Desde las firmas avanzadas y cualificadas bajo el reglamento eIDAS hasta métodos más simples como el garabato manual, cada tipo de firma electrónica tiene su lugar dependiendo de las necesidades y requisitos específicos del contexto en que se utilizan. La adopción de tecnologías como SMS OTP, correo electrónico OTP y firmas biométricas también muestra un avance continuo hacia métodos más seguros y accesibles para la autenticación digital. Plataformas como FranceConnect ejemplifican cómo los gobiernos pueden integrar estos métodos para proporcionar acceso eficiente y seguro a servicios diversos.
Entre los diferentes tipos de firma electronica podemos señalar:
- eIDAS avanzado vinculado a la persona firmante y a los datos firmados por lo que cualquier modificación en el documento firmado queda registrado y es rastreable.
- eIDAS cualificado es el nivel más elevado del reglamento. Se crea mediante un dispositivo específico y en base al certificado cualificado para firmas electrónicas. Tiene el mismo valor legal que cualquier firma manuscrita. Perfectas para documentos financieros y legales que requieran seguridad y protección.
- SMS OTP (One-Time Password) es una forma de firmar un PDF en la que se recibe un código único en un dispositivo móvil previamente registrado y que se debe utilizar para validar la firma del documento. Se trata de una capa más de seguridad.
- Enviar un OTP es un método similar en el que el código se envía a través del correo electrónico. Menos seguro que el anterior es útil cuando no se tiene acceso al móvil.
- Garabato manual: Este tipo de firma en realidad recoge la firma manual en un dispositivo táctil. Se trata de un método que puede ser fácilmente falsificado.
- Firma manuscrita: Es la firma que se ha realizado en un documento físico que posteriormente ha sido digitalizado para posibilitar su uso digital. No recomendable para documentos sensibles.
- Firma biométrica, utiliza las características físicas del que firma como huellas dactilares, escaneo de iris o reconocimiento facial como método de autentificación.
- FranceConnect es una plataforma desarrollada por el gobierno Frances para la autentificación e identificación segura. Integra diversos métodos de validación y es útil para la administración pública y las relaciones de los ciudadanos con ella.
Tabla comparativa de los diferentes tipos de firma electrónica
| Tipos de firma | Características | Ideal para usar en |
| Firma electrónica simple |
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| Firma electrónica avanzada |
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| Firma electrónica cualificada |
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| Firma biomética |
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| Firma SMS OTP |
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| Firma por correo electrónico a OTP |
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| Garabato manual |
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| Firma manuscrita digitalizada |
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| FranceConnect |
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¿Cómo firmar electrónicamente PDF con PDFelement?
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Para firmar PDF electrónicamente, solo tienes que seguir estos pasos:
Paso 1. Añade destinatarios y organiza el orden de firma
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Paso 2. Crea campos para firmantes en el PDF
Inserta en el documento los campos que los firmantes deben completar o firmar, asegurando una experiencia clara y organizada.
Paso 3. Envía el documento y realiza seguimiento
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