La firma digital de documentos se ha convertido en el estándar actual. Gracias a herramientas como Wondershare PDFelement, ya no es necesario el papel, el bolígrafo ni la presencia física para formalizar un contrato. Para acuerdos legales y documentos oficiales, la firma basada en certificados es la opción más segura y fiable, consolidándose como el método preferido por empresas y profesionales en todo el mundo.
Para implementar este nivel de seguridad, es fundamental contar con una solución robusta de gestión de certificados PDF. Wondershare PDFelement destaca como la herramienta líder en firmas electrónicas, permitiéndote no solo aplicar rúbricas manuscritas y certificados digitales propios, sino también gestionar y recopilar firmas de terceros de forma eficiente.
A continuación, exploraremos cómo sus funciones avanzadas pueden optimizar por completo tu flujo de trabajo.
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En este artículo
¿Qué es una firma digital con certificado en un PDF?
Una firma basada en certificado (firma digital con certificado) es un tipo de firma en PDF que se apoya en un certificado digital emitido por una autoridad certificadora (CA). Su objetivo es doble: confirmar quién firma (autenticidad) y demostrar que el documento no se ha modificado desde la firma (integridad). Por eso se usa a menudo en contratos, acuerdos legales y documentos empresariales sensibles.
Qué aporta una firma de certificado en PDF
- Autenticidad: ayuda a verificar la identidad del firmante.
- Integridad: detecta cambios en el PDF después de firmar.
- Confianza: el certificado está respaldado por una entidad certificadora (CA).
Qué incluye un certificado digital y para qué sirve
| Elemento del certificado | Para qué sirve | Qué ocurre si falta o no coincide |
| Clave pública del firmante | Permite validar la firma digital | La verificación falla o marca la firma como no válida |
| Datos de identidad | Indica quién es el firmante | No se puede confirmar la identidad de forma fiable |
| Firma digital de la CA | Acredita que el certificado es de una entidad confiable | El certificado no inspira confianza o se considera inválido |
Cómo se verifica una firma digital en PDF (pasos básicos)
- El PDF incluye una firma digital vinculada a un certificado.
- El visor comprueba que el certificado es válido y está respaldado por una CA.
- Se valida que la firma corresponde al contenido actual del PDF:
- Si el documento cambió después de firmar, se rompe la integridad y la firma puede aparecer como inválida.
- Si los datos del certificado no cuadran, la firma puede considerarse no confiable o falsa.
Firma digital con certificado vs. firma electrónica: ¿cuál usar?
No todas las firmas sirven para lo mismo. En la práctica, la elección depende del tipo de documento y del nivel de seguridad que necesitas: una firma basada en certificado se usa cuando importa la verificación y la integridad, mientras que una firma electrónica suele bastar para trámites sencillos o documentos de baja criticidad.
| Aspecto | Firma basada en certificado | Firma electrónica (simple) |
| Mejor para | Contratos, acuerdos legales, documentos sensibles | Autorizaciones simples, documentos informales, trámites rápidos |
| Seguridad y verificación | Alta: permite verificar identidad e integridad | Básica: suele ser una representación de la firma |
| Valor probatorio / formalidad | Más adecuada para flujos profesionales | Adecuada para casos de baja exigencia |
| Cuando el documento se imprimirá | No aporta el mismo valor (el certificado no se “imprime”) | Suele ser suficiente si el destino final es papel |
Usa firma basada en certificado si:
- el documento es formal (contrato, acuerdo, compromiso legal)
- necesitas verificación del firmante y evidencia de que el PDF no se ha modificado
Usa firma electrónica si:
- es un documento simple (por ejemplo, una carta de autorización)
- el objetivo es firmar rápido y probablemente imprimirlo
La mejor herramienta para firmar PDF con firmas de certificado
Wondershare PDFelement ofrece un flujo completo para firmar PDFs y recopilar firmas sin imprimir, sin fax y sin escanear. Puedes firmar tú mismo con firma basada en certificado (digital ID) o enviar solicitudes de firma a varias personas a la vez para que firmen desde un enlace por correo electrónico.
Además, el sistema permite seguir el estado (visto/firmado) y recibir notificaciones, lo que ayuda a avanzar en el proceso en cuanto todos los firmantes han completado la firma.
En cuanto a seguridad y cumplimiento, Wondershare indica que su solución de eSign “se alinea” con marcos y estándares como E-Sign Act, ISO 27001, HIPAA, GDPR y otros estándares relacionados (PDS2, SWIFT, CMMC, NITES).
- Firmar un PDF con firma basada en certificado.
- Crear y gestionar un digital ID para firmas basadas en certificado.
- Enviar documentos para firma a varios firmantes y recopilar firmas.
- Firmar desde un enlace por correo electrónico (según el flujo de solicitud de firma).
- Recibir notificaciones y consultar el estado del documento enviado a firma.
- Cumplimiento/estándares: E-Sign Act, ISO 27001, HIPAA, GDPR, PDS2, SWIFT, CMMC, NITES.
| Necesidad | Qué permite hacer | Para qué sirve en la práctica |
| Firmar con certificado | Firmar PDFs con firma basada en certificado (digital ID) | Útil en documentos formales donde importa la verificación |
| Crear identidad digital | Crear (y gestionar) un digital ID para firmar | Estandariza tu firma certificada en el flujo de trabajo |
| Recopilar firmas | Enviar el PDF a uno o varios firmantes por email/enlace | Evita imprimir y acelera aprobaciones |
| Seguimiento y avisos | Ver estado y recibir notificaciones (visto/firmado) | Reduce esperas y facilita el control del proceso |
Paso a paso: firmar un PDF con tu certificado digital con PDFelement
La función de firma electrónica de Wondershare PDFelement ya era excelente antes. Pero ahora tiene aún más funciones, lo que lo convierte en una herramienta de firma verdaderamente sorprendente. Permítenos enseñarte a usar estas funciones.
Los pasos a continuación muestran cómo crear, aplicar y administrar firmas basadas en certificado de manera segura usando PDFelement.
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Firmar un PDF con firmas de certificado autofirmadas
Paso 1Acceso a la herramienta de firma
Abre Wondershare PDFelement y el PDF que necesitas firmar. Haz clic en Proteger > Firmar documento.
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Paso 2Ubicación de la firma
Haz clic en el área del PDF donde deseas que aparezca tu firma de certificado.
Paso 3Selección de ID digital
Selecciona tu identificación digital, introduce la contraseña de la identificación digital y después haz clic en Firmar. Si no tienes una identificación digital guardada, procede al siguiente paso.
Paso 4Creación de una nueva identidad
Haz clic en Nueva ID > Quiero crear una nueva ID digital > Siguiente.
Paso 5Almacenamiento del certificado
Selecciona entre un archivo de identificación digital PKCS#12 y el almacén de certificados de Windows.
Paso 6Información del firmante
Introduce tu nombre, dirección de correo electrónico y los datos opcionales de la organización.
Paso 7Configuración de seguridad
Asigna un nombre de archivo y contraseña a la identificación digital, luego haz clic en Finalizar.
Paso 8Finalización de la firma
Selecciona la nueva identificación digital y haz clic en Firmar.
Cómo firmar un PDF que te enviaron para firmar
Otros usuarios pueden enviarte solicitudes de firma. Así es como puedes firmarlas.
Método 1: desde la aplicación de escritorio
Mientras hayas iniciado sesión con tu ID de Wondershare, puedes ver y firmar acuerdos etiquetados como “Esperando por mí” directamente en Wondershare PDFelement.
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Paso 1Acceso a documentos pendientes
Haz clic en Acuerdo en el panel izquierdo y abre el documento etiquetado como “Esperando por mí”.
Paso 2Localización del campo de firma
Haz clic en la etiqueta Firmar para localizar el campo de la firma.
Paso 3Creación y aplicación de la firma
Crea tu firma cargando, escribiendo o dibujándola, luego haz clic en OK > Clic para firmar > Siguiente.
Método 2: desde un enlace por correo electrónico
También puedes firmar PDF utilizando el enlace de correo electrónico que te envían cuando se solicita una firma.
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Paso 1Apertura desde la notificación
Abre la notificación por correo electrónico y haz clic en Firmar el documento.
Paso 2Aceptación de términos legales
Acepta el EULA y la Política de Privacidad y haz clic en Continuar.
Paso 3Generación y guardado de firma
Haz clic en el campo de Firma/Inicial, crea o selecciona tu firma y haz clic en Guardar.
Cómo solicitar y recopilar firmas en PDFelement
Wondershare PDFelement te permite recopilar firmas de certificado de manera eficiente enviando PDF a múltiples personas a la vez.
También te notifica cuando los destinatarios ven o firman los documentos, permitiéndote tomar acciones de seguimiento oportunas.
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Paso 1
Abre el PDF con Wondershare PDFelement y haz clic en Proteger > Solicitar firma electrónica.
Paso 2Configuración de destinatarios y recordatorios
Introduce los correos electrónicos de los destinatarios, establece el orden de firma y recordatorios, luego haz clic en Siguiente.
Paso 3Asignación de campos y envío
Arrastra y suelta los campos de firma y haz clic en Enviar.
Cómo firmar un PDF con certificado digital en Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro DC permite a los usuarios agregar certificados digitales a archivos PDF. Para ello, necesitarás una imagen de tu firma en formato PDF y crear una identificación digital.
Una identificación digital contiene una clave privada y un certificado con una clave pública. El programa utiliza la clave privada para generar una firma basada en certificado, que actúa como una credencial automática para verificar el documento cuando los destinatarios lo abren.
Conseguir o crear un ID digital (certificado) para firmar
Paso 1Acceso a la configuración de firmas
En Adobe Acrobat, ve a Editar > Preferencias > Firmas. En la sección Identificadores y certificados de confianza, haz clic en el botón Más.
Paso 2Creación de la nueva ID Digital
Selecciona Identificaciones digitales > Agregar identificación. Elige la opción Una nueva identificación digital que quiero crear ahora, haz clic en Siguiente y selecciona la ubicación donde deseas guardarla.
Paso 3Registro de datos y seguridad
Ingresa tu información personal (nombre, organización y correo). Luego, establece una contraseña segura para proteger tu identidad digital y haz clic en Finalizar.
Configurar la apariencia de la firma digital (opcional)
Paso 1Personalización del estilo visual
Regresa a Editar > Preferencias > Firmas. En Creación y apariencia, haz clic en Más y luego selecciona Nuevo para crear un estilo personalizado.
Paso 2Importación de firma y configuración
Asigna un título a la apariencia. En Configurar gráficos, selecciona Gráfico importado para cargar el PDF de tu firma. En Configurar texto, marca los elementos (nombre, fecha, logo) que deseas que se visualicen.
Paso a paso: firmar el PDF con certificado en Acrobat
Paso 1Activación de la herramienta Certificados
Abre tu PDF y dirígete a Herramientas > Certificados. Haz clic en Firmar digitalmente y arrastra el puntero para crear el recuadro donde aparecerá tu firma.
Paso 2Selección de identidad y aplicación
Elige tu identificación digital y la apariencia creada anteriormente. Si lo deseas, marca Bloquear documento después de firmar para mayor seguridad.
Paso 3Validación y guardado final
Introduce la contraseña de tu ID digital, haz clic en Firmar y guarda el documento procesado en tu computadora para finalizar el proceso.
Conclusión
Las herramientas de firma de certificados para PDF son esenciales para cualquier negocio. Es imprescindible firmar contratos y otros documentos formales con firmas basadas en certificados. Además, el PDF es el tipo de archivo preferido para documentos profesionales. Dicho esto, obtienes un valor increíble de Wondershare PDFelement. Es una de las mejores herramientas para PDF y cuenta con una potente función de firma electrónica.
Las firmas basadas en certificados no solo firman archivos PDF, sino que también aseguran documentos, verifican identidades y protegen la integridad de los archivos durante todo el proceso de firma. Las firmas de certificados cumplen con altos estándares de seguridad, así que puedes estar seguro de que tus documentos están protegidos. Y Wondershare PDFelement te permite tanto firmar archivos PDF como recopilar firmas. Es demasiado bueno como para dejarlo pasar.
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