Los 6 Mejores Programas Gratuitos de Gestión de Documentos en la Nube que Debes Probar

La gestión de documentos en la nube se ha hecho muy popular estos días entre los particulares y las empresas. Todo ello gracias a que, el programa lo suaviza todo en el ámbito de la gestión de documentos, donde puedes acceder y organizar los archivos desde el almacenamiento en la nube. Con una gran cantidad de programas de gestión de documentos en la nube en el mercado, puede ser difícil elegir, pero, este artículo ha hecho toda la investigación por ti y te presentaremos 6 de los mejores del mercado.

Elige el Programa de Gestión de Documentos en la Nube Adecuado

1. Zoho Docs

Zoho Docs admite la gestión de datos en la nube. También fomenta el intercambio de documentos y fotos, y ofrece un chat instantáneo que fomenta las discusiones sobre un documento entre los usuarios. Funciona bien con iCloud, SaaS, la web, Android y dispositivos iOS. Ofrece controles de acceso para evitar cambios no autorizados en los documentos y admite la conversión de documentos, la gestión de formularios y la indexación de documentos.

Pros:

• Tiene todas las características esenciales de Documentos de Google, y puede integrar muchas plataformas con él.

Contras:

• Aunque tiene las características de Documentos de Google, no funciona bien como Documentos de Google, lo que lo hace desfavorable.

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2. Adamero Content Central

Adamero es una herramienta fácil de usar que ayuda a almacenar y organizar documentos rápidamente en el almacenamiento en la nube. Permite a organizar los archivos en un solo lugar. Por ejemplo, puedes organizar recibos, contratos y diferentes tipos de documentos digitales con la ayuda de la Adamero Content Central. Los archivos recién añadidos se etiquetan, se convierten en PDF con capacidad de búsqueda y se envían a los centros de almacenamiento o carpetas correspondientes. Si necesitas crear archivos desde cero, las plantillas de creación y el editor son muy fáciles de implementar.

Pros:

• Puedes organizar fácilmente los archivos desde dispositivos compatibles con la web.

Contras:

• El programa no admite la manipulación de PDF dentro de la aplicación.
• Aunque guarda los archivos en la nube, no admite la realización de copias de seguridad automáticas ni la restauración de los datos.

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3. Eisen Vault

Eisen Vault es un programa de gestión de documentos basado en la nube que es empleado por la mayoría de las industrias para gestionar documentos esenciales en las operaciones diarias. Ayuda a almacenar documentos tanto en formato digital como físico. Otras características de este programa incluyen el ensamblaje de documentos, la compartición o entrega de documentos, la conversión de documentos y la indexación de documentos. La aplicación es compatible con la manipulación de archivos dentro del programa donde se puede convertir diferentes archivos PDF o documentos en PDF.

Pros:

• Está basado en la web o se puede acceder a él a través de una aplicación instalada en los dispositivos móviles.
• Es compatible con los dispositivos móviles, lo que facilita la gestión de tus datos en cualquier lugar.

Contras:

• Es sólo una aplicación web y móvil, no hay versión para escritorio.

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La Mejor Solución de Programa de Gestión de Documentos en la Nube

PDFelement para Negocios es una herramienta de gestión de documentos muy potente que soporta el control y la modificación de los archivos y que está ganando rápidamente el reconocimiento como la mejor del momento. Viene con grandes características que son esenciales para las operaciones de negocios.

Por ejemplo, puedes convertir diferentes archivos como Excel y Word a PDF para que no tengas que volver a crear documentos. La herramienta tiene un excelente OCR que facilita la conversión de documentos escaneados y la búsqueda de archivos PDF en más de 20 idiomas. Puede combinar diferentes archivos en un solo documento, y puede ayudarte a dividir archivos en documentos individuales. Ofrece protección de documentos al permitir el uso de contraseñas cifradas digitalmente. Por último, ofrece funciones de edición de datos para que puedas resaltar, añadir notas, sellos y otras anotaciones a tu documento. Bien, es el momento de elegir. Sólo tienes que elegir y disfrutar de la revolución de la nube.

4. SharePoint

La gestión de documentos de SharePoint es una herramienta que se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para apoyar un progreso continuo que incluye la creación y el intercambio de contenidos dentro de una institución. La gestión de documentos de SharePoint satisface las necesidades de documentos de la organización ofreciendo varios servicios. Por ejemplo, ayuda a almacenar, organizar y localizar materiales empresariales importantes. También garantiza la coherencia de los registros. Además, ayuda a gestionar los metadatos de los documentos.

También ayuda a proteger los documentos de usuarios no autorizados, y garantiza la coherencia de los flujos de trabajo empresariales mostrando cómo se manejan los documentos. Dispone de configuraciones reutilizables que describen los comportamientos compartidos de un determinado documento, lo que permite gestionar, organizar y controlar el contenido de forma coherente. Además, SharePoint ayuda a crear sitios para crear, utilizar y almacenar decenas de documentos. Los sitios diseñados tienen características específicas de gestión de documentos que ayudan a realizar y registrar los cambios en un documento existente. Esta herramienta también permite hacer un seguimiento de los cambios en un documento o, mejor dicho, permite saber quién ha añadido o editado el contenido de un determinado documento.

Los siguientes consejos son esenciales para sacar el máximo partido a la gestión de documentos de SharePoint:

•   Desarrolla un plan para una forma eficaz de organizar tu información. El plan debe tener en cuenta la cultura de la empresa, la forma en que las personas colaboran, toman decisiones y realizan sus actividades.
•   Asegúrate de que, los empleados reciben la formación adecuada sobre cómo utilizar el programa y las estrategias, teniendo en cuenta que, la formación de los empleados es fundamental para cualquier sistema de gestión de documentos.
• Utiliza todas las funciones de tu programa. Es necesario entender todas las características y cómo pueden simplificar las cosas en tu organización.
•    Asegúrate de que, los propietarios de los contenidos tienen responsabilidades en la gestión de los mismos. Conoce a las personas que crean y trabajan con la información y determina las funciones en los ciclos de vida de los documentos.
• Asegúrate de que, tus empleados o todos los usuarios del programa estén en la misma página en cuanto a cómo los departamentos colaboran y comparten documentos.

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5. PaperPort Pro

PaperPort Pro permite realizar muchas tareas de gestión de documentos basadas en la nube desde el programa. Ofrece una copia de seguridad segura en la nube, y los datos se pueden gestionar desde el almacenamiento en la nube. Ofrece la posibilidad de convertir documentos a PDF, y se puede elegir una combinación de OCR y conversión a PDF mientras se almacenan los documentos en carpetas. Permite especificar los permisos de seguridad a los empleados, garantizando así la seguridad de los documentos.

Pros:

• Se puede utilizar la cámara del teléfono para subir un documento a la aplicación.
• Proporciona herramientas para proteger incluso, los archivos más confidenciales de tu empresa.

Contras:

• No tiene integración con CRM.

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6. FileCenter Pro

El FileCenter Pro es un programa fácil de usar e instalar que soporta la gestión de documentos en la nube, almacenando y rastreando los documentos en la nube. Permite etiquetar, categorizar y archivar los datos electrónicos, así como preparar correctamente los archivos en papel. Al instalar el programa, el programa te guía para transferir los archivos a la biblioteca. Además, el almacenamiento en la nube y las copias de seguridad se configuran en este momento. Ofrece la posibilidad de escanear documentos directamente desde el programa ahorrando así tiempo.

Pros:

• Las capacidades de OCR incorporadas te ayudan a escanear documentos.

Contras:

• No hay controles de flujo de trabajo o de versión, lo que hace que, el uso del programa sea engorroso.

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