¿Cómo hacer archivos PDF accesibles? Cuidar y compartir para todos

¿Cómo hacer archivos PDF accesibles? Pero, ¿qué son los PDF accesibles, qué significan y cómo se puede hacer un PDF accesible? ¿Cuáles son las ventajas de crear PDF accesibles? Y ¿cómo pueden afectar positivamente a tu negocio o a tus relaciones personales con los demás? Este artículo está dedicado a aprender a crear un PDF accesible y lo que podría significar tanto para ti como para los demás. Empecemos por lo básico antes de entrar en la mecánica de la creación de PDF accesibles. ¿Listo? ¡Acceso concedido!

Parte 1. Panorama general del PDF accesible

¿Qué es un PDF accesible?

¿Qué significa que un PDF sea accesible? ¿Significa eso que otros archivos PDF NO son accesibles? En realidad, no. El significado de accesibilidad en este contexto es que un archivo PDF es compatible con herramientas de accesibilidad para personas con capacidades diferentes. Por ejemplo, una persona con discapacidad visual puede necesitar que el PDF se lea en voz alta con una herramienta de conversión de texto a voz (TTS) o un lector Braille. Por lo tanto, el PDF tiene que prestarse a estos casos de uso para ser considerado un "PDF accesible".

Características de un PDF accesible

Esta sección habla de los criterios básicos de elegibilidad para que un archivo PDF pueda denominarse "accesible". Puede que te sorprenda, pero a pesar de que los PDF son el modo preferido de compartir documentos, no todos ellos se crean igual. Aquí tienes lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en la accesibilidad de los PDF:

• Debe ser compatible con herramientas de accesibilidad como lectores de pantalla y software TTS.
• Debe contener etiquetas y árboles de etiquetas para representar con precisión la estructura del documento.
• Cumplimiento de estándares como WCAG, Sección 508, PDF/UA, HHS, etc.
• Compatibilidad con lectores Braille actualizables.

Las etiquetas son una parte importante de un PDF accesible, pero es solamente el punto de partida para crear PDF accesibles. Hay muchas más cosas que intervienen en el proceso, y por eso existen estándares de cumplimiento como los mencionados en los puntos anteriores. Sin embargo, para el no entendido, ¿hay realmente alguna diferencia en su aspecto? ¿Cuáles son las diferencias? Veamos estos aspectos a continuación.

Diferencias entre un PDF y un PDF accesible

La principal diferencia entre un PDF normal y un PDF accesible es que este último puede utilizarse junto con herramientas de accesibilidad. Por ejemplo, lectores de pantalla y software TTS para discapacitados visuales, etc. Otra diferencia importante es que un PDF accesible siempre constará de componentes editables. Eso significa que las fotos convertidas a PDF o los archivos PDF escaneados no son accesibles porque el contenido no se puede editar, como el texto y otros elementos individuales. En este caso, cada página será una imagen, lo que hace que el PDF sea inaccesible para las herramientas especiales mencionadas. La tercera diferencia son las etiquetas. Verás que los PDF accesibles tienen etiquetas y árboles de etiquetas que ayudan a organizar el contenido y lo hacen reconocible para herramientas de tecnología de asistencia como lectores de pantalla, etc.

¿Qué aspecto tiene un PDF accesible?

Entonces, ¿hay alguna diferencia entre un PDF normal y un PDF accesible en cuanto al aspecto del archivo? Bueno, sí y no. Para el ojo inexperto, todos los PDF tienen el mismo aspecto. Solo cuando se mira un poco más de cerca se ven las diferencias. Para ser más precisos, no habrá diferencias visibles. El texto, las imágenes y el resto del contenido tendrán el mismo aspecto en cualquier dispositivo. Además, no hay ningún indicador en los metadatos que pueda decir a un profano si un PDF es accesible o no. Sin embargo, si se sabe qué buscar, como etiquetas, capacidad de edición, etc., se puede notar la diferencia. Esto nos lleva a diferentes formas de comprobar y verificar si un PDF es, efectivamente, accesible o no.

Parte 2. ¿Cómo comprobar y verificar un PDF accesible?

Una prueba sencilla (no de confirmación total) de que un PDF puede ser accesible es intentar seleccionar una parte del texto. Si se puede seleccionar, existe la posibilidad de que el archivo sea accesible. Pero, como ya se ha dicho, no es una prueba de confirmación total. Otra forma de comprobarlo es ver si hay etiquetas. Como ya se ha señalado, este es el punto de partida para crear PDF accesibles, pero también ayuda a identificarlos. La mejor manera, sin embargo, es conseguir una herramienta validadora de PDF, que puede confirmar si un PDF es accesible o no; y lo que es más importante, si se puede acceder a él mediante tecnologías de asistencia. También te mostrará si el archivo cumple las normas globales de accesibilidad que hemos mencionado antes.

Parte 3. ¿Cómo hacer PDF accesibles con Acrobat Pro?

Si te preguntas cómo hacer que un PDF sea accesible, Adobe Acrobat Pro DC te lo pone súper fácil. Hay una función especial en el Asistente para acciones que puede hacerlo rápidamente y sin errores. Como tal, es una herramienta muy fiable para crear PDF accesibles, y puedes procesar archivos grandes muy fácilmente de esta manera. Veamos el proceso exacto, que solamente implica unos sencillos pasos.

1. Ve a la sección Herramientas y selecciona Asistente para acciones

2. Aparecerá una lista de acciones en el panel lateral de la derecha.

3. Elige un archivo que quieras hacer accesible; se pueden importar documentos adicionales utilizando la opción Añadir Archivos

4. Haz clic en el botón Iniciar para iniciar el proceso

5. Sigue las instrucciones en pantalla para convertir tu(s) PDF(s) en PDF(s) accesible(s)

¿Cómo comprobar la accesibilidad de los PDF en Adobe Acrobat DC?

No solo puedes convertir un PDF en un PDF accesible, sino que también puedes validar o verificar si un archivo concreto es, de hecho, accesible.

1. Dirígete a Herramientas → Accesibilidad

2. Cuando veas la barra de herramientas Accesibilidad, selecciona Comprobación completa/Comprobación de accesibilidad

3. En este punto verás la ventana Opciones: elige si necesitas los resultados como archivo HTML o adjuntarlos como archivo al documento principal

4. Elige un rango de páginas concreto si es necesario y elige las Opciones de comprobación que necesites

5. Cuando pulses el botón Iniciar comprobación, comenzará el proceso: se mostrarán los resultados para que puedas ver qué reglas fallidas deben corregirse.

¿Se puede reparar un PDF accesible roto?

Durante el proceso de comprobación descrito anteriormente, te mostrará qué comprobaciones concretas han fallado. Puedes utilizar opciones como corregir, omitir regla, explicar y comprobar de nuevo para revisar y corregir cada problema detectado. Entre las correcciones más comunes se incluyen la eliminación de la contraseña de seguridad que impide el acceso a las herramientas de tecnología de asistencia, la realización de OCR para convertir archivos escaneados en editables, la corrección del orden de las etiquetas para reflejar con precisión la secuencia de lectura del contenido, el idioma del documento (PDFelementpuedes traducir el contenido a otro idioma para resolver este problema), el título del documento, etc. Como puedes ver, hay soluciones para cada uno de estos problemas, lo que significa que puedes convertir fácilmente cualquier documento que desees en un documento compatible con las WCAG que funcione a la perfección con las herramientas de tecnología de asistencia.

Reflexiones finales

En la actual era electrónica de la información, casi toda la información está disponible online o digitalmente en PDF y formatos relacionados. Por ese motivo, se ha desarrollado el estándar PDF/UA, no simplemente para ayudar a los usuarios de tecnologías de asistencia, sino también para hacer que los PDF sean adecuados para el archivado y la recuperación de información. El uso de herramientas como Adobe Acrobat Pro DC o PDFelement Pro te proporcionará formas eficientes de cómo hacer PDF accesibles a partir de documentos creados normalmente. También dispondrás de herramientas para convertir otros tipos de archivos a PDF y hacerlos accesibles a las tecnologías de asistencia que surgen constantemente. Los propios estándares de cumplimiento están en un estado de evolución, y disponer de las herramientas adecuadas, como PDFelement, te dará un control total sobre tus flujos de trabajo en PDF. Ahora que sabes cómo crear un PDF accesible y conoces las herramientas de creación y validación, así como el OCR y otras tecnologías que te ayudarán en este proceso, puedes estar seguro de responder a la pregunta si alguien te pregunta: "¿cómo hacer un PDF accesible?"