Formulario W-2 del IRS: instrucciones sobre cómo completarlo

Todos los empleadores que paguen salarios, incluidos los pagos que no sean en efectivo de $600 o más, de los cuales se retuvo el impuesto del Seguro Social o de Medicare, deben presentar el Formulario de declaración de impuestos y salarios o el Formulario W-2 por el trabajo realizado por un empleado.

La mejor solución para completar el formulario W-2 del IRS

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Instrucciones sobre cómo completar el formulario W-2 del IRS

El formulario W-2 tiene varias partes. Asegúrate de que toda la escritura sea legible. Envía la Copia A a la SSA; Copia 1, si es necesario, a tu departamento de impuestos local, municipal o estatal; y copia B, C y 2 a tu empleado. Guarda la Copia D y una Copia de W-3 con los registros durante 4 años.

Paso 1: Inicia PDFelement. Arrastra y suelta el formulario PDF en este programa para activar el proceso de llenado de formularios.

Paso 2: Ingresa toda la información en el formulario W-2 usando tinta negra en fuente courier de 12 puntos. La copia A es leída por una máquina y, por lo tanto, debes escribir claramente sin hacer correcciones y ninguna entrada debe exceder el tamaño del cuadro. Los datos completados a mano, en letra de imprenta o cursiva o con otros colores no pueden ser leídos por máquinas.

Paso 3: Haz todas las entradas en dólares en la Copia A sin el signo de dólar ni la coma, pero con el punto decimal.

Paso 4: Si una casilla no se aplica a ti, déjala en blanco.

Paso 5: Copia completa A del formulario W-2 con el formulario W-3 a la SSA incluso si uno de los formularios en W-2 está en blanco o nulo.

No engrapes formularios W-2 a W-3 o juntos.

Paso 7: Presenta los formularios alfabéticamente por apellido o numéricamente por el SSN de los empleados.

Paso 8: Anular un formulario: Si cometiste un error en el Formulario W-2 y lo estás anulando para completar un nuevo formulario, marca esta casilla. No muestres los montos que se muestran en los formularios "Anulados" en total ingresa W-3.

Paso 9: Formulario W-2 que no se puede entregar: Si no pudo entregar a los empleados copias del W-2 después de intentarlo, conserva esas copias durante 4 años. Si el formulario W-2 no entregado se puede enviar electrónicamente al IRS hasta el 15 de abril del cuarto año después de la emisión, no debe conservar copias de los empleados que no se puedan entregar. No envíes copias que no se puedan entregar a la administración del seguro social.

Más consejos y advertencias para el Formulario W-2 del IRS

• Cuándo presentar: Al presentar, el Formulario W-3 debe presentarse junto con la copia A del formulario W-2 antes del 19 de febrero de 2016. Para la presentación E, la fecha de vencimiento se extiende hasta el 31 de marzo de 2016. Por cada W-2 tardío, se impone una sanción.
• Formulario W-3: Si debes presentar el Formulario W-2, también debe presentar el W-3 para transmitir la copia A del formulario W-2. Guarda una copia del formulario W-3 contigo y la copia D del formulario W-2 para tu registro durante 4 años. Usa el formulario W-3 correcto para el año dado si está presentando electrónicamente. Presentación de los formularios W-2 y W-3 en papel: presente la copia A del formulario W-2 con el formulario W-3 en la siguiente dirección.

a. Administración de la Seguridad Social

b. Centro de operaciones de datos

c. Wilkes Barre, PA 18769-0001

• A menos que se notifique, cualquier referencia al impuesto de Medicare incluye un impuesto de Medicare adicional.
• El uso de un agente de informes o servicios de nómina de terceros no exime al empleador de la obligación de garantizar que los formularios W-2 se entreguen a los empleados y que los formularios W-2 y W-3 se presenten a la SSA a tiempo.
• No se debe enviar ningún tipo de pago y dinero junto con los formularios W-2 y W-3 presentados a la SSA. Esto incluye efectivo, cheques, giros postales o cualquier otra forma de pago.
• Los empleadores deben usar un número de identificación de empleador (EIN) (00-0000000) mientras que los empleados deben usar un número de seguro social (SSN) (000-00-0000) al completar esto.
• Cuando listes un número, separa los nueve dígitos correctamente para mostrar el tipo de número. No se debe aceptar el número de identificación de contribuyente individual (ITIN) del IRS del empleado en lugar del SSN para la identificación del empleado para informar en el formulario W-2.