Los 5 Mejores Sistemas de Gestión Documental de Código Abierto

Independientemente del tamaño de tu empresa, tendrá un flujo de documentación que crear, gestionar y organizar para que todo funcione correctamente. Los sistemas de gestión documental (DMS) se han convertido en una parte esencial del inventario de programa empresarial, pero la mayoría de los programas son costosos de adquirir y ejecutar. Aquí es donde el sistema de gestión documental de código abierto llega al rescate. Estos programas en línea, de bajo costo (a menudo gratuito), están fácilmente disponibles y, es una gran solución para la mayoría de las prácticas empresariales. Pero elegir el programa adecuado puede ser una tarea larga y ardua.

Sigue esta guía para encontrar el mejor sistema de gestión documental de código abierto para tu empresa.

Los 5 Mejores Programas DMS de Código Abierto

1. OpenDocMan

Creado para cumplir con los requisitos de gestión de documentos de la norma ISO 17025, OpenDocMan es fácil de instalar y utilizar y destaca por estar entre los mejores sistemas de gestión de documentos de código abierto disponibles. Lo utilizan un número creciente de empresas de la lista Fortune 500, pequeñas empresas, proveedores de educación, agencias gubernamentales y particulares para tus necesidades de gestión de documentos. También está disponible en 10 idiomas.

OpenManDoc es completamente flexible a tus necesidades, soportando múltiples sistemas operativos (incluyendo Linux, Unix, Mac Os X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7), y tipos de archivo. Al ser una aplicación totalmente basada en la web, ofrece acceso desde cualquier lugar y una sencilla funcionalidad de copia de seguridad basada en la web.

El programa ha sido creado teniendo en cuenta el flujo de trabajo individual de los usuarios y de los departamentos. Incluye un control de acceso controlable para cada archivo y un proceso automatizado de revisión de documentos para que los revisores puedan aprobar o rechazar nuevos documentos o archivos modificados. Las empresas pueden establecer notificaciones por correo electrónico antes y después de una revisión para que el flujo de trabajo sea eficaz.

La función de búsqueda intuitiva permite una navegación rápida por departamento, autor o categoría y una búsqueda completa que también incluye metadatos y comentarios. Esta función hace que la localización de tus archivos sea sencilla y eficaz.

Descargar Gratis OpenDocMan>>

2. Alfresco Community Edition

Este programa Alfresco Enterprise Edition (programa de gestión de contenidos y archivos) mayormente, se usa para las empresas con capacidad de autofinanciación y para los que desean tener la capacidad de investigar y adoptar desarrollos para sus propias necesidades. Gratuita y ampliamente disponible, Alfresco Community Edition es flexible para los desarrolladores que quieren trabajar con las últimas características de Alfresco en entornos no críticos. Es el mejor gestor documental de código abierto para desarrollar nuevos aspectos para tu empresa.

Alfresco viene con sólidos elementos de usuario y flujo de trabajo con características de fácil acceso que hacen que, el trabajo remoto sea perfecto a través de aplicaciones móviles y acceso sin conexión. También viene con una gama completa de herramientas de colaboración como sitios de equipo, listas de tareas y seguimiento de versiones.

A través de múltiples API abiertas y muchas otras opciones de implementación, es fácil integrar y ampliar el programa de Alfresco para tus necesidades.

Con cualquier funcionalidad de desarrollo, la seguridad puede ser una preocupación, pero Alfresco viene con la gobernanza de la información y la seguridad de grado empresarial para mantener tu empresa en el lado correcto de los requisitos legales y de seguridad.

Descargar Gratis Alfresco Community Edition>>

3. LogicalDoc Community Edition

Al igual que el programa de Alfresco anterior, esta es la versión de gestión de documentos gratis y de código abierto del programa LogicalDOC, apoyado por los desarrolladores. Esta versión de código abierto, LogicalDoc Community Edition, no viene con toda la funcionalidad de las ediciones comerciales de pago, pero ofrece gran parte de la funcionalidad básica necesaria para obtener el máximo provecho del programa.

LogicalDoc Community Edition ofrece mucho para tu flujo de trabajo de documentos con una interfaz de escritorio multilingüe y características fáciles de usar como la indexación de texto completo multilingüe, control de versiones completo, gestor de tareas, la importación de archivos zip, y la búsqueda de documentos para mantener el control de tus documentos.

La colaboración es también un elemento clave de LogicalDOC y la edición de la Comunidad ofrece algunas herramientas útiles. Los usuarios pueden comprobar los archivos de entrada y salida, el correo electrónico o descargar los tickets de revisión, y comunicarse con otros usuarios a través de un sistema de mensajería interna. La libreta de direcciones de contactos integrados también te permite realizar un seguimiento de los contactos existentes y los nuevos.

La integración también es clave, ya que, el programa ofrece interfaces SOAP y REST API y extensiones de integración tanto para WordPress como para Joomla. Las estadísticas básicas y la presentación de informes también permiten realizar un seguimiento de los flujos de trabajo de documentos.

LogicalDOC también es seguro, proporcionando una sólida protección por contraseña. Con sólidas características básicas y la capacidad de desarrollo LogicalDOC Community edition es una buena opción de dms de código abierto.

Descargar Gratis LogicalDoc Community Edition>>

4. Kimios

Kimios tiene como objetivo optimizar el trabajo con los documentos como una alternativa a los sistemas de gestión empresarial de gran tamaño y voluminosos. En gran medida, logra esto mediante la racionalización de una gran cantidad de funciones para un mejor uso del día a día.

Una de las áreas en las que se ha logrado esta facilidad de uso es en la funcionalidad de búsqueda. Es una característica clave de este gestor de documentos de código abierto. Tanto el contenido como los metadatos están indexados para cada documento, lo que significa que, se puede buscar con consultas de texto completo o booleanas. Al combinar múltiples criterios de búsqueda, Kimios se convierte en un potente motor de búsqueda de documentos.

Las características de colaboración incluyen: Control de versiones, flujos de trabajo personalizables, comentarios junto con marcadores sencillos y funciones de registro de entrada y salida para facilitar el trabajo conjunto en los documentos.

Basado en una arquitectura totalmente orientada a servicios (SOA), Kimios está totalmente integrado con terceros a través de todas las aplicaciones (cliente web, Kimios Explorer y Kimios para Office) y esta arquitectura ofrece una fuerte interoperabilidad que puede utilizarse a través de diferentes API en dotNet, Java y dms de código abierto php.

Descargar Gratis Kimios>>

5. OpenKM Community Edition

Nuestra última sugerencia de los mejores sistemas de gestión documental de código abierto que vale la pena considerar para tu empresa es OpenKM Community Edition. Se trata de una solución perfecta y sin costo para pequeños repositorios y datos no críticos.

A pesar de su carácter gratuito, OpenKM Community Edition es flexible en la mayoría de los entornos de trabajo. Está disponible en una amplia gama de sistemas operativos (Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora y otros) y bases de datos (HSQL, H2 y MySQL).

Este programa ofrece a los desarrolladores el acceso que necesitan con la funcionalidad de la API expuesta para CMIS, SOAP y Rest.

Las características generales del programa permiten una gestión eficaz de los documentos. Estas características incluyen la búsqueda básica, la integración de antivirus para una mayor seguridad y la capacidad de extraer texto y convertir documentos en diferentes tipos de archivos. La funcionalidad OCR también permite convertir imágenes en texto de forma sencilla y eficaz.

Para la documentación menos crítica, OpenKM Community Edition también ofrece todas las herramientas sencillas que se necesitan.

Descargar Gratis OpenKM Community Edition>>

Merece la pena investigar toda la gama de programas dms de código abierto disponibles, pero la guía anterior ofrece cinco que merece la pena considerar, independientemente del tamaño de tu empresa. Explora las opciones para seleccionar el mejor programa de código abierto para el sistema de gestión de documentos según tus necesidades.

Para complementar tus necesidades de documentación de código abierto, PDFelement está aquí para ayudarte. Puede ayudarte a editar, proteger y archivar tus documentos PDF para agilizar el flujo de trabajo de tu empresa y mejorar la documentación. Si quieres saber más, visita: PDFelement.

Deficiencias del Sistema de Gestión de Archivos de Código Abierto

La lista anterior describe algunos de los mejores sistemas de gestión de documentos de código abierto del mercado. Algunas deficiencias de los DMS de código abierto son:

• Menos funciones: Es lógico que el programa gratis tenga menos funciones que las versiones de pago. Aunque algunos de los DMS de código abierto ofrecen versiones de pago, siguen siendo de peor calidad que las versiones de pago de las herramientas habituales de gestión documental de código abierto.
• Falta de soporte técnico: Al tratarse de herramientas de código abierto, normalmente, hay que preguntar a la comunidad si se tiene un problema con el programa.
• Estos programas rara vez cumplen con las normas de cumplimiento de las agencias gubernamentales o las industrias comerciales.