Cómo Extraer Datos De Recibos Usando OCR

Todo está modernizándose. Desde los hogares hasta las granjas y las empresas, ahora todo utiliza la tecnología para mejorar lo que hay. Por ejemplo, las empresas utilizan programas de gestión de gastos para gestionar las tareas de contabilidad y reservas. Aunque son útiles, a veces carecen de alguna función. Así que se añade más tecnología para mejorarla. Puedes añadir herramientas OCR para escanear recibos.

Una herramienta de OCR te permitiría extraer datos de los recibos. Esto supone un enorme ahorro de tiempo que mejorará la productividad de tu empresa. Se reflejará en la experiencia de tus clientes; quedarán satisfechos por el excelente servicio. Y así, será más probable que compren tus productos o servicios.

De hecho, la tecnología OCR es imprescindible para el software de gestión de gastos. Este artículo le presentará los mejores escáneres de recibos y herramientas OCR.

Beneficios de la digitalización de recibos

Acceso más fácil

Es más fácil acceder a los recibos digitalizados. Puedes dejar que la tecnología busque en tu colección de recibos almacenados electrónicamente para encontrar lo que buscas. Y lo encontraría más rápido que tú.

Menos desorden

Tendrás un desorden con muchos recibos de papel en tu oficina. Y a medida que pase el tiempo, esa montaña de recibos seguirá creciendo.

¿Y si almacenas tus recibos en un computador? Nada cambiará en tu oficina a medida que tengas más recibos, aparte de que a tu computador le quede menos espacio de almacenamiento.

Paz mental

Los recibos en papel, como cualquier otro documento impreso, pueden perderse. ¿Y si de repente necesitas el recibo que te falta?

Los recibos almacenados electrónicamente no se pierden tan fácilmente. Incluso puedes hacer copias de seguridad en caso de que alguien borre accidentalmente los datos.

Seguridad mejorada

Los recibos digitales son más seguros que los de papel. Claro, los hackers podrían acceder a ellos. Sin embargo, mientras sigas las mejores prácticas de seguridad, no debería ocurrir.

La digitalización de los recibos también reduce los riesgos de fraude. Las personas malintencionadas pueden robar recibos de papel y utilizarlos para sus propios fines. No ocurriría con los recibos digitalizados.

Eficiencia

Como se mencionaba al principio de este artículo, la tecnología permite a las empresas realizar tareas tediosas con mayor rapidez. En otras palabras, aumenta la eficiencia. La digitalización de los recibos agiliza muchos procesos. Así, los empleados podrían centrarse en otras tareas que ayuden a la empresa a crecer más rápido.

Cómo digitalizar los recibos

Hay varias formas de digitalizar tus recibos. Aquí tienes tres métodos de escaneado OCR para convertir tus recibos en copias digitales.

Uso de PDFelement para iOS

Wondershare PDFelement es una conocida herramienta PDF con una versión para iPhones y iPads. Es una herramienta muy útil que muchas personas no pueden perderse. Una de sus funciones es permitir a los usuarios crear archivos PDF. Y te permite hacerlo utilizando la cámara de tu dispositivo.

Digitalizar recibos con PDFelement es muy sencillo. Sigue estos sencillos pasos para hacerlo.

• Inicia PDFelement.
• Pulsa el icono "+" en la parte inferior derecha de la pantalla.
• En el menú emergente, en Crear nuevo, selecciona Escanear. Activará la cámara de tu dispositivo.
• Apunta con la cámara al recibo que quieras escanear y haz una foto.
• PDFelement convertirá automáticamente la imagen en un PDF.
• Guarda el archivo.

Uso de Office Lens

Microsoft Office Lens es una aplicación móvil de Microsoft, la empresa tecnológica que creó el sistema operativo Windows y muchas otras herramientas digitales. Esta aplicación permite escanear documentos y convertirlos en copias digitales. A continuación te explicamos cómo utilizar Office Lens para digitalizar recibos:

• Abre Microsoft Lens.
• Desliza el dedo a izquierda o derecha para seleccionar un modo de escaneado. Para los recibos, el modo Documento es la mejor opción.
• Haz una foto del recibo. Recortar según sea necesario.
• Presiona Listo.
• Selecciona cómo quieres guardar el archivo. Puedes guardarlo como imagen, PDF, Word o Powerpoint. Además, puedes almacenarlo directamente en OneNote o OneDrive. Presiona Guardar.

Uso de Adobe Scan

Adobe es otra empresa tecnológica conocida por crear herramientas de productividad fiables. Uno de sus productos es Adobe Scan, una herramienta de OCR para móviles. Puedes utilizarlo como escáner de recibos. Sigue estos pasos para hacerlo:

• Abre Adobe Scan.
• Desliza el dedo a izquierda o derecha para seleccionar el modo de escaneado.
• El modo Documento es el más apropiado para escanear recibos.
• Haz una foto del recibo.
• Selecciona Retomar si no estás satisfecho con la imagen capturada. De lo contrario, selecciona Ajustar y guarda.
• Edita la imagen según sea necesario. Pulsa Guardar PDF cuando hayas terminado.

Retos de la extracción de datos de recibos escaneados

Digitalizar tus recibos te permite algo más que liberar espacio de oficina. También agiliza la introducción de datos. Ya no es necesario volver a escribir el contenido de los recibos en un sistema. En su lugar, puedes utilizar herramientas OCR para extraer datos de los recibos. A partir de ahí, solo es cuestión de copiar y pegar.

Cómo extraer datos de recibos

Uso de Python

Python es actualmente uno de los lenguajes de programación más populares. Este lenguaje de programación multifunción de alto nivel puede ayudarte a extraer datos de los recibos. Más concretamente, la biblioteca cliente Mindee Python permite extraer datos de facturas y recibos.

La dificultad radica en que se necesitan conocimientos de programación para utilizar esta herramienta.

Uso de la API de OCR

API significa Interfaz de Programación de Aplicaciones. Es un software intermediario que permite a dos aplicaciones "hablar" entre sí. Una API de OCR conecta un programa de OCR a otra herramienta para extraer texto de documentos como recibos.

Al igual que con la extracción de texto mediante Python, se necesitan algunos conocimientos técnicos para extraer texto mediante este método.

Uso de PDFelement

PDFelement es un programa muy versátil, lleno de sofisticadas funciones. La mencionada anteriormente era una función de escaneo en la versión de iOS. Ahora hablaremos de la función de extracción de datos OCR. ¿Cómo? Para hacerlo sigue estos pasos:

Convertir texto de imagen de recibo en texto editable

• Inicia PDFelement.
• Haz clic en Abrir PDF - si el recibo ya está en formato PDF. De lo contrario, haz clic en Crear PDF para convertir la imagen en un PDF.
• Haz clic en Realizar OCR o en OCR para convertir el PDF escaneado en un PDF editable.
• Selecciona Escanear a texto editable en las Opciones de Escaneado.
• Establece el idioma utilizado en el recibo. Haz clic en Aplicar.

Extraer datos de los recibos

• Haz clic en Formulario.
• Selecciona Extraer datos > Extraer datos en función de la selección > Aplicar.
• Utiliza el cursor para enmarcar los campos que quieres que extraiga PDFelement.

• Haz clic en Aplicar.
• Guarda el archivo .csv que creará PDFelement. Puedes abrirlo en Excel o aplicaciones similares para ver los datos extraídos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo organizar recibos digitalizados?

Los recibos en papel pueden desordenar tu oficina. Del mismo modo, los recibos escaneados pueden desordenar los archivos de tu computador. Por lo tanto, es aconsejable combinar recibos similares en un solo archivo PDF. Reduce el número de archivos que verás en tu carpeta de recibos. Además, agiliza la búsqueda de recibos concretos. PDFelement tiene una función que permite combinar PDF. Puedes utilizarlo.

¿Cuándo necesitarás digitalizar recibos?

Hay que empezar a digitalizar los recibos en cuanto la búsqueda de uno en concreto se convierta en una tarea lenta. Pero puedes hacerlo desde el principio, así que no necesitas dedicar tiempo a digitalizar recibos antiguos. Esto último se recomienda porque, como ya se ha dicho, la digitalización de los recibos mejora la seguridad y la eficacia.

Conclusiones

Es muy recomendable escanear los recibos para convertirlos en copias digitales. Así son más fáciles de encontrar. Y cuando necesites extraer datos de los recibos digitalizados, puedes utilizar herramientas de OCR en lugar de teclear los datos.

Wondershare PDFelement es una herramienta excelente. La versión para iOS permite escanear recibos y combinar archivos PDF para organizarlos. Por su parte, la versión de escritorio ofrece herramientas más potentes, como la extracción de datos de formularios y recibos.