Las mejores herramientas OCR para recibos que puedes usar para extracción de datos relevantes

Así que, quieres editar documentos de contabilidad o recibos. Pero los recibos escaneados no te dejan editarlos. Para desbloquearlos, primero necesitas ejecutar un OCR en los recibos. No suena muy fácil, pero en realidad lo es. Todo lo que necesitas es la herramienta indicada. A continuación se mencionan las mejores.

Cómo la tecnología OCR es importante para facturar, cobrar y sistemas de cuentas por pagar

Varias industrias lidian con pesadas cargas de procesamiento de datos. Registros médicos, operaciones bancarias y cuentas pagables son algunos ejemplos. Cuando se procesan estos documentos, puede que necesites editar su contenido. Sin embargo, a veces lo que tienes a la mano son copias de solo lectura. Eso puede ser una imagen o un archivo PDF que no es editable.

¿Qué debes hacer en esta situación? ¿Recreas el recibo o el documento? Tomaría demasiado tiempo si haces eso. Así que, en vez de eso, deberías usar una herramienta OCR.

El OCR te ayuda a extraer datos de documentos digitales y convertirlos en texto editable. Eso elimina la necesidad de que tengas que transcribir el contenido y copar el formato de los documentos en cuestión. Todo lo que queda por hacer es editarlos. Al mismo tiempo, eso reduce potencialmente muchas horas de trabajo. Por ende, el OCR mejora tu productividad. Y también hace el trabajo un poco menos estresante.

Las mejores herramientas OCR para recibos

Gestión de facturas Klippa

Miles de marcas, incluyendo algunas conocidas como Nivea, confían en Klippa. Su solución OCR para recibos está entre las más confiables. Emplea máquinas con tecnología de aprendizaje para escanear, procesar y extraer datos de documentos de forma inteligente.

¿Por qué seleccionar este programa?

Klippa es conocido por proveer herramientas de productividad confiables. Su solución OCR para recibos usa tecnología de punta para automatizar varios procesos comerciales relacionados a facturas. A pesar de ser demasiado avanzada, es relativamente fácil de usar. Ejecutar el OCR solo requiere tres pasos.

El OCR para recibos de Klippa le permite a las empresas extraer y procesar información de recibos rápidamente y agregarlos en sus bases de datos. Además de ejecutar OCR, Gestión de facturas Klippa ofrece otras útiles características. Ayuda a que grandes y pequeñas empresas ahorren tiempo y dinero.

Limitaciones

• No es gratis y es algo cara. El precio de Gestión de facturas Klippa comienza desde los US$ 80 por mes.
• Es compatible con un número limitado de plataformas.
• Reconoce solo unos pocos idiomas.
• No hay atención al cliente 24/7.

Por qué usar Gestión de facturas Klippa

Empresas de cualquier tamaño relacionadas con facturas se pueden beneficiar del uso de Gestión de facturas Klippa. No obstante, es más adecuada para grandes compañías. El costo es demasiado alto para usuarios individuales y pequeños comercios.

Plataformas: Web, Android, iOS, Windows (en las instalaciones), Linux (en las instalaciones)

Idiomas: La API OCR de Klippa es compatible con 11 idiomas, incluyendo danés, finlandés y portugués. El idioma hebreo actualmente está en beta. Por otra parte, Klippa menciona que pueden agregar compatibilidad con otros idiomas por solicitud.

Scan2Invoice

Scan2Invoice es un programa OCR para recibos que te permite escanear directo en la nube de tu software de contabilidad. Extrae datos relevantes de recibos escaneados en unos pocos y sencillos pasos. Solo importa la imagen, deja que el programa escanee, luego revisa los datos extraídos del recibo. Posteriormente, exporta los datos a tu programa de contabilidad.

Por qué deberías usar Scan2Invoice

La poderosa herramienta OCR de Scan2Invoice escanea y extrae los datos de las facturas de forma precisa. Es fácil el revisar los datos extraídos, ya que se presentan en una interfaz llamativa. Entonces, este programa te permite importar los datos extraídos a tu programa de contabilidad directamente.

Scan2Invoice agiliza el escaneo y procesamiento de recibos y facturas al automatizar el ingreso de datos.

Limitaciones

• La prueba gratuita dura solamente 30 días, y el programa es bastante caro. Cuesta US$ 135.
• Solo funciona con recibos en inglés.

Quién debería usar Scan2Invoice

Scan2Invoice le permite a las compañías automatizar el escaneo de recibos, captura de información e ingreso de datos. Al mismo tiempo, le permite a los dueños de empresas enfocar su tiempo en administrar sus negocios. Contrario a Klippa, Scan2Invoice es una compra de una sola vez en lugar de una suscripción. Así que, incluso pequeñas empresas pueden usar esta herramienta.

Plataformas: Windows, Mac, web

Idiomas: Scan2Invoice solo reconoce recibos en inglés.

PDFelement

La utilidad de PDFelement como una herramienta para documentos o tiene rival. Te permite convertir, unir, comprimir, crear, subrayar y más en archivos PDF. Además, su set de herramientas incluye un poderoso OCR que reconoce varios idiomas. Puedes usar esta herramienta OCR para extraer texto de los recibos y documentos de contabilidad y hacerlos editables.

Por qué habrías de seleccionar a PDFelement

Primero que nada, la función PDF OCR de PDFelement es gratis. Sí, hay un límite - solo puedes ejecutar OCR hasta en 3 páginas. Pero al menos puedes usar esta característica ilimitadamente.

Puedes elegir la versión de paga para desbloquear más funciones. Cuando compres PDFelement, puedes seleccionar entre comprar una suscripción anual o el plan perpetuo en una compra de una sola vez. Los precios de PDFelement comienzan en US$ 79,99.

Va a valer la pena, ya que los expertos concuerda en que la función OCR de PDFelement es robusta. Esta herramienta produce resultados precisos rápidamente. También, es compatible con más de una docena de idiomas.

Limitaciones

● La versión gratuita te permite ejecutar OCR solo en 3 páginas.

● No te permite exportar directamente a tu programa de contabilidad.

Quién debería de usar PDFelement

Cualquiera puede usar PDFelement. Es accesible - gratuito, incluso - y, sobre todo, confiable. Nunca puedes equivocarte cuando usas PDFelement como tu herramienta OCR para recibos.

Individuos o empresas que buscan una excelente herramienta para archivos PDF deberían considerar instalar PDFelement. El número de cosas que te permite hacer es asombroso. En efecto, PDFelement mejora la productividad de su dueño.

Plataformas: Windows, Mac, iOS

Idiomas: El OCR de PDFelement reconoce más de 20 idiomas, incluyendo chino simplificado, chino tradicional, polaco, ucraniano, y más.

Cómo extraer datos de recibos en archivos PDF usando PDFelement

Método 1

• Abre el archivo PDF que contiene el recibo escaneado en PDFelement. De forma alterna, crea un nuevo archivo PDF usando la imagen del recibo escaneado.
• Haz clic en "Ejecutar OCR" desde la barra de notificaciones de arriba. También puedes hacer clic al botón flotante de OCR en la parte superior derecha del documento.

• En las opciones de escaneo, selecciona "Escanear a texto editable" si quieres modificar el texto. De lo contrario, selecciona "Escanear a texto de búsqueda en imagen".
• Especifica a cuáles páginas deseas que PDFelement le ejecute su OCR. Este paso es opcional. Puedes dejarlo en "Todas las páginas", lo cual es seleccionado por defecto.
• Selecciona los idiomas usados en el recibo.
• Haz clic en aplicar, luego espera a que PDFelement termine de ejecutar el OCR en el recibo.

• PDFelement va a crear un nuevo archivo - una nueva versión del recibo que sea editable o con búsqueda (dependiendo de cuál hayas escogido). Supongamos que seleccionas una versión editable. Puedes hacer clic en los recuadros alrededor del texto para comenzar a editar.

Método 2

• Haz clic en OCR desde la interfaz principal de PDFelement.
• Selecciona el archivo PDF que contenga el recibo de donde quieras extraer el texto.
• Selecciona la opción de escaneo correcta.
• De forma opcional, específica el rango de páginas.
• Selecciona los idiomas en el recibo.
• Haz clic en aplicar.
• Edita el archivo convertido conforme lo necesites.

Cómo escoger el mejor programa OCR de recibos para ti

Las diferencias en el programa OCR de recibos quiere decir que tienen distintos casos de uso. ¿Así que cómo elegir el mejor para ti?

Primero, necesitas pensar sobre la naturaleza de tu empresa. ¿Por qué necesitas ejecutar OCR en recibos y documentos de contabilidad? ¿Es para editar o subir los datos en tu base de datos?

A continuación, debes considerar el costo del programa. ¿Te puedes costear una opción prémium? ¿O está bien si te conformas con la opción de en medio? Algunas empresas prefieren eso, ya que ellos no necesitan un escáner de recibos y OCR tan avanzados.

Cuándo evitar soluciones de escaneo de recibos

Si tu compañía quiere ser tan eficiente como pueda, hay mejores opciones que una solución de escaneo de recibos. Sí, quita la necesidad de ingresar datos manualmente. Sin embargo, los empleados aún necesitan revisar si el texto reconocido es preciso.

Lo que deberías hacer, en cambio, es adoptar un sistema AP completamente automatizado. Está completamente integrado en los procesos de la compañía, de inicio a fin. Cuando el recibo del archivo PDF llegue por correo electrónico, automáticamente extrae los datos y los sube en el sistema de contabilidad.

Conclusiones

Ejecutar OCR en facturas acelera ciertas partes de una empresa. Y tienes múltiples elecciones de software. Eso quiere decir que puedes seleccionar dependiendo del tamaño y presupuesto de tu empresa. El más accesible es PDFelement, el cual te permite ejecutar OCR en documentos de forma gratuita. Sumado a eso, ofrece varias herramientas de archivos PDF que puedes usar.