¿Por qué es necesario incluir siempre una marca de tiempo al crear una firma digital?

¿Es posible firmar un documento digital? Es fundamental reconocer que nos basamos en una firma para garantizar la identidad de una persona. Sin embargo, teniendo en cuenta que hay cámaras y escáneres. ¿Qué nos asegura que alguien no falsificó la firma?

Afortunadamente, contamos con medidas de seguridad altamente sofisticadas que nos permiten garantizar la integridad de los datos y la autenticidad de las firmas. Gracias a esto, podemos manejar datos confidenciales que incluyen información financiera de identificación personal, datos biométricos, datos médicos e identificadores únicos como números de seguro social o pasaportes. Estas tecnologías se crearon para que fueran fáciles de usar y al mismo tiempo difíciles o imposibles de vencer. Las firmas digitales son un buen ejemplo de esto. Tienen muchos más filtros de seguridad de los que podrías esperar.

Parte 1. ¿Qué es marca de tiempo?

Las marcas de tiempo consisten en registrar una secuencia de caracteres que denotan la hora y la fecha en que ocurre un evento. Confiamos en las marcas de tiempo y las usamos para organizar y catalogar eventos en orden cronológico.

Hay muchos escenarios donde las marcas de tiempo son necesarias. Por razones de seguridad, todos los sistemas operativos utilizan marcas de tiempo para la gestión de archivos, ya que dependen de esa información para hacer posibles los procesos de respaldo y recuperación de datos. Además, son bastante útiles para la gestión de documentos, ya que se utilizan como referencia para indicar cuándo alguien revisó, leyó, editó o firmó un documento. Sin embargo, la marca de tiempo creada por un sistema operativo no está diseñada para ser una medida de seguridad.

En cuanto a las firmas digitales, las marcas de tiempo son un poco más complicadas ya que es un mecanismo en línea que utiliza los servicios de un tercero para generar un certificado temporal. Estos certificados validan una firma digital durante un tiempo determinado y demuestran que los datos han existido y no han sido alterados desde un instante de tiempo determinado. Cuando vence el plazo de estos certificados, las Personas pueden suponer que el firmante no renovó el certificado y, por lo tanto, la firma ya no es válida.

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Parte 2. ¿Cómo funcionan las marcas de tiempo?

Gracias a las marcas de tiempo, es posible gestionar y firmar documentos sensibles al paso del tiempo. Por ejemplo, facturas, actas, votos electrónicos y contratos. La industria de la seguridad informática y la seguridad de la información ha estado desarrollando protocolos y sistemas de seguridad durante décadas para garantizar que solo las personas autorizadas puedan leer y modificar la información.

Existen muchos protocolos de seguridad de la información, pero todos deben cumplir tres requisitos.

El objetivo de estos protocolos es construir medidas de seguridad que permitan proteger la integridad de los datos y solo permitan el acceso a aquellos que hayan sido aprobados por el usuario. Estos sistemas deben incluir técnicas de autenticación fiables para identificar a las personas a las que el usuario ha concedido acceso a la información. Las contraseñas, los códigos PIN, los autenticadores biométricos y las tarjetas inteligentes son ejemplos de estos mecanismos de autenticación.

Para crear una firma digital es necesario agregar un candado de seguridad como una contraseña, un código PIN o los valores biométricos del usuario ya que será requerido para el proceso de seguridad criptográfica que protege la firma. Los datos se utilizan para crear un algoritmo que estipula toda la información que contiene y luego la desordena para crear un caos y evitar que se reconstruya sin la autorización del usuario.

Además de las funciones de seguridad que brindan las firmas digitales. Las marcas de tiempo implican el uso de servicios que ofrecen marcas de tiempo; estas organizaciones se conocen como la Autoridad de Marca de Tiempo (TSA) y sirven como proveedores de servicios de certificación.

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Parte 3. ¿Qué sucederá si no se agrega una marca de tiempo en la firma digital?

No siempre es necesario incluir una marca de tiempo en tu firma digital. En muchos casos, basta con poner una firma digital en un documento. Sin embargo, hay momentos en los que deseas que la legitimidad de tu firma se determine antes de una fecha límite. Después de eso, repasaré algunos escenarios en los que te gustaría usar una marca de tiempo en tu firma digital.

Facturación electrónica

La certificación de la fecha de emisión de una factura por parte de un Prestador de Servicios de Marca de Tiempo puede ser determinante en procesos judiciales en casos de morosidad.

Comercio electrónico

La mayor cualidad que define al comercio electrónico es que debe ser eficaz y seguro. A diferencia del comercio convencional, debes considerar los tiempos de envío y estimar correctamente el tiempo que pueden tardar los productos en llegar a su destino, tomando como referencia el momento exacto en que se realiza el pedido. Una firma electrónica con certificado temporal te permitirá gestionar las garantías de forma muy sencilla.

 Logística y distribución

El sector de la logística se ocupa específicamente de la entrega de productos en las condiciones acordadas con el cliente. No hay nada más importante que el tiempo para este sector, por lo que es normal que todos los procesos involucrados estén registrados y deben tener una marca de tiempo.

Servicios de alquiler

La adquisición de servicios por tiempo definido es un modelo de negocio de moda. Es prácticamente un hecho que todos utilizamos este tipo de servicios, como el alquiler de una vivienda. El uso de firmas digitales con sellos de tiempo es fundamental para trabajar con contratos relacionados con la adquisición de este tipo de servicios.

Contabilidad

Trabajar con información fiscal es una gran responsabilidad. Quienes se dedican a realizar informes financieros deben ser muy precisos con toda la información que reportan, especialmente las fechas. El uso de firmas digitales con sellos de tiempo facilita la gestión de estos informes y reduce a cero la posibilidad de cometer errores.

Parte 4. ¿Cómo agregar una marca de tiempo a la firma digital y los documentos?

Algunas herramientas te permiten agregar marcas de tiempo a una firma digital. PDFelement es un administrador de documentos todo en uno. Este programa está especializado en la gestión de documentos PDF, pero también es compatible con muchos otros formatos y te permite gestionar firmas digitales fácilmente. A continuación, te mostraré cómo crear una firma digital con una marca de tiempo y usarla.

Paso 1: Firmar documento

Una vez que hayas abierto el documento que deseas firmar con PDFelement, ve a la sección "Proteger", haz clic en el botón "Firmar documento" haz clic en el lugar donde deseas ubicar la firma.

Paso 2: Elige una firma existente o crea una nueva

En la ventana "Firmar documento", encontrarás un menú desplegable en el que puedes hacer clic para seleccionar una firma digital que hayas creado previamente. Si no tienes una, haz clic en el botón "Nueva ID".

Paso 3: Sigue los pasos

En la ventana de creación de ID, sigue las instrucciones que verás en pantalla. Todo lo que tienes que hacer es llenar los campos con tu información personal.

Paso 4: Establecer una contraseña

Ahora, debes elegir una ubicación de destino donde PDFelement guardará tu archivo de firma digital. El archivo se cifrará para que solo tú puedas usarlo. Para finalizar, establece una contraseña y confírmala.

Paso 5: Elige las preferencias de apariencia

Cuando termines de crear tu firma digital, volverás a la herramienta “Firmar un documento”. Una vez allí, ve a la sección Apariencia y haz clic en el menú desplegable a tu derecha. Si aún no has creado un estilo, haz clic en "Crear un nuevo estilo".

Paso 6: Crear un estilo de firma

En esta ventana encontrarás todo lo necesario para personalizar tu firma digital. Puedes cargar imágenes, logotipos o tu nombre y elegir qué información deseas que muestre tu firma digital. Si deseas que tu firma digital tenga una marca de tiempo, asegúrate de dejar marcada la opción "Fecha".

Palabras de cierre

Trabajar con herramientas digitales es cada día más frecuente y vital, ya que ayudan a los usuarios, aumentan la productividad y nos permiten trabajar de forma remota. Las firmas digitales son un avance técnico importante que nos permite interactuar con prácticamente cualquier documento sin temor a que sea alterado o falsificado en cualquier momento. Es factible tener estas capacidades de seguridad avanzadas con solo unos pocos clics utilizando herramientas como PDFelement.