Cómo compartir un PDF protegido con contraseña 2024

Compartir documentos PDF es una actividad muy común que se repite miles de veces cada día. Sin embargo, esto no significa que no haya riesgos. Recuerda que más del 90% del malware llega a través del correo electrónico. Siempre es buena idea proteger los archivos antes de enviarlos. Si trabajas con PDFs con contenido actual o sensible, aprender a protegerlos con contraseña se convertirá en una tarea vital para ti.

Según los datos aportados por empresas especializadas en ciberseguridad, se producen 2.244 ciberataques al día y se denuncian 164 ciberdelitos diarios. Es fundamental reconocer que las herramientas digitales han traído enormes ventajas en términos de productividad, pero también han generado muchas brechas de seguridad que pueden poner en riesgo a los usuarios, por lo que es necesario tomar medidas de precaución.

¿Cómo proteger adecuadamente un PDF antes de compartirlo?

Debes saber que no hay una forma segura de transferir archivos, pero hay formas de evitar que otras personas accedan a tu información, por ejemplo, protegiendo tus archivos con contraseña.

Existen muchas formas de proteger los archivos con contraseña, pero la más eficaz es utilizar tecnologías de cifrado.

El cifrado de datos consiste en generar una clave criptográfica de 128 bits utilizando como referencia una contraseña asignada por el usuario. Posteriormente, la clave cifrada se usa para crear un complejo algoritmo que segmenta, sustituye y reordena todo el contenido del documento para que se convierta en un archivo totalmente irreconocible.

Estos sistemas de seguridad se consideran como los más seguros ya que, si se desconoce la contraseña utilizada para encriptar el documento, sería prácticamente imposible desencriptarlo.

Aunque la tecnología de encriptación es muy compleja, hay muchas aplicaciones y herramientas para encriptar tus archivos con gran facilidad.

A continuación, se muestran varios métodos para compartir tus archivos con la seguridad de que se requiere una contraseña para acceder a ellos.

Parte 1. Cómo cifrar documentos en Word

Microsoft Word es una de las aplicaciones que ofrece la suite Microsoft Office y está especialmente diseñada para gestionar los procesos de edición de archivos de texto.

Si utilizas Word para crear contenido de texto, puedes encriptar tus documentos empleando una contraseña. Este proceso es sencillo, a continuación, te mostraremos cómo hacerlo paso a paso:

Paso 1: Ir a la pestaña "Archivo"

Abre tu archivo de Word y luego pulsa la pestaña "Archivo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Paso 2: Abrir la herramienta de encriptación

Haz clic en "Información" en la barra del lado izquierdo, luego pulsa "Proteger documento" y, entre las opciones de la lista, selecciona "Cifrar con contraseña".

Paso 3: Introducir la contraseña

Word mostrará un cuadro de diálogo, escribe la contraseña que desees y haz clic en "Aceptar".

Paso 4: Confirmar contraseña

Escribe de nuevo la misma contraseña para confirmarla y haz clic en "Aceptar".

Paso 5: Confirmar que el documento esté protegido por contraseña

Si lo haces bien, aparecerá un recuadro amarillo alrededor de "Proteger documento". Tu archivo con contraseña estará listo para ser enviado.

Estos cinco pasos son más que suficientes para proteger el documento, lo que significa que tu contraseña será necesaria para acceder al contenido. Sin embargo, esto es exclusivo de la aplicación Word, por lo que, si necesitas convertirlo a PDF, no podrás conservar tu contraseña.

La solución es convertir tu archivo de Word a PDF y luego le agregues la contraseña, existen varias alternativas que compartiré más adelante.

Parte 2. Cómo compartir archivos protegidos con contraseña en Windows

Windows tiene su propia herramienta para encriptar los archivos. Aunque se trata de una función primaria, te permitirá añadir la seguridad necesaria a tus documentos para evitar que personas no deseadas los abran. Para realizar la encriptación, tienes que hacer lo siguiente:

Paso 1: Ir a las propiedades del archivo

Busca el archivo que quieres proteger. Haz clic derecho y, en la lista desplegable, selecciona "Propiedades".

Paso 2: Abrir las opciones avanzadas

Tienes que ir a las opciones avanzadas, haz clic en el botón "Avanzado".

Paso 3: Activar la encriptación

Marca "Cifrar contenidos para proteger los datos", luego pulsa "Aceptar" y el cuadro de diálogo desaparecerá.

Paso 4: Aplicar cambios

Aparecerá de nuevo la ventana de propiedades, en la que deberá hacer clic en "Aplicar".

Paso 5: Seleccionar el tipo de encriptación

Es posible que aparezca una advertencia de cifrado, selecciona entre cifrar el archivo y la carpeta o solo el archivo, luego haz clic en el botón "Aceptar" para confirmar.

Paso 6: Comprobar el archivo encriptado

Si lo has hecho todo bien, verás un icono de candado en tu archivo que confirma que está encriptado.

Parte 3. Cómo proteger una carpeta Zip con contraseña

Otra forma de encriptar tus archivos PDF es a través de una carpeta zip. Este procedimiento tampoco requiere mucho esfuerzo y puedes hacerlo de forma rápida. A continuación, podrás ver cómo.

Paso 1: Enviar el archivo a la carpeta comprimida

Busca el archivo que quieres proteger con contraseña, haz clic derecho y pulsa la opción "Enviar a" y, en la segunda lista, selecciona "Carpeta comprimida (zip)".

Paso 2: Confirmar la creación de la carpeta comprimida

En seguida aparecerá una nueva carpeta comprimida.

Paso 3: Agregar contraseña con una aplicación de terceros

Desafortunadamente, Windows no puede agregar una contraseña a una carpeta comprimida. Pero no te preocupes, hay una gran cantidad de aplicaciones disponibles en la web que pueden ayudarte a agregar una contraseña a tu carpeta comprimida.

Esta opción es muy recomendable, sobre todo si vas a encriptar simultáneamente muchos archivos PDF. Sin embargo, tiene una desventaja: si alguien consigue tu contraseña, todos tus documentos podrían estar riesgo.

Parte 4. Cómo bloquear un archivo PDF con PDFelement

Si quieres un software más sofisticado y profesional para agregar seguridad a tus archivos PDF, la mejor opción es PDFelement. Esta potente aplicación te ayudará a bloquear tus PDF y a darles la protección que necesitas para que, cuando los compartas, no tengas que preocuparte de que tu información sea vulnerable.

Proteger tus PDFs con PDFelement es una tarea que no requiere ningún esfuerzo, como se podrá ver en los pasos que te mostraré a continuación:

Paso 1: Abrir el archivo PDF

Ejecuta PDFelement y luego haz clic en el icono de la carpeta. Selecciona el archivo al que quieres agregar una contraseña.

Paso 2: Abrir la configuración de la contraseña

Haz clic en "Establecer contraseña" para abrir la configuración de la contraseña.

Paso 3: Establecer contraseña

Haz clic en el cuadrado que aparece junto a "Abrir contraseña" y, a continuación, escribe la contraseña que desees.

Paso 4: Establecer contraseña de permiso (opcional)

Puede establecer una contraseña para permitir los permisos, solo tienes que escribirla.

Paso 5: Modificar el permiso de impresión (opcional)

Puedes editar el permiso de impresión. Selecciona una de las tres opciones.

Paso 6: Permiso para modificar los cambios (opcional)

También puedes editar el permiso de cambios. Selecciona una de las cinco opciones existentes. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón "Guardar", y PDFelement añadirá inmediatamente la contraseña a tu archivo PDF.

PDFelement no es exclusivo de Windows, y si eres usuario Mac, también podrás bloquear tus archivos PDF, el proceso es similar al anterior, pero tiene algunas diferencias. A continuación, te explicaré cómo hacerlo:

También es posible bloquear los PDF en Mac. Recuerda que la protección de datos por contraseña consiste en cifrar el contenido de un documento para que no pueda ser visto o modificado por personas no autorizadas. Esto quiere decir que la tecnología es independiente del sistema operativo que se utilice, pero no todas las herramientas de cifrado disponibles en Windows funcionan en macOS.

Parte 5. Cómo encriptar PDFs en Mac con Vista Previa

Si eres un usuario de macOS, no te preocupes. Recuerda que puedes seguir protegiendo tus PDF con Word y PDFelement. Sin embargo, debes saber que una aplicación nativa de macOS puede ayudarte a cifrar y proteger tus documentos con contraseña. La aplicación se llama "Vista Previa", y es la aplicación predeterminada para ver los documentos PDF. A continuación, te mostraré cómo proteger tus PDFs con esta aplicación.

Paso 1: Abrir el PDF con la vista previa

Vista previa es el visor de PDF predeterminado en macOS y, por lo general, abres un archivo con doble clic. Si este no es tu caso, puedes hacer clic derecho en el PDF, para que aparezca la opción "Abrir con" y seleccionar "Vista previa".

Paso 2: Ir a exportar

Una vez abierto el documento, despliega el menú "Archivo" y selecciona la opción "Exportar".

Paso 3: Encriptar

Ahora aparecerá una ventana en la que debes asignar un nombre al documento, elegir un formato de exportación y activar la seguridad de la contraseña. Por último, introduce una contraseña y haz clic en "Guardar".

Conclusión

Es fundamental no tomarse la seguridad a la ligera, ya que se calcula que cada 39 segundos se produce un ciberataque en el mundo. Es difícil pero necesario entender que los archivos digitales son un problema potencial de seguridad. Proteger tus archivos con una contraseña es bastante sencillo y puede ahorrarte muchos problemas. Además, existen herramientas, como PDFelement, que ayudan a que estas tareas sean mucho más sencillas.