¿Cuándo, por qué y cómo enviar un formulario 1099?

Es la época del año en la que todos tienen que presentar sus impuestos. Supongamos que has contratado a no empleados para realizar servicios para tu negocio. Pagaste a una persona o entidad diversas tarifas como alquiler o pagos de atención médica. Debes enviarles un Formulario 1099. Entonces, ¿cómo enviar un Formulario 1099 a alguien?

Este artículo responderá a esa y muchas otras preguntas relacionadas. Por ejemplo, discutiremos brevemente cómo Wondershare PDFelement se ha convertido en una de las mejores herramientas para la gestión del Formulario 1099. Ofrece las dos características que deseas: una función de compartir segura y una función de cifrado.

Parte 1. ¿Cómo enviar un Formulario 1099 a alguien?

Primero, deberíamos preguntar: «¿quién debería recibir un Formulario 1099?» Más que eso, necesitas determinar si realmente necesitas enviar uno. Deberías hacerlo solo si tienes un negocio y pagaste a otras entidades 600 $ o más dentro del año fiscal. Estas entidades no deben estar bajo tu empresa; en otras palabras, deben ser no empleados.

Recuerda que existen diferentes tipos de Formularios 1099. Existen el Formulario 1099-MISC, el Formulario 1099-NEC y el Formulario 1099-K. La mayoría de las personas no tienen que preocuparse por el último. Entonces, vamos a discutir sobre los Formularios 1099-NEC y 1099-MISC.

¿Cuándo necesitas enviarle a alguien un Formulario 1099-MISC?

Necesitas enviarle a alguien el Formulario 1099-MISC si realizaste pagos que no son por compensación a no empleados. Esto incluye el alquiler de espacio y equipos, pagos de atención médica, servicios de abogados, regalías y premios. Además, necesitas enviar un Formulario 1099-MISC si realizas ventas directas de 5000 $ o más de productos de consumo a un comprador para su reventa. Pero la venta debe ocurrir en cualquier lugar que no sea un establecimiento minorista permanente.

¿Cuándo necesitas enviarle a alguien un Formulario 1099-NEC?

Necesitas enviarle a alguien un Formulario 1099-NEC si no son tus empleados, pero les pagaste 600 $ o más dentro del año fiscal. ¿Quiénes podrían ser esas personas? Podrían ser trabajadores de la construcción, trabajadores manuales, autónomos, consultores y otros más.

¿Cómo enviar el Formulario 1099 a un contratista independiente?

Si tienes que enviar un Formulario 1099 a alguien, aquí tienes tu guía para enviarle el formulario. Al igual que con el envío del Formulario 1099 al IRS, hay dos métodos. Puedes enviarles una copia impresa por correo o electrónicamente a través de un servicio de archivo electrónico.

Si eliges enviar una copia impresa, simplemente envíala por correo postal. Si seguiste los procedimientos estándar, deberías tener un formulario W-9 que te indique su dirección y número de contacto.

Por otro lado, debería ser automático si has utilizado un servicio de archivo electrónico. Pero supongamos que no recibieron el Formulario 1099 que emitiste y te han enviado una solicitud. Quieren que vuelvas a enviarles una copia. Puedes enviarlo por correo electrónico. Pero recuerda priorizar la seguridad. Aquí tienes una manera de hacerlo:

1. Elige un proveedor de servicios de correo electrónico confiable.
2. Encripta el Formulario 1099 y envíalo a tu destinatario.
3. En un correo electrónico de seguimiento, envíales la contraseña para desbloquear el archivo.

Parte 2. Wondershare PDFelement: Una herramienta confiable para enviarle a alguien un Formulario 1099

Wondershare PDFelement te permite compartir PDF de manera segura. Dicho esto, esta herramienta es una de las mejores para enviar a alguien un Formulario 1099. Además, puedes usarlo para ver tus Formularios 1099 enviados e incluso imprimirlos.

Aquí tienes una guía sobre cómo enviar un Formulario 1099 a alguien usando Wondershare PDFelement.

1. Abre el Formulario 1099 que necesitas enviar usando Wondershare PDFelement.
2. Haz clic en el botón Compartir en la parte superior izquierda de la pantalla.

3. Haz clic en Correo electrónico.

4. Selecciona entre Cliente de correo electrónico y Outlook.

5. Envía tu correo electrónico.

Bonificación: ¿Cómo proteger con contraseña el Formulario 1099 antes de enviarlo?

Mencionamos que, por medidas de seguridad, es buena práctica bloquear un Formulario 1099 antes de enviarlo. Te alegrará saber que Wondershare PDFelement también tiene una función de cifrado que te permite establecer contraseñas.

Aquí te explicamos cómo usar esta herramienta:

1. Abre el Formulario 1099 que necesitas enviar con Wondershare PDFelement.
2. Ve a la pestaña Proteger.

3. Haz clic en Encriptar.

4. Marca Contraseña de apertura e introduce una contraseña.

5. Haz clic en Guardar.

Parte 3. ¿Cómo enviar el Formulario 1099 al IRS?

Mientras estamos aquí, también discutamos cómo enviar un Formulario 1099 al IRS.

Para enviar copias impresas por correo postal en los Estados Unidos, ten en cuenta que la dirección a la que debes enviar el Formulario 1099 cambia dependiendo de tu ubicación. Así que siempre verifica su sitio web para obtener la dirección correcta del IRS donde enviar los formularios 1099.

Para presentar de forma digital, realmente no necesitas conocer la dirección. Siempre que estés utilizando un servicio de presentación electrónica aprobado por el IRS, el Formulario 1099 que enviaste les llegará.

Conclusión

Es importante enviar a tus contratistas a quienes pagaste 600 $ o más una copia del Formulario 1099. Es tan importante como presentarlos al IRS. Solo para refrescar, «Cómo enviar un Formulario 1099». Si usas correo postal, verifica su dirección en el formulario W-9. Si presentaste electrónicamente, debería ser automático.

En algunos casos, al presentar electrónicamente, tu beneficiario podría no recibir la copia que enviaste. Por suerte, puedes hacerlo manualmente. Puedes usar una herramienta segura como Wondershare PDFelement para enviarles una copia por correo electrónico. Es imprescindible utilizar una herramienta segura como esta porque los formularios 1099 son documentos sensibles. Además de su función de compartir, Wondershare PDFelement también ofrece una función de cifrado. Utiliza esto para proteger con contraseña tu Formulario 1099 antes de enviarlo por correo electrónico.