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Algunas veces necesitarás convertir tus archivos Excel a PDF. Para intercambiar archivos, entre compañeros o superiores, por ejemplo. Se puede enviar el archivo en formato de Excel. La presentación es mejor y mucho más profesional si se hace en formato PDF. ¿Y cómo se pueden convertir archivos de Excel a PDF? Se puede guardarcomo PDF con VBA.
En este artículo te explicamos la forma de hacerlo.
En este artículo
Parte 1. ¿Qué es VBA?
VBA significa en inglés "Visual Basic for Applications". La empresa Microsoft Corp. ha desarrollado este lenguaje de programación y lo ha incluido en las aplicaciones de Office. Te permitirá acceder a funciones superiores a las que ofrecen aplicaciones como Excel. Por otro lado, VBA te permite personalizar las aplicaciones para adaptarlas a tus necesidades específicas.
Microsoft ha escrito programas de Office utilizando VBA. Y VBA sirve como lenguaje de programación interno en estos programas. Por lo tanto, básicamente, VBA te permite "heredar" los conocimientos del desarrollador. Este programa te permite añadir funciones a los programas de Office para automatizar los procesos informáticos.
Naturalmente, antes debes saber codificar con el lenguaje de programación VBA.
Parte 2. ¿Cómo guardar (imprimir en) un archivo Excel en PDF con VBA?
VBA te permite guardar archivos Excel como PDF. Si conoces los códigos correctos y la forma de introducir códigos VBA en Excel. No todos están al corriente de esto. No te preocupes. Estamos contigo. Tenemos lo que buscas.
Guardar hojas Excel como PDF con VBA.
Imagina que no quieres guardar todo el libro en formato PDF. Basta guardar la hoja en la que se está trabajando o visualizando en ese momento. A continuación te explicamos lo que puedes hacer.
- Abre el libro de Excel con Excel.
- Comprueba que estás visualizando la hoja que quieres guardar como PDF.
- Para abrir VBE (Editor de Visual Basic), presiona "Alt + F11" en tu teclado.
- Encuentra el nombre de tu libro de trabajo en el panel "Proyecto-VBAProject". Pulsa el botón derecho del ratón.
- Selecciona "Insertar" > "Módulo".
- Pega el código:
Sub SaveActiveSheetsAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Nota: Edita lo que aparece en la línea saveLocation. Introduce una ruta a la carpeta donde quieres guardar el PDF. También, cambia el "myPDFFile.pdf" por el nombre de archivo que quieras.
- Pulsa "CTRL + S" para guardar el libro. Se abrirá un cuadro de diálogo. Pulsa "No".
- En el cuadro de diálogo "Guardar como", pulsa en la lista desplegable "Guardar como". Elige "Libro Excel habilitado para macros".
- Presiona "Alt + Q".
- Abre el libro de trabajo con macros que creaste. Oprime "Alt+F8".
- Elige la macro que creaste antes > haz clic en "Ejecutar".
- Revisa la carpeta que indicaste en el código para buscar el archivo PDF que se generó.
Utiliza VBA para guardar libros de Excel como PDF
Pero, ¿qué pasa si quieres guardar todo el libro de trabajo como un PDF? A continuación te explicamos lo que tienes que hacer:
- Abre el libro de Excel con Excel.
- Para abrir VBE, presiona "Alt + F11".
- Encuentra el nombre de tu libro de trabajo en el panel "Proyecto-VBAProject". Pulsa el botón derecho del ratón.
- Selecciona "Insertar" > "Módulo".
- Pega el código:
Sub SaveActiveWorkbookAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Nota: Edita lo que aparece en la línea saveLocation. Introduce una ruta a la carpeta donde quieres guardar el PDF. También, cambia el "myPDFFile.pdf" por el nombre de archivo que quieras.
- Pulsa "CTRL + S" para guardar el libro. Se abrirá un cuadro de diálogo. Pulsa "No".
- En el cuadro de diálogo "Guardar como", pulsa en la lista desplegable "Guardar como". Elige "Libro Excel habilitado para macros".
- Presiona "Alt + Q".
- Abre el libro de trabajo con macros que creaste. Oprime "Alt+F8".
- Elige la macro que creaste antes > haz clic en "Ejecutar".
- Revisa la carpeta que indicaste en el código para buscar el archivo PDF que se generó.
Guardar partes determinadas de un Excel como PDF.
¿Qué ocurre si no quieres guardar todo el libro de trabajo como un PDF? No hace falta que guardes toda la hoja. Puedes seleccionar las celdas que quieres añadir al PDF. Sigue los siguientes pasos:
- Abre el libro de Excel con Excel.
- Selecciona las celdas que quieres que aparezcan en el archivo PDF.
- Para abrir el Editor de Visual Basic, presiona "Alt + F11".
- Encuentra el nombre de tu libro de trabajo en el panel "Proyecto-VBAProject" y presiona el botón derecho del ratón sobre el.
- Selecciona "Insertar" > "Módulo".
- Pega el código:
Sub SaveSelectionAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
Selection.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Nota: Edita lo que aparece en la línea saveLocation. Introduce una ruta a la carpeta donde quieres guardar el PDF. También, cambia el "myPDFFile.pdf" por el nombre de archivo que quieras.
- Pulsa "CTRL + S" para guardar el libro. Se abrirá un cuadro de diálogo. Pulsa "No".
- En el cuadro de diálogo "Guardar como", pulsa en la lista desplegable "Guardar como". Elige "Libro Excel habilitado para macros".
- Presiona "Alt + Q".
- Abre el libro de trabajo con macros que creaste. Oprime "Alt+F8".
- Elige la macro que creaste antes > haz clic en "Ejecutar".
- Revisa la carpeta que indicaste en el código para buscar el archivo PDF que se generó.
Guarda las hojas de trabajo como PDF por separado.
¿Cómo guardar todas las hojas del libro de trabajo? Ahora bien, cada hoja debe ser un archivo PDF independiente. Para guardar la hoja activa en formato PDF, puede seguir el método descrito para cada hoja. Pero eso tomará demasiado tiempo. En vez de eso, puedes hacer lo siguiente:
- Abre el libro de Excel con Excel.
- Presiona "Alt + F11" con el fin de abrir VBE.
- Encuentra el nombre de tu libro de trabajo dentro del panel "Proyecto-VBAProject" y pulsa sobre él usando el botón derecho del ratón.
- Selecciona "Insertar" > "Módulo".
- Pega el código:
Sub LoopSheetsSaveAsPDF()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=ThisWorkbook.Path & "/" & ws.Name & ".pdf"
Next
End Sub
Nota: Mediante este método, los documentos PDF se guardarán en la misma carpeta que el libro de trabajo. El nombre de los documentos PDF dependerá del nombre del libro de trabajo.
- Pulsa "CTRL + S" para guardar el libro. Se abrirá un cuadro de diálogo. Pulsa "No".
- En el cuadro de diálogo "Guardar como", pulsa en la lista desplegable "Guardar como". Elige "Libro Excel habilitado para macros".
- Presiona "Alt + Q".
- Abre el libro de trabajo con macros que creaste. Oprime "Alt+F8".
- Elige la macro que creaste antes > haz clic en "Ejecutar".
- Revisa la carpeta que indicaste en el código para buscar el archivo PDF que se generó.
Parte 3. Guardar un Excel como PDF sin VBA.
Es increíble poder guardar libros de Excel como PDF usando VBA. Solamente necesitas dos cosas: (1) tener instalado Excel en tu computadora y (2) tener conocimientos del lenguaje de programación VBA.
Lo que ocurre es que ambas cosas son poco accesibles. Quizás no tengas licencia de Excel, de modo que solo puedes usarlo para ver libros de trabajo. Con la versión en línea no se pueden utilizar macros. Respecto a las macros en general, no todo el mundo es capaz de programarlas. Por ello, buscarás códigos VBA que hayan escrito otras personas en Internet.
Aquí tienes una sugerencia. En cambio, utiliza un software PDF para convertir archivos de Excel en archivos PDF. Resulta mucho más fácil. Por otra parte, dispones de una herramienta para editar los PDF que vayas creando.
Wondershare PDFelement - Conversión de Excel a PDF más sencilla.
PDFelement es uno de los programas de PDF más conocidos. Podríamos decir que es un nombre muy conocido. Gracias a este programa podrás editar, combinar, comprimir, convertir documentos PDF y hacer muchas cosas más. El tiempo ha confirmado la seguridad de PDFelement. Este programa, además de ofrecer funciones avanzadas, cuenta con una interfaz fácil de manejar.
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Con PDFelement podrás convertir libros de Excel en archivos PDF.
Convierte un Excel a PDF con Wondershare PDFelement.
A continuación te explicamos algunos pasos para convertir un archivo Excel en PDF.
- Instala y abre PDFelement.
- Selecciona "Abrir PDF" > "Desde archivo".
- Elige el archivo de Excel que quieras convertir a PDF.
- PDFelement se encargará de convertir el archivo de forma automática. Posteriormente, se abrirá el PDF creado. Consulta el PDF.
- Para guardarlo, presiona "CTRL + S" en el teclado o selecciona "Archivo" > "Guardar" o el botón "Guardar" que aparece arriba en la barra de herramientas.
Más allá de la conversión de Excel a PDF, puedes utilizar PDFelement para convertir archivos PDF a Excel, Word, imágenes u otros formatos de Office. En el siguiente video encontrarás más información:
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Conclusión:
No puedes guardar libros de Excel como archivos PDF mediante Excel. Eso por lo menos si no sabes usar códigos VBA para agregar dicha función. Sin embargo, no es fácil, aunque uno tenga conocimiento de las posibilidades del editor de Visual Basic integrado en Excel. Tienes que saber programar utilizando VBA o investigar qué códigos debes introducir en el VBE.
Así pues, es recomendable utilizar programas PDF como PDFelement para convertir archivos Excel a PDF. Esta herramienta simplifica la conversión, permitiendo convertir archivos Excel en PDF con mayor facilidad. Como bonificación, dispondrás de una increíble herramienta PDF integrada en tu dispositivo.
