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Antes de adentrarnos en el tema y aprender a añadir documentos a Google Drive, es necesario entender para qué sirve este producto y qué funciones ofrece. En este artículo, brindamos información detallada sobre las funciones de Google Drive, cómo guardar documentos en esta plataforma y la solución perfecta para administrar todos tus trabajos en PDF. ¡Comencemos!
Reseña de Google Drive
Google Drive forma parte de un enorme ecosistema de herramientas basadas en la nube desarrolladas por Alphabet, Inc., el nuevo nombre de Google, Inc. La más popular de todas sus herramientas es, por mucho, Gmail, que representa el 43% de la participación en el mercado y cuenta con 1800 millones de usuarios en todo el mundo. Sin embargo, en el último tiempo, Google Drive, su servicio de almacenamiento en la nube, ha adquirido gran prominencia entre los particulares y las empresas y superó los 1000 millones de usuarios y 5 millones de empresas en 2022. Drive tiene algunas desventajas, pero sigue siendo el servicio de almacenamiento en la nube más popular del mundo.
Entonces, veamos cómo añadir documentos a Google Drive.
Cómo añadir documentos a una carpeta de Google Drive
Ante todo, necesitas tener una cuenta de Google, algo a lo que cualquier persona puede acceder. Una vez que la tengas, puedes acceder a Drive iniciando sesión en tu cuenta desde tu navegador y haciendo clic en el ícono reticular ubicado en la parte superior derecha, compuesto de básicamente 9 puntos integrados en una retícula de 3x3. Este es el menú extendido de acceso a todas las demás aplicaciones y herramientas de Google.
Cuando hayas entrado, tendrás varias maneras de añadir un documento a Google Drive, según el el tipo de carpeta en que quieras guardarlo. Los procesos son en esencia iguales porque el resultado es el mismo, pero hay algunas consideraciones a tener en cuenta, como podrás notar. Aquí te traemos tres escenarios distintos:
Escenario 1: cómo añadir documentos a la carpeta "Mi unidad" de Google Drive.
"Mi unidad" es la carpeta por defecto de Google Drive. Es la página a la que eres redirigido cada vez que abres Drive en tu navegador. Para añadir un documento a esta carpeta, solo tienes que arrastrarlo desde la carpeta de tu ordenador a la ventana del navegador y soltarlo allí. Aquí te traemos un método alternativo:
1. Abre Drive y dirígete a "Mi unidad", que generalmente es la ventana que se abre por defecto.
2. Ahora, tienes dos opciones:
a. Haz clic en el símbolo "+ Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda y selecciona "Subir archivo".
b Haz clic en la pequeña flecha negra ubicada junto a "Mi unidad" en la parte superior (no en la izquierda) y selecciona "Subir Archivo"
3. Cuando realices cualquiera de estas acciones, se abrirá una nueva ventana del explorador de archivos, donde podrás elegir el documento que quieras subir y hacer clic en "Abrir" u "OK".
Escenario 2: cómo añadir documentos a una carpeta dentro de "Mi unidad" en Google Drive
Si creaste una subcarpeta dentro de "Mi unidad", solo tienes que sumarle algunos pasos al proceso detallado anteriormente.
1. Abre Drive desde tu navegador.
2. Haz doble clic en la carpeta que se encuentra dentro de "Mi unidad". Puedes ya sea hacerle clic desde la lista de carpetas/archivos que aparece en el centro de la interfaz o bien expandir el menú de "Mi unidad" que se encuentra a la izquierda y hacer clic en la carpeta que quieras.
3. Continua con el proceso de la manera explicada en la sección anterior.
Escenario 3: cómo añadir documentos a carpetas compartidas de Google Drive
Para realizar esta tarea, tienes que seguir los mismos pasos explicados anteriormente pero, si no eres el propietario de la carpeta, podrás encontrarla en la sección "Compartido conmigo". Haz doble clic en la carpeta y sigue los pasos de la sección anterior.
Recuerda que el acceso a las carpetas compartidas de Google Drive está basado en permisos. Si el propietario no compartió la carpeta contigo, no podrás verla y mucho menos acceder a ella. Incluso si te han brindado acceso, puede ser cualquiera de estos tipos:
● Lector - Esto solo te permite ver los archivos. No puedes cambiar, añadir ni eliminar el contenido. Tampoco puedes eliminar el contenido de la carpeta.
●Comentador - Este tipo de acceso te permite leer el documento y agregarle comentarios. Las demás restricciones siguen vigentes
● Editor - Con este permiso, tendrás acceso completo al contenido de la carpeta, excepto a la carpeta en sí. No obstante, puedes compartir la carpeta principal con otras personas de ser necesario.
Para hacerlo, tienes que hacer clic derecho en el archivo o carpeta y seleccionar la opción "Compartir". Así, se abrirá una ventana en la que podrás invitar a ciertas personas (mediante correo electrónico) a leer, comentar o editar tu carpeta o archivo o, alternativamente, puedes generar un hipervínculo con permisos de solo lector o edición completa. Puedes a su vez restringir el acceso a este link para personas que no estén en tu lista de compartidos.
¿Qué puedo hacer después de haber añadido un documento a Google Drive?
Exiten diversas maneras en las que puedes gestionar un archivo tras haberlo agregado a Drive. Te traemos una lista de las acciones más comúnmente realizadas:
● Abrir o ver en vista previa - Puedes abrir el documento con una aplicación compatible de Google o con un complemento de terceros o bien verlo en vista previa
● Eliminar o renombrar - Puedes eliminar el archivo de tu unidad (Mover a la papelera) o cambiarle el nombre para identificar su contenido, etc.
● Compartir - Si tienes permiso de editar la carpeta, puedes compartir cualquiera de sus documentos haciendo doble clic en el archivo y seleccionando "Compartir", como explicamos en la sección anterior.
● Descargar, mover el archivo o hacer una copia - Puedes descargar tus archivos en cualquier momento, siempre y cuando tengas permisos de editor, o bien realizar copias o moverlo a otra ubicación
● Más acciones - Puedes crear un enlace o un código incrustado para incluir un archivo en una página web, traducir los documentos editables, habilitar varios complementos para administrar diferentes tipos de archivos y realizar otras tareas y también hacer que un archivo esté disponible para su edición sin conexión —los cambios se sincronizarán cuando vuelva la conexión a Internet.
Cómo añadir documentos a Wondershare Document Cloud
Almacenamiento en la nube premium de 100 GB Firma electrónica de alta calidad Anotación colaborativa en línea Uso compartido de archivos fácil y rápido
Wondershare Document Cloud
Mientras que Drive es ideal para almacenar una gran variedad de tipos de archivos, Wondershare Document Cloud fue diseñado específicamente para tratar con documentos PDF. Si trabajas la mayor parte del tiempo con documentos PDF, puedes usar este servicio seguro. El principal beneficio —además de acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet y con un navegador instalado— es la firma digital que viene incorporada con Wondershare Document Cloud. Veamos cómo añadir documentos a esta asombrosa herramienta basada en la nube.
Los pasos para añadir documentos
1. Desde cualquier navegador compatible (Chrome, Edge, Mozilla, Safari, etc.), inicia sesión en WonderShare Document Cloud con tu identificación de Wondershare. Puedes crear una cuenta nueva si no tienes una por haber usado otro producto de Wondershare como PDFelement, Filmora, etc.
2. Desde la página principal, busca el botón "Subir archivos" y hazle clic. Podrás encontrarlo en la sección derecha de la pestaña del navegador, debajo del panel y arriba de la lista "Actividad reciente".
3. Selecciona los archivos PDF desde tu almacenamiento interno y haz clic en "OK" o "Abrir" para subirlos. Una vez que hayan sido importados, aparecerán en la lista de "Actividad reciente".
Ahora, puedes realizar cualquiera de las siguientes tareas. Haz clic en el ícono "..." de tu archivo para ver las opciones:
● Abrir y leer archivos PDF
● Puedes descargar tus archivos en cualquier otro dispositivo desde el navegador
● Renombrar el archivo para llevar un registro de la versión, etc.
● Eliminar el archivo desde la nube
● Firmar digitalmente - Hay dos maneras en las que puedes enviar tu documento para que alguien lo firme:
○ si necesitas que varias personas firmen la misma copia del documento, puedes usar la opción "Solicitar firma"
○ si necesitas que cada persona firme individualmente su propia copia del documento, puedes usar la opción "Envío masivo".
Amplía las funciones de Wondershare Document Cloud con PDFelement Pro DC
Wondershare PDFelement Pro DC
Simplifique tu flujo de trabajo con Document Cloud para PDFelement.
No hay nada mejor que contar con un servicio de almacenamiento en la nube exclusivamente para PDF, especialmente si trae incorporada una función de firma digital. ¿Y si también tuvieras un editor de PDF profesional que te ayude a crear y controlar tus trabajos en PDF de manera más integral? Así es exactamente cómo puedes complementar PDFelement Pro DC con Wondershare Document Cloud. Es un potente editor de PDF con un completo conjunto de funciones integrado con Document Cloud, que te permite acceder al servicio en línea desde la misma aplicación.
Las herramientas disponibles en PDFelement Pro DC para Windows
● Edición completa - Puedes controlar cada elemento del contenido de tus archivos PDF, independientemente de si son tablas, gráficos, hipervínculos, imágenes, textos, pies de página o marcas de agua
●Crear y convertir de y a PDF - Puedes convertir cientos de formatos de archivo en PDF o convertir tus PDF en diversos formatos para editarlos con aplicaciones nativas como MS Word para documentos DOCX o Photoshop para formatos de imagen
● Protección de PDF - Puedes añadir contraseñas para restringir que otras personas accedan al contenido o lo modifiquen, copien e impriman
● Comentarios - Comunícate de manera clara y precisa con herramientas de comentarios y la capacidad de exportarlos
● Formularios - Puedes gestionar formularios de principio a fin, ya sea creándolos, convirtiéndolos, extrayendo su información, completándolos o firmándolos
● OCR - Tienes acceso a un preciso reconocimiento de texto en más de 20 idiomas para poder convertir archivos escaneados en PDF editables para archivarlos
● Procesos por lote - ¿Por qué perder tiempo procesando archivo por archivo cuando puedes procesar muchos al mismo tiempo?
● Organización y optimación - Mejora tus PDF combinándolos o dividiéndolos, reorganizando sus páginas, quitando o añadiendo rangos de página, etc.
Herramientas en línea de PDFelement Pro DC para Windows
La funcion de integración con la nube te permite acceder a Document Cloud desde el programa, lo que hace que sea más conveniente guardar y gestionar archivos PDF desde la nube y compartirlos para que sean firmados.
● Sube a la nube el documento con el que estés trabajando con el botón "Compartir".
● Descarga y abre archivos PDF desde la nube con las opciones "Archivo" → "Abrir".
● Si haces clic en la opción "Firma digital" de la pestaña "Protección", se abrirá una pestaña de firmado en el navegador para que puedas compartir el documento para que la persona indicada lo firme.
Acerca de la experiencia multiplataforma
La principal razón para subir tus documentos a Google Drive o Wondershare Document Cloud es para que puedas tener una experiencia multiplataforma. Esto significa que puedes acceder y trabajar en tus documentos sin importar el dispositivo que tengas o el tipo de pantalla. Esto es incluso más importante en el contexto laboral actual, en el cual trabajar remotamente (desde casa) es más común que desde una oficina. A su vez, a pesar de que trabajamos remotamente, todos tenemos un "dispositivo principal", que generalmente es una PC, por lo que es necesario contar con PDFelement Pro DC, para que la experiencia sea más completa e híbrida. Ahora, incluso ofrece un servicio de firma digital y el resultado es la combinación ideal de herramientas para trabajar desde casa, la oficina o el campo. Prueba estas herramientas y mejora tu productividad como nunca antes.