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Si nunca has utilizado los servicios de Google, te sorprenderá que es muy fácil aprender cómo guardar documentos en Google Drive desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet y un navegador o la app de Google Drive instalada. El proceso de "guardar un documento en Google Drive" es sencillo, e incluso puedes aprender a guardar documentos de Google Drive en una unidad local o en tu dispositivo móvil.
¿Qué es Google Drive?
Google Drive es la función de almacenamiento en la nube que viene gratis con todas las cuentas de Google. Cuando configuras una cuenta de Gmail, por ejemplo, viene con Drive y un gran número de otras aplicaciones como Fotos, Docs, Hojas de cálculo, Diapositivas, etc. Esto se puede utilizar para almacenar tus archivos de forma segura en la nube. Lo más importante de esto es la posibilidad de acceder a estos archivos desde cualquier otro dispositivo conectado utilizando el mismo ID de inicio de sesión.
Una cosa a tener en cuenta aquí es que, como se trata de una función basada en la nube, debes tener un navegador moderno instalado en tu computadora de escritorio. Si estás en un dispositivo móvil, deberás tener instalada la aplicación de Drive. En ambos casos, deberás estar conectado a esa cuenta de Google en particular. También es posible tener varias cuentas entre las que puedes alternar. Esta flexibilidad para utilizar Drive en cualquier terminal o sistema operativo lo convierte en una solución versátil tanto para empresas como para particulares. También existe Google Drive para escritorio, que es esencialmente un producto de escritorio en el que puedes almacenar tus archivos localmente, y que se sincronizará con tu cuenta principal de Drive siempre que estés conectado a Internet.
Hay esencialmente dos formas de guardar en Google Drive una es en el escritorio y otra es en el teléfono móvil. Veamos ambos procesos.
¿Cómo se guarda un documento en Google Drive en el escritorio?
En primer lugar, ¿cómo se guarda un documento en Google Drive desde una computadora de escritorio, como una PC o una MacBook? Esta sección también te muestra cómo guardar documentos en Google Drive si tienes varios archivos.
Abre la pestaña de Drive en Chrome (preferiblemente) accediendo a tu cuenta de Google y seleccionando Drive en el menú de la cuadrícula (nueve puntos en un patrón de 3x3.)
2. A continuación, haz clic en el símbolo + (Nuevo) o haz clic en la flecha diminuta que aparece junto a Mi Unidad, encima del panel de documentos (no en la carpeta de la izquierda).
3. Una vez que veas las opciones del menú, selecciona Subir Archivos. Esto hará que tu escritorio abra una ventana del Explorador de Archivos o del Finder, desde la que podrás seleccionar un archivo para subirlo. Para subir varios archivos, sólo tienes que seleccionarlos todos. También puedes subir una carpeta entera eligiendo el elemento de menú Subir Carpeta en lugar de la opción Subir Archivos. Sin embargo, ten en cuenta que la subida de varios archivos y la subida de carpetas puede no funcionar correctamente si no utilizas el navegador Chrome. En algunos casos, se te llevará a una herramienta de subida de archivos independiente para este fin.
4. Una vez seleccionado tu archivo, archivos o carpeta, confirma la selección en el cuadro de diálogo para comenzar la subida. Los archivos y carpetas aparecerán en la lista principal de archivos a medida que se suban a la nube con éxito.
Aunque este proceso es bastante sencillo, puedes hacerlo aún más simple simplemente teniendo una carpeta de Drive abierta en tu navegador, y arrastrando los archivos y carpetas desde sus ubicaciones en la unidad local y soltándolos en la pestaña del navegador. Esto activará automáticamente el proceso de carga. Esto también funciona con el programa de Drive para escritorio, pero la diferencia es que puedes hacerlo incluso cuando estás en línea. Como se ha mencionado anteriormente, una vez que vuelvas a estar en línea, se sincronizará con tu cuenta principal de Drive.
¿Cómo puedo guardar documentos directamente en Google Drive en un dispositivo móvil?
Si tienes un teléfono iOS o Android, o un iPad que ejecute iPadOS, el proceso es ligeramente diferente del proceso de escritorio. Tendrás que asegurarte de que se ha agregado la cuenta de Google correspondiente al dispositivo y de que has iniciado sesión. Después, sigue los pasos que se indican a continuación. Ten en cuenta que enseguida se describen dos métodos:
Subir desde la aplicación Drive
1. Después de instalar e iniciar la aplicación Drive para iOS o Android, pulsa el símbolo + y selecciona Cargar en las opciones proporcionadas.
2. Utiliza el administrador de archivos local para seleccionar un archivo.
3. Pulsa el botón Subir.
Subir desde otra aplicación
La mayoría de las aplicaciones que manejan documentos y otros archivos tendrán una opción de Compartir. Como alternativa, puedes utilizar la opción de Compartir en tu aplicación predeterminada de gestión de archivos. A continuación te explicamos cómo utilizarla.
1. Haz clic en Compartir cuando el documento esté abierto en la aplicación. También puedes seleccionar el documento/archivo de la lista de archivos y utilizar la opción genérica Compartir.
2. Verás que Guardar en Drive es una de las opciones para compartir. Pulsa en ella.
3. A continuación, si Drive te pide que accedas a los archivos y otros contenidos de tu dispositivo, toca Permitir en la notificación emergente.
4. Ahora puedes cambiar el nombre del archivo si lo deseas antes de pulsar Guardar.
Qué hacer después de guardar los documentos en Google Drive
Una vez que tus archivos estén a salvo en la nube, hay varias operaciones que puedes ejecutar desde Drive. El proceso específico puede ser diferente en el escritorio frente al teléfono móvil, pero la funcionalidad es la misma. Éstas son algunas de las cosas que puedes hacer.
- Abrir o previsualizar: Dependiendo del tipo de documento, puedes abrirlo y visualizarlo o sólo previsualizarlo (no es posible realizar modificaciones)
- Descargar al dispositivo o al escritorio: Puedes descargar el archivo desde otro dispositivo o computadora, pero sólo si has iniciado sesión en la misma cuenta de Google.
- Compartir el archivo con otros: Puedes compartir archivos y carpetas mediante la función Compartir. Se generará un enlace que puedes copiar o enviar directamente a través de Gmail desde Drive. También puedes establecer permisos como Ver, Comentar y Editar para cada usuario o para todos los usuarios juntos.
- Mover un archivo o hacer una copia: Los archivos y carpetas se pueden mover a otra ubicación de Drive dentro de la misma cuenta. También puedes hacer una copia si necesitas un duplicado de un archivo por cualquier motivo.
- Eliminar: Elimina un archivo o carpeta de Drive con esta opción.
- Renombrar: Cambia el nombre de un archivo o carpeta
- Más acciones: También puedes publicar un documento en la web mediante un código o un enlace insertado, traducir un documento que sea editable, encontrar y activar complementos como lectores de PDF o reproductores de Media
Aprender a guardar documentos en Google Drive desde diferentes dispositivos y de diferentes maneras facilita el acceso a tus archivos y carpetas, independientemente de dónde estés o del dispositivo que utilices. Sin embargo, Google Drive tiene un punto débil importante: los documentos PDF. Aunque puedes obtener una vista previa de un archivo PDF en Drive, no puedes abrirlo y verlo sin un programa de terceros. Si buscas una solución de almacenamiento en la nube exclusivamente para documentos PDF, Wondershare Document Cloud podría ser ideal para ti. Además de un almacenamiento seguro en la nube, también ofrece una plataforma de firma electrónica integrada para crear firmas, firmar documentos PDF y enviarlos a otras personas para recabar sus firmas.
Cómo guardar documentos en la alternativa de Google Drive
Almacenamiento en la nube premium de 100 GB Firma electrónica de alta calidad Anotación colaborativa en línea Uso compartido de archivos fácil y rápido
Wondershare Document Cloud
Wondershare Document Cloud es un servicio de almacenamiento en la nube basado en PDF que viene con una solución de firma electrónica integrada para crear firmas electrónicas, firmar documentos y enviarlos en línea para que otros los firmen. Los protocolos de seguridad de nivel empresarial protegen tus archivos PDF en la nube y mientras están en tránsito. Los destinatarios reciben un enlace seguro que pueden utilizar para subir una firma y aplicarla al documento. También pueden generar una nueva firma electrónica y firmar su copia del documento antes de devolverlo al remitente. Ni el remitente ni el destinatario tienen que descargar ni instalar nada. Pueden utilizar el servicio en cualquier dispositivo, siempre que tenga instalado un navegador moderno.
El proceso de cómo guardar documentos en Wondershare Document Cloud:
1. Abre una pestaña del navegador y regístrate en Wondershare Document Cloud para obtener una cuenta gratuita. Puedes actualizarla más adelante si necesitas enviar más documentos para firmarlos o si necesitas más de los 5 GB de almacenamiento gratuito por defecto.
2. Una vez dentro, haz clic en Cargar archivos y elige tus PDF del disco duro local o de la memoria del dispositivo. Si tienes dispositivos de almacenamiento externos conectados a tu computadora, también puedes cargarlos desde allí.
3. Los archivos se subirán a Document Cloud y aparecerán en la lista de Actividad de Documentos Recientes en la pestaña de Inicio o en la sección principal de la pestaña de Documentos.
4. Después de subir tus documentos PDF a Wondershare Cloud, puedes realizar varias operaciones, como se indica a continuación:
- Abrir el documento - Puedes utilizar la opción Ver para abrir y leer un documento.
- Solicitar firmas - La opción Solicitar firmas de la pestaña Firmar puede utilizarse cuando necesites que una sola copia de un documento sea firmada por varias personas; la operación Envío masivo envía una copia individual a cada persona de tu lista para que la firme por separado y te la devuelva.
- Descargar a la memoria local - Para guardar un archivo en tu unidad o dispositivo local, utiliza el botón Descargar y especifica la carpeta de destino.
- Eliminar - Si ya no necesitas un archivo concreto, puedes pulsar Eliminar para quitarlo de Document Cloud.
- Renombrar - Puedes asignar un nombre diferente a un archivo para identificar fácilmente el contenido del PDF; por ejemplo, renombrar un PDF como Factura de febrero para el cliente XYZ para hacer un seguimiento posterior.
Como puedes ver, Wondershare Document Cloud es una nueva y eficaz forma de almacenar los documentos del trabajo y enviarlos a otras personas para que los firmen en cuestión de segundos, independientemente de tu ubicación o del dispositivo que utilices. Pero si quieres disfrutar de la verdadera potencia del PDF, considera la posibilidad de utilizar PDFelement Pro DC, que aporta lo mejor de la edición de PDF de escritorio y está integrado con Document Cloud para el almacenamiento y la firma electrónica.
PDFelement Pro DC para Windows
Wondershare PDFelement Pro DC
Simplifique tu flujo de trabajo con Document Cloud para PDFelement.
La última versión para Windows de PDFelement Pro DC es una completa herramienta de gestión de documentos perfecta para los PDF y otros tipos de archivos. La nueva interfaz viene acompañada de una iconografía rediseñada, barras de herramientas mejoradas de estilo cinta, menús más claros y un rendimiento rapidísimo en comparación con las versiones anteriores. También tiene funciones que te conectan directamente con Wondershare Document Cloud desde tu computadora con Windows. Aquí tienes una lista de las funciones offline y en línea de PDFelement Pro DC.
Funciones offline
- Edición de documentos - Edita cualquier contenido de un documento PDF con la misma facilidad que editas un archivo DOCX en MS Word.
- Conversiones - Convierte fácilmente más de 300 tipos de archivos para crear PDFs manteniendo la integridad del contenido (diseños, alineación, estilos de fuente, etc.) También puedes convertir desde PDF en varios tipos de archivos como Word, Excel, .txt, HTML, ePUB, archivos de imagen, etc.
- Anotaciones - Marca tus PDF como un profesional y comunica tus ideas de forma concisa con una completa gama de herramientas de revisión y comentario.
- Seguridad en PDF - Protege los archivos con encriptaciones basadas en contraseñas con los algoritmos más complejos utilizados por los bancos y las grandes empresas.
- Gestión de formularios - Crear un formulario a partir de una plantilla o un documento en blanco, rellenar un formulario, firmarlo, extraer datos de él o convertir un documento no editable en un formulario PDF editable son acciones muy sencillas en PDFelement Pro DC.
- Gestión avanzada de archivos y páginas: organiza tus procesos de trabajo en PDF combinando o dividiendo archivos o rangos de páginas específicos, reorganizando páginas y mucho más.
- Reconocimiento de texto avanzado u OCR para convertir los archivos escaneados en PDF que se pueden buscar o editar.
- Proceso por bloques - Una forma estupenda de realizar trabajos masivos con un clic del ratón: convierte, encripta, etc. con rapidez y precisión.
Funciones en línea
● Trabaja en un PDF y súbelo directamente a Wondershare Document Cloud
Después de editar y guardar un archivo PDF localmente, puedes hacer clic en Compartir → Nube de documentos de Wondershare para abrir el servicio de almacenamiento en la nube en una nueva pestaña. El documento se subirá y se almacenará allí, y podrás verlo en la pestaña Documento o en la Actividad de documentos recientes de la pestaña Inicio.
● Descargar un PDF de la nube para editarlo sin conexión en PDFelement
Si necesitas editar un documento que has subido a Document Cloud anteriormente, simplemente haz clic en el elemento de menú Abrir → Archivo y elige Desde Wondershare Cloud para obtener el archivo y abrirlo automáticamente en PDFelement.
● Preparar un documento y enviarlo a otros para que lo firmen
Cuando tu documento editado esté listo para ser firmado, haz clic en el botón de Firma Electrónica situado debajo de la pestaña Proteger. Esto te llevará a la pestaña Firmar de Wondershare Document Cloud, desde donde podrás iniciar una de las dos opciones de firma electrónica.
Reflexiones finales sobre la productividad
Es vital para todas las empresas buscar continuamente formas de mejorar la productividad de sus empleados y ser más eficientes como organización. Al igual que aprender a guardar documentos en Google Drive puede hacer que todos los usuarios autorizados puedan acceder a tus archivos oficiales desde cualquier lugar, Wondershare Document Cloud puede hacer lo mismo con los archivos PDF.
Además, la función de firma electrónica en línea significa que tus equipos de campo (ventas, compras, etc.) pueden enviar documentos y obtener firmas mientras están en el lugar donde se encuentra el cliente o el proveedor, lo que se traduce en un tiempo más rápido para la obtención de ingresos y en procesos de trabajo más fluidos, ya que tus proyectos no se retrasan porque alguien está de vacaciones o trabaja desde otro lugar o incluso otro país.
Aunque Wondershare Document Cloud está diseñado como un servicio independiente, al combinarlo con las sólidas funciones de gestión de documentos de PDFelement en el nuevo PDFelement Pro DC, te ofrece un control integral de todos tus procesos de trabajo en PDF y de tus necesidades de recopilación de firmas. Esta naturaleza multiterminal o agnóstica de dispositivos de la plataforma Document Cloud ofrece a tus equipos la libertad de trabajar desde cualquier lugar de forma eficiente y altamente productiva. Prueba Wondershare Document Cloud y libera el poder de la nube, o utiliza PDFelement Pro DC para sacar el máximo partido a la experiencia PDF.