PDF vs. PDF/A: Usos y diferencias

El formato PDF es muy utilizado para crear, compartir y almacenar documentos y su diseño nunca cambia a menos que se manipulen. ¿Pero sabías que hay distintos tipos de PDF? Por ejemplo, está el PDF/A, una versión alternativa optimizada para el almacenamiento a largo plazo. ¿En qué se diferencia del PDF? Y en qué momento cabe preguntarse: "PDF o PDF/A, ¿cuál debo utilizar?".

En el presente artículo discutiremos estos temas. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre los formatos PDF y PDF/A (incluidos los distintos subtipos), sus diferencias y aprenderemos a crear uno.

Parte 1. Entendiendo el formato PDF

Los contratos, formularios comerciales, trabajos de tesis y otros documentos están casi siempre en formato PDF. ¿Sabes por qué?

Portabilidad

PDF es conocido sobre todo por una característica: "bloquea" el diseño del documento guardado en este formato. Supongamos que creas uno con Wondershare PDFelement en una PC con Windows. Luego abres el PDF con un lector de PDF diferente, incluso en una plataforma distinta como Mac. El documento tendrá el mismo aspecto. En cambio, un archivo DOCX podría sufrir cambios en el diseño.

Por este motivo, el formato PDF es la opción más obvia para los documentos que requieren un aspecto profesional y presentable en todo momento. Los contratos y formularios comerciales antes mencionados son ejemplos de ello.

Funciones de seguridad

Pero la portabilidad no es lo único por lo que destaca. El formato PDF también ofrece funciones de seguridad. Puedes proteger los documentos con una contraseña. Asimismo, puedes encriptar el archivo. Y si quieres asegurar la autenticidad del documento, puedes añadir una firma digital certificada.

Reconocimiento óptico de caracteres

El formato PDF también es muy utilizado para documentos escaneados gracias al reconocimiento óptico de caracteres. Los documentos escaneados son técnicamente imágenes. Por eso no se puede editar su contenido, pero esta función lo hace posible. Convierte la imagen en texto real. Este texto se puede consultar o editar.

Parte 2. PDF/A: El poder de archivo de PDF

¿Qué es PDF/A? ¿Qué ventajas tiene respecto al PDF convencional?

La "a" de PDF/A significa archivado. Como el término sugiere, PDF/A es una versión de PDF normalizada por la ISO y diseñada para el archivo y la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. PDF/A prohíbe características no aptas para este fin, como el cifrado y la vinculación de fuentes.

PDF/A tiene por objetivo garantizar que los documentos almacenados en este formato puedan verse y utilizarse en el futuro. Los cambios de tecnología o las actualizaciones de software no deben afectar el documento. En pocas palabras, el formato PDF/A hace que un documento esté protegido para el futuro.

Características principales

Estas son las características que distinguen a PDF/A.

Autocontenido

Un documento a prueba de futuro no debe tener dependencias externas porque eso lo haría susceptible a cambios. Por eso, todos los elementos de un PDF/A están integrados en el archivo.

Preservación del contenido

PDF/A aplica normas estrictas para mantener el aspecto visual y la integridad del contenido del documento. Elementos como multimedia, JavaScript y encriptación que podrían dificultar la conservación a largo plazo están prohibidos o tienen restricciones estrictas.

Fuentes y espacios de color

El formato PDF/A exige el uso de fuentes incrustadas y espacios de color estandarizados. Así se evitan posibles problemas de visualización debidos a la falta de fuentes o perfiles de color.

Metadatos

En un documento PDF/A, los metadatos no son opcionales; su inclusión es obligatoria. Eso significa que hay que introducir información esencial como el título, el autor y la fecha de creación. Esta información ayuda a identificar y organizar el documento.

Compresión

PDF/A permite el uso de compresión para reducir el tamaño del archivo, pero sin comprometer la calidad o los datos del documento.

Propósito

PDF/A es especialmente útil en sectores que requieren la conservación y el archivo de documentos a largo plazo. Museos, bibliotecas, organismos gubernamentales e instituciones jurídicas se benefician del uso de este formato. Garantiza que sus documentos electrónicos sigan siendo accesibles, legibles y utilizables durante periodos prolongados. De este modo, se garantiza la conservación de información valiosa y registros históricos.

Parte 3. PDF vs. PDF/A: Usos y aplicaciones

PDF y PDF/A son esencialmente el mismo formato, pero se utilizan para fines distintos. La principal diferencia es que los PDF están pensados para compartir y los PDF/A para almacenar. Para compararlos, identifiquemos los campos en los que cada uno destaca sobre el otro.

Casos de uso para PDF

• Uso compartido de documentos: dado que el formato PDF conserva el diseño original del documento, se suele utilizar para este fin. El documento tendrá el mismo aspecto para todos los destinatarios, lo que lo convierte en una opción fantástica.
• Libros electrónicos y publicación: los libros están hechos para ser compartidos. Y no querrás que los lectores reciban un documento con un diseño desordenado. Por eso, el formato PDF, debido a sus propiedades de conservación del diseño, es ideal para libros electrónicos y publicaciones.
• Formularios digitales: el formato PDF es adecuado para crear formularios interactivos que los usuarios pueden rellenar electrónicamente. Este formato se utiliza habitualmente para encuestas, aplicaciones y formularios de opinión.
• Informes para empresas: al igual que ocurre con los libros electrónicos, la consisistencia visual es esencial en los informes de las empresas. Por ello, PDF es un formato perfecto para crear y distribuir informes de negocios, estados financieros y presentaciones.

Aplicaciones para PDF/A:

• Archivar documentos: la razón de ser de PDF/A es ofrecer un subtipo de PDF diseñado específicamente para archivar documentos. Los organismos públicos, los bufetes de abogados y las instituciones históricas necesitan documentos a los que se pueda acceder por muchos años. Por este motivo el formato PDF/A es muy popular en estos campos.
• Registros digitales: las organizaciones privadas también pueden necesitar almacenar registros electrónicos durante periodos prolongados. Pueden confiar en el formato PDF/A para garantizar la autenticidad y usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
• Cumplimiento de normativas: PDF/A es un formato estandarizado por ISO. Por lo tanto, se utiliza a menudo en sectores sensibles al cumplimiento normativo en los que la integridad de los documentos y su conservación a largo plazo son fundamentales. Algunos ejemplos son los ámbitos de la salud, financiero y legal.
• Bibliotecas y museos: los registros históricos y los manuscritos raros necesitan conservarse antes que las novelas y otras publicaciones. En estos casos, se prefiere el formato PDF/A al PDF por su capacidad para preservar mejor el patrimonio cultural.

Parte 4. ¿Cuáles son los diferentes tipos de PDF/A?

Existen diferentes subtipos de PDF/A. Este tema puede resultar intimidante, sobre todo si no sabes cuáles son esos subtipos. Por suerte, no es tan complejo como parece. Lee esta información para entender qué es cada subtipo y para qué sirve.

PDF/A-1a

Este tipo requiere que el contenido tanto visual como textual del documento sea accesible. Es necesario etiquetar todos los elementos, incluidos el texto, las imágenes y los metadatos, para facilitar la accesibilidad. El formato PDF/A-1a es adecuado para documentos que requieren de una gran accesibilidad, como los documentos gubernamentales.

PDF/A-1b

Este formato garantiza que se mantenga el aspecto visual del documento. Sin embargo, no requiere accesibilidad textual. Se suele utilizar para archivar documentos sencillos basados en texto e imágenes escaneadas.

PDF/A-2

El estándar PDF/A-2 se divide en tres: PDF/A-2a, PDF/A-2b y PDF/A-2u. Está basado en PDF/A-1. La diferencia es que permite el uso de funciones más avanzadas, como transparencia, capas y archivos incrustados.

PDF/A-3

PDF/A-3 es el más avanzado de los tres niveles. Permite incrustar cualquier formato de archivo dentro del archivo PDF/A, lo que lo hace más flexible en cuanto a la inclusión de multimedia. Además, el estándar PDF/A-3 permite incrustar archivos que no sean PDF/A, como XML, hojas de cálculo o archivos de audio y video. Todo ello sin dejar de cumplir los requisitos básicos de PDF/A.

Parte 5. Cómo crear un archivo PDF o PDF/A en PDFelement

Para trabajar con archivos PDF y PDF/A, es necesario un editor de PDF. Sin lugar a dudas, deberías considerar Wondershare PDFelement. Se trata de una robusta solución PDF disponible para Windows, Mac e incluso dispositivos móviles. El software tiene tantas funciones que vale la pena hasta el último céntimo que inviertas en la suscripción.

Gracias a su amplia gama de funciones de edición y a su interfaz fácil de usar, Wondershare te permite crear y editar fácilmente archivos PDF. Además incluye otras funciones con las que podrás realizar anotaciones, convertir archivos y comprimirlos.

A continuación te mostramos cómo crear un archivo PDF/A con este programa:

1. Inicia el programa Wondershare PDFelement.
2. Haz clic en Crear PDF y selecciona el método que deseas utilizar. Puedes crear un PDF en blanco, utilizar una plantilla o convertir un archivo a PDF. Otra opción es abrir el PDF que deseas convertir a PDF/A.

3. Edita el documento en caso sea necesario.
4. Si deseas guardar el documento como PDF, haz clic en Guardar en la esquina superior izquierda. Pero si quieres guardarlo como PDF/A, continúa en el paso 5.
5. Haz clic en Convertir en la barra de herramientas situada en la parte superior.
6. Haz clic en A PDF/A. Puedes guardar los cambios que hayas hecho en el documento antes de guardarlo como PDF/A.

7. En el cuadro de diálogo "Convertir", haz clic en OK. Eso es todo.

Conclusión

En resumen, PDF y PDF/A son lo mismo. Sin embargo, cumplen diferentes propósitos. El formato PDF se utiliza principalmente para documentos que se deben distribuir o compartir. Por ejemplo, libros electrónicos, informes comerciales y presentaciones. Por otro lado, el estándar PDF/A se utiliza para documentos que deben conservarse a largo plazo. Es el caso de los documentos históricos, gubernamentales y legales.

Si necesitas una herramienta para crear un archivo PDF o PDF/A, te recomendamos que pruebes Wondershare PDFelement. Es muy confiable y fácil de usar. Lo mejor de esta avanzada solución PDF es que ofrece una versión de prueba gratuita. Así podrás probar todas sus funciones.